Miten tehokkaita kokouksia tehdään

Onko sinulla pelkoa osallistumasta viikottaiseen henkilökunnan kokoukseen? Oletko koskaan löytänyt itsesi istuessanne, kiertäen kynänne ja vastustat kiusausta käydä älypuhelimellesi, mietin, miksi maan päällä olet siellä, kun sinulla on niin paljon muuta tekemistä? Tai vielä pahempaa, oletko pöydän johtajana, joka johtaa kokousta, kun huomaat toisten inhottamattomuutta? Et ole yksin. Huonosti hoidetut kokoukset ovat tuottavuus tappaja ja ne eivät varmasti edistä työntekijöiden moraalia.

Sano hyvästit näitä tylsiä kokouksia ja oppia tekemään tehokkaita kokouksia, jotka jättävät työntekijät osallistuvat ja motivoivat.

7 vinkkejä tehokkaisiin kokouksiin

Tavoitteiden määrittäminen

Ennen kuin lähetät kokousviestin ja asetat sen kalenteriin, kysy itsellesi, miksi haluat pitää kokouksen ja päättää tavoitteen. Onko kokous työntekijöiden nopeuttamiseksi hallintouudistuksen vaihtaessa? Teetkö päätöksen hankkeesta? Onko se aivoriihi istunto uudelle liiketoimintastrategialle? Varmista, että työntekijöiden kerääminen huoneeseen kasvotusten keskustelua ja vuorovaikutusta varten on välttämätöntä tavoitteenne kannalta; jos kokouksen tarkoitus on tilapäivitys, kenties sähköpostiviestin lähettäminen on kaikkien aikojen parempaa käyttöä.

Kommunikoi kokouksen tarkoitus

Kun kutsut muita kokoukseen, ole selvää kokouksen tarkoituksesta. Tämä ei vain pidä sinua keskittyneenä, vaan antaa työntekijöille mahdollisuuden osallistua kokoukseen, joka on valmistettu joko asiakirjoilla tai käsillä olevilla ajatuksilla.

Viestintä on tärkeä tehokas tapaaminen.

Ole valikoiva osallistujia

Kukaan ei arvosta osallistua kokoukseen, jolla ei ole yhteyttä heihin tai heidän työhönsä. Määritä, kuka todella tarvitsee olla siellä ja miksi. Kenen panos tarvitset? Minkä kollegoiden on osallistuttava ja heillä on todennäköisesti kysymyksiä asiasta?

Jos joku on luettelossasi, joka tarvitsee vain ilmoittaa siitä, mitä keskusteltiin, tehkää heitä hyväksi ja ota ne pois luettelosta. Ne voidaan helposti päivittää seuranta-sähköpostilla. Aika on arvokasta, eikä työnantaja halua vaikuttaa kielteisesti tuottavuuteen, kun työntekijät istuvat kokouksissa, jotka ovat tarpeettomia.

Sinun on luotava kokousjärjestys

Kokouksen pitäminen ilman asetettua kokoustapanaa muistuttaa nousevaa purjealustaan ​​ja toivoo, että tuuli vie sinut missä haluat mennä. Tulet - aivan kirjaimellisesti - menettää merellä. Kokousjärjestyssi ohjaavat sinut lopulliseen määränpäähän. Sisällytä käsiteltävät aiheet ja kuka käsittelee jokaista kohtaa, jos muut osallistuvat. Ilmoita esityslistalle osallistujille aikataulut, jotta kaikki tietävät, mitä odottaa ja valmistautuu.

Pidä kiinni suunnitelmassasi

Jopa suunnitelluin tapaamiset menevät epäonnistumaan, jos keskustelu katoaa ja lähtee tangentiaalisista aiheista. Siksi useimmat kokoukset eivät saavuta tavoitettaan - he eivät pysy mukana. Aloita kokouksesi alussa peruskohtaiset säännöt ja määritetty aikaraja kunkin esityslistan kohteen osalta sekä koko kokous. Esimerkiksi "Kiitos, kun tulitte tänään. Jokainen aika on arvokas ja tavoitteenani on pitää tämä kokous alle tunnissa.

Pidetään kiinni käsillä oleviin esineisiin ja pidä keskustelua muista aiheista myöhemmin. "Rein kenelle tahansa, joka monopoloi keskustelua tai esitteli aiheita, ei esityslistalla.

Pidä heidät sitoutuneina

Visuaaliset apuvälineet menevät pitkälle pitämään kaikki keskittyneet kokoukseen eikä puhelimiin tai kelloon. Laita esityslistalle älykorttia huoneen eteen. Hanki visuaalinen kuva suurelle näytölle tietokoneen avulla; mikä pitää silmät eteenpäin.

Yhteenveto kokouksesta

Oletko koskaan jättänyt kokouksen ja ole täysin eri takeaway kuin kollegasi? Varmista, että tämä ei tapahdu kokouksesi lähettämällä sähköpostitse seurantaa 24 tunnin kuluessa. Sisällytä yhteenveto, korosta tärkeät aiheet, osoita tehtävät ja ilmoita aikataulut. Lähettäminen oikeaan aikaan varmistaa, että osallistujat eivät käy väärään suuntaan.