Miten tiedonhakupyyntö paranee (RFI) Prosessi

Teetkö tietopyyntöä? Vai onko joku muu pyytänyt tietoja sinulta? Termiä "tietopyyntö" (RFI) voidaan soveltaa kummallakin tavalla, mutta prosesseissa on vain muutamia peruseroja kussakin tapauksessa. Tutustu alla olevaan RFI-proseduurin parantamiseen, kysytään tai pyydetään tietoja.

Osa A. Tiedotteita

Tietopyynnöt ovat usein alustava vaihe rakennustyön määrittelyssä ja toteuttamisessa.

Usein kyse on koosta: suuremmilla hankkeilla on enemmän muuttujia ja tuntemattomia, jotka on ratkaistava tai ainakin kavennettava ennen muodollisten ehdotusten pyytämistä, joten RFI voi auttaa.

1. Prosessin on oltava riittävän nopea ymmärtää ja vastata ilman aiheetonta viivytystä. Potentiaalisen asiakkaan RFI on mahdollisuus saada aikaisin. Se puolestaan ​​tarkoittaa riittävän hyvin organisoitua reagoimaan nopeasti ja oikein.

2. Jos RFI tarkoittaa työtä, jota et halua suorittaa tai joka johtaisi resurssiristiriitoihin muiden asiakkaiden projektien kanssa, voit kohteliaasti hylätä. Negatiivinen, mutta ajankohtainen vastaus voi silti jättää hyvän vaikutelman ja mahdollisuuden ottaa yhteyttä muihin hankkeisiin myöhemmin.

3. Varmista, että RFI: llä on riittävästi yksityiskohtia, jotta voit saada hyvän vastauksen. Varmista ainakin, että sinulla on tarpeeksi tietoa vastaamaan seuraaviin:

   1. Voitko kilpailla? Onko sinulla taitoja ja resursseja tarjota hyvä ratkaisu?

   2. Voitteko voittaa tällaisen projektin? Oletko parempi kuin kilpailijat tässä rakennustyössä?

   3. Haluatko voittaa tällaisen projektin? Tarkista, että asiakas on noudattanut ajoissa maksua ennen vastaamista tähän kysymykseen.

4. Jos RFI on liian epäselvä, prosessisi voi määrittää seuraavat valinnat.

   1. Voit hylätä ja jatkaa muita hankkeita.

   2. Voit auttaa asiakkaita määrittelemään rakennustarpeita paremmin.

   3. Voit tarjota maksullisia konsultointipalveluja uuden RFI: n kokoamiseksi.

Jokaisella vaihtoehdolla on etuja ja haittoja. Päätöksesi, mikä valintavaihtoehto on hankkeen ja asianomaisen asiakkaan mukaan.

Osa B. Sinua pyydetään tietoja

Kun rakennushanke on alkanut, ei ole epätavallista, että urakoitsija tai alihankkija tarvitsee lisätietoja, jotta työ olisi tehty oikein.

1. Käynnistä RFI-prosessi, jos tarvitset:

   • Hankespesifikaation muuttaminen esim. Korvaamaan yhden rakennusmateriaalin toiselle (ehkä saavuttamatta.)

   • Tehtävä tai tapa, jolla tiettyä materiaalia käytetään, muotoilla, levitetään ja niin edelleen.

   • "Rakentamisvajeen" ratkaisu, jossa hankkeen osaa ei ole tehty hankespesifikaatioiden mukaisesti.

   • Erittelyjen korjaaminen, jos on perusteltuja syitä kyseenalaistaa ilmoitettujen materiaalien tai tehtävien laiminlyönti, virheellinen soveltaminen tai laadun puute.

2. Tarkista, onko asiakkaalla tai pääurakoitsijalla vakiomuotoinen RFI-lomake, jota on käytettävä. Hyvät lomakkeet ja malleja auttavat sinua sisällyttämään oikeat tiedot saadakseen järkeviä, hyödyllisiä vastauksia RFI: hen. Tallenna äskettäin avattu RFI esimerkiksi keskitetyllä ohjelmistosovelluksella RFI: n hallintaan.

3. Tarkastele vastausta, jonka saat takaisin varmistaaksesi, että se on selkeä ja realistinen. Vahvista tai selvitä mahdolliset vaikutukset budjettiin ja hankkeen aikatauluun. Päivitä oma projektisuunnittelu asianmukaisesti.

4. Merkitse RFI suljettu tai ratkaistu, jos vastaus, jonka saat takaisin, takaa tämän. Tarkista luettelo kaikista ratkaisemattomista RFI-osoitteista. Chase asianosaiset vastauksista!