Miten W-2 palkka- ja verolaskelmat voidaan valmistella

Mikä on lomake W-2?

Lomake W-2 sisältää tietoja edellisestä kalenterivuodesta maksetuista työntekijöiden palkkioista ja näiden palkkojen pidättämisestä sekä tietoja etuuksista ja muista vähennyksistä palkasta.

Milloin W-2 lomakkeet johtuvat?

W-2: t johtuvat työntekijöistä tammikuun loppuun mennessä edellisen kalenterivuoden aikana. Jos 31. tammikuuta on viikonloppu tai loma, raportit tulevat seuraavalle työpäiväksi. Seuraavassa on avain vuoden lopun palkkasummeriraportointi kuluvan vuoden erääntymispäivistä.

W-2 lomakkeet johtuvat sosiaaliturvahallinnosta tammikuun 31. päivään saakka. Kun olet antanut W-2 lomakkeet työntekijöille, sinun on myös toimitettava nämä lomakkeet sekä lähetyslomake W -3, sosiaaliturvan hallintoon (SSA).

Tammikuun määräaika on yritys yrittää hillitä veropetoksia, mutta se tarkoittaa, että työntekijöille olisi annettava W-2-lomakkeita aiemmin tammikuussa, joten heillä on mahdollisuus tarkastella niitä ennen kuin heidät arkistoidaan. Aikaisempi jakelu työntekijöille vähentää W-2-lomakkeiden virheitä, joten sinun ei tarvitse toimittaa korjattua W-2-tiedostoa.

Tietoja kerätään W-2 lomakkeiden valmisteluun

Tämän lomakkeen tiedot ovat peräisin palkkasummasi rekisteriin, joka näyttää jokaiselle työntekijälle palkkojen ja pidätysten vuosittaiset kokonaismäärät sekä vähennykset lääketieteellisiä suunnitelmia, terveydenhoitosäästötilejä ja muita kohteita.

Seuraavassa on tarkempia tietoja tarvittavista tiedoista näiden W-2 lomakkeiden valmistelemiseksi.

Vaikeus: Keskimääräinen

Tarvittavat: Riippuu työntekijöiden lukumäärästä ja vähennysten ja lisämaksujen määrästä

Tässä on kuinka muodostaa W-2

Työnantajan tiedot
Jokaiselle W- Sinun on laadittava yrityksesi tiedot: Työnantajan tunnusnumero (EIN) ja työnantajan nimi ja osoite.

Ohjausnumero
Voit lisätä sisäisen valvonnanumeron jokaiselle W-2: lle, jos maksat paljon työntekijöitä. Voit tuottaa numeron itse tai palkkalistasi valmisteleva ohjelmisto saattaa tuottaa tämän numeron.

Työntekijän tulot Tarvitset myös

• kokonaispalkat, vinkit ja muut korvaukset (kohta 1). Tämä on bruttopalkka kaikille tunti- ja palkansaajille.
• Lähdeveron kokonaismäärä (kohta 2)
• Sosiaaliturvamaksujen kokonaismäärä (enintään sosiaaliturvamaksuun asti) (kohta 3). Jotkut palkat eivät sisälly sosiaaliturvapalkkaan, joten sinun on vähennettävä tuloa näillä summilla.
• Sosiaaliturvamaksu (4 kohta)
• Yhteensä Medicare palkat ja vinkit (sama kuin kokonaispalkat) (kohta 5)
• Medicare-vero pidätetään (kohta 6). Tämä summa sisältää korkeamman palkan saaneiden työntekijöiden lisäkorvauksen Medicare-veron määrän.
• Sosiaaliturvan vinkit (kohta 7) ja kohdennetut vinkit (kohta 8)

1. Seuraavaksi tarvitset tietoa työntekijöistä ja palkkojen kokonaismäärästä ja ennakonpidätyksestä kullekin työntekijälle viime vuonna:

2. Muut maksut. Olet saattanut maksaa etukäteen EIC-maksut (ansiotulovähennykset) (laatikko 9) ja riippuvaiset hoitotuotot (kohta 10), jotka maksetaan työntekijöille.

3. Tietoa eläkesuunnitelman osallistumisesta, lakisääteiset työntekijät
   Jokaisessa W-2: ssa sinun on tarkistettava asianmukainen ruutu, jos työntekijä osallistuu eläkejärjestelyyn (kohta 13) tai epäkelvottomaan suunnitelmaan (kohta 11). työntekijä on lakisääteinen työntekijä (kohta 13) tai jos työntekijä on saanut kolmannen osapuolen sairausvakuutuksen (kohta 13.

4. ruutu 12
   ruutu 12 on muiden korvausten tai raportointien osalta 1-4 ruutua Jotkut yleisimmistä tiedoista Box 12:

   • Uncollected Social Security, RRTA (rautateiden eläkkeelle siirtyminen) tai Medicare-vero, vinkkejä tai ryhmähenkivakuutuksia varten
   • Valinnainen lykkäys 401 (k): ksi, 403 (b)
   • Kultaiset laskuvarjomaksut
   • Poistettavat korvaavat siirtokulut
   • Maksut terveydenhoitosäästötileille tai terveydenhoitosäästötileille
   • Muut kuin lakisääteiset työntekijöiden optio-oikeudet
   • Alle 401 (k) tai 403 (b) suunnitelma suunnitellut Roth-maksut
   • Työnantajan sponsoroidun terveydenhuollon kustannukset koodilla DD Affordable Care Actin
   • Laatikko 14 Ilmoittautumisvaatimukset

5. Ruutuun 14 sisältyvät muut vähennykset tai korvaukset, jotka on ilmoitettava työntekijöille heidän verotuksessaan. Esimerkiksi
   Verotuksen jälkeen

   • Automaattiset korvaukset
   • Erityisverot Kaliforniaan, New Yorkiin, New Jerseyn ja Washingtonin osalta
   • Hyvitysmaksut vähennettynä palkanmaksuvelvollisuudesta
   • Sairausvakuutus ja luontoisedut vähennykset > Yhdenmukainen vähennys (virkapuvun kustannukset)
   • Unionin vähennykset
   • Nontaxable income
   • Palkkakustannukset (100% vuokra-arvosta, joka on palkattu työntekijälle ja sisältyy palkkion 1 palkkoihin)
   • on myös laatikko "Muut, ei luettelossa" kohteita, jotka olet vähentänyt työntekijöiltä
   • Valtion ja paikalliset tiedot
   • Tässä osassa annat tietoja valtion ja paikallisista palkoista ja ennakonpidätyksestä. Kirjoita:

6. Huomaa, että lomakkeessa on tilaa kahdelle valtiolle ja kahdelle paikkakunnalle. Jos joku on työskennellyt vuoden aikana useammassa kuin kahdessa valtiossa tai paikkakunnalla, käytä toista W-2: ta lisätietojen lisäämiseen.
   Valtiokassasi (kohta 16)

   Valtion tulovero pidätetään (kohta 17)

   • Sinun kaksikirjaimisen tilakoodin ja yrityksesi valtion verotunnuksen numeron (tarkista valtion osastolla) Paikalliset palkat, jos sellaisia ​​on (kohta 18)
   • Paikallinen tulovero pidätetään (kohta 19)
   • Paikkamerkin nimi (ruutu 20)
   • Tarkista tarkkuus
   • Vietä aikaa varmistaaksesi, (ja viime kädessä Sosiaaliturvalaitolle ja IRS: lle) on tarkka. Tarkista palkkasummasi kokonaissummat vuodelle ja suorita W-3, jotta voit varmistaa kaikkien lähettämäsi tietojen oikeellisuuden.
   • Esipainetut lomakkeet

7. Jos tulostat omia W-2 lomakkeita, voit hankkia ne useista lähteistä:
   W-2 on monimuotoinen lomake. Tässä ovat tämän lomakkeen sivut:

8. IRS Forms Order -verkkosivusto (kestää 7-15 päivää)
   Online-lomake toimittaja- tai toimistotarvikepakkaus.

   Kopioi A siirtyy sosiaaliturvahallinnolle. Kopio A tulostetaan yleensä punaisella lomakkeella.

   • Kopio 1 on kaupunkia, valtiota tai paikkakuntaa varten
   • Kopio B on talletettava työntekijän liittovaltion veroilmoitukseen
   • Kopio C on työntekijän kirjaa
   • Kopio 2 on toinen kopio toisesta kaupungista, , tai paikkakunta
   • Kopio D on työnantajan kirjaa.
   • Tulosta W-2s
   • Tulosta lomakkeet ja tarkista, että ne vastaavat esipainettua muotoa, jos sinulla on yksi.
   • Jakaa W-2s

9. Työntekijälle: Kopioi B, C, 1 ja 2
   Sosiaaliturvalaitoksi - Kopiointi A. SSA edellyttää, että lähetät kopion A jokaisesta työntekijän W-2: stä , yhdessä lomakkeen W-3 kanssa, helmikuun loppuun mennessä.

10. Pidä kopio D arkistossasi.

    • Silti hämmentynyt lomakkeesta W-2?
    • Vastaukset kysymyksiisi vuodelta 2011 W-2-lomake
    • Vihjeitä lomakkeen W-2 valmisteluun

11. Yrityksesi valtion verotunnuksen tunnus ei ole sinun valtion liikevaihtoverotunnus. Useat valtiot käyttävät liittovaltion verotunnusnumeroa (EIN) ja lisää numeroita loppuun. Tarkista valtion osastosi tuloista tiedot. Vihjeetulot.

Työntekijävapauteen sovelletaan sosiaaliturvamaksuja ja Medicare-veroja, mukaan lukien Medicare-veroa.

1. Laatikko 12 - Yli 4 kohdetta
2. Jos sinulla on enemmän kuin 4 kohdetta kohdassa 12, sinun on laitettava ylimääräiset kohteet toiselle W-2: lle. Mutta älä sisällytä työntekijän palkkaa ja pidättymismahdollisuutta tällä W-2: llä. Lomake W-3,
3. yhdessä kopion A kaikkien työntekijöiden W-2 lomakkeiden kanssa johtuu sosiaaliturvahallinnosta 31. tammikuuta mennessä. Kun olet suorittanut W-3: n ja sinulla on kaikki W-2-lomakkeet lomakkeita, lähetä ne työntekijöille mahdollisimman pian, joten heillä on mahdollisuus tarkastella lomakkeita. Jos he löytävät virheitä, voit korjata ne ennen kuin lähetät konsolidoidun raportin SSA: lle 31. tammikuuta mennessä.
   Vastuuvapauslauseke
4. Tässä "Miten" on tässä yhteydessä yleisiä tarkoituksia varten kerättyjä tietoja tarvetta valmistella ja tulostaa W-2 lomakkeita. Sitä ei ole tarkoitettu veroneuvojalle eikä mikään näistä tiedoista yritä olla kattava eikä kertoa kaikkia W-2-lomakkeisiin sisältyviä tietoja. Keskustele veroneuvojesi kanssa tietoja tilanteesta. Palaa sivulle
5. Arkistonvuodenpalkka- ja veroilmoitukset