Human Resources tietotekniikan valitseminen

Henkilöstöresurssien tietotekniikka (HRIS) on välttämätöntä, jotta yritykset voisivat hallita etuuskohtumiaan ja työntekijöidensä tietoja. Edut hallintateknologialla ei ole enää mukavaa, vaan on välttämätöntä auttaa HR hallinnoimaan sekä merta tietoa ja rahasummia etuusohjelmissa, koska HR: llä on rajalliset resurssit ja muuttuvat tiedot jatkuvasti.

Mutta miten HR ja muut johtajat tietävät valitsevan parhaan HR-tietotekniikan hallitsemaan kaikkia yksityiskohtia, ja että heidän valitsemansa ratkaisunsa ovat ajan koe?

Seuraavassa ovat avainkysymykset, joissa kysytään ja vastataan henkilöstötietotekniikan valintaprosessiin.

• Mikä on HR: n tietotekniikkaohjelmiston joustavuus ja skaalautuvuus? HR-ammattilaisten tulisi selvittää, voivatko ohjelmistot tuoda tietoja useista Excel-laskentataulukoista, tietokannoista ja paperiohjelmista sekä tasosta, jolla se voi liittää kaikenlaisiin muihin järjestelmiin ja tarvittaviin tietoihin.
  Ohjelmiston pitäisi pystyä ottamaan ja suodattamaan tietoa useista lähteistä. Ihannetapauksessa tämä prosessi olisi myös automatisoitava. Monet online-ilmoittautumisratkaisut edellyttävät, että tietoja käsitellään manuaalisesti ennen kuin ne voivat siirtyä operaattorille päivittämään järjestelmäänsä. Päivitysmuodon, siirtosuunnitelman ja toimitustavan automatisointi voi auttaa poistamaan laskutus- ja tukikelpoisuusongelmia.
• Voiko ohjelmisto pystyä ottamaan vastaan ​​HR: n yritys ja hyötyy operaattoreiden säännöistä? Todella pätevä ilmoittautumismatkari arvioi jokaisen ilmoittautumistoiminnan ja soveltaa tarvittavaa yhdistelmää sääntöjä, viestejä, kehotteita ja vaihtoehtoja, jotka on erityisesti suunniteltu vastaamaan tarkkoja kelpoisuusvaatimuksia. Ohjelmiston tulisi vastata kaikkia tukikelpoisuussääntöjä, joita yrityksellä ja liikenteenharjoittajilla on.

• Voiko HR-tietotekniikka kasvaa ja skaalata organisaation kanssa? HR: n tulisi arvioida teknologian kykyä kasvaa, kun yritys palkkaa uusia työntekijöitä, toimistoja, etuuksien muutoksia ja sääntöjä. HR: n tulisi kysyä kynnysarvot jokaisesta näistä elementeistä.
• Onko HR-tietotekniikkaohjelmisto kykenevä integroimaan muihin järjestelmiin? Palkkasumma ja muut toiminnot jakavat usein suuren osan samoista tiedoista kuin etujen hallinnan. HR voi saada suuremman tehokkuuden, kun järjestelmään syötetyt tiedot ja muut työntekijän tiedot jaetaan toisen järjestelmän kanssa. Työntekijöiden rekrytoinnin seuranta on toinen tarpeellinen tehtävä.

• Kuka vastaa ratkaisun toteuttamisesta tai rakentamisesta? Mikä koulutustaso on mukana? Jotkut ratkaisut edellyttävät, että asiakas on hyvin mukana alkuperäisessä toteutuksessa, mikä voi olla ylivoimainen jo varattuun HR-järjestelmänvalvojaan.
  Henkilöstöllä on oltava selkeä käsitys tarvittavan koulutuksen ja teknisen asiantuntemuksen tasosta sekä odotetun ajan. Kysymysratkaisujen toimittajat tällä alalla voivat tarjota käsityksen hienovaraisista alueista, jotka alun perin voivat olla yksinkertaisia, mutta joihin liittyy merkittävää teknistä osaamista. HR voi sitten määrittää tiettyjä tehtäviä, jotka voivat olla niin hankalia, että ne realistisesti estävät loppuun saattamisen, mikä vähentää HR-tietotekniikan arvoa ja ROI-arvoa.
• Jos koulutus on mukana, onko maksua? Myös koulutuskustannuksia olisi arvioitava - mukaan lukien aika-ajo ja matkakulut ulkoisen matkan matkalla. HR: n on saatava tietoon HR-tietotekniikan käyttöönottoon liittyvät kova ja pehmeät kustannukset.
• Kuka omistaa tiedot? Vastaus tähän kysymykseen tulisi olla henkilöstöorganisaatio. Yritysten olisi voitava siirtää tietoja mille tahansa sovelluspalvelun tarjoajalle (ASP). Jos tiedot sijaitsevat operaattorin omistama palvelin, yhtiö voi joskus periä lisämaksuja, jos se vaihtaa liikenteenharjoittajia.
• Millaisia ​​kunnossapito- ja ylläpitotyyppejä tarvitaan? Kun ohjelmisto asennetaan yrityksen paikan päällä oleviin työasemiin tai palvelimiin, usein vaaditaan säännöllisiä päivityksiä kyseiseen tekniikkaan, ja ne voivat olla hankalia suunnitella ja hallita. HR-tietotekniikan päivityksiä tehdään usein automaattisesti ohjelmiston kautta, joka on saatavissa verkkopalvelun (ASP) tai Software as a Service (SaaS) -mallin kautta.
• Mitkä turvallisuustoimet ovat HR-tietotekniikkaan? Jos ohjelmisto on saatavilla verkossa ASP- tai SaaS-mallin kautta, tarjoajan on tarjottava päivittäiset varmuuskopiot, varmuuskopiopalvelimet ja lisätty suojaavat kerrokset. Olisi oltava käytössä lisäjärjestelmiä ja -menettelyjä, joilla varmistetaan, että tieto häviää tai pääsy luvattomaan henkilöstöön. Korkealla edustajalla olisi yhdessä muiden johtajien kanssa oltava yksinomainen toimivalta päättää, kuka saa käyttää HR-tietotekniikkaa ja missä määrin.
• Voivatko työntekijät ilmoittautua etuusjärjestelyihin ja tehdä muutoksia reaaliaikaisesti henkilötietoihinsa ja suunnitella valintojaan? Työntekijöiden pääsy on annettava, kun otetaan huomioon laaja yleinen tietokoneiden käyttöoikeus.
  Suurin osa työntekijöistä on internetyhteys kotona. Työntekijän itsepalvelu tarjoaa valtavia mahdollisuuksia säästää aikaa ja rahaa. Hyvä itsepalvelujärjestelmä ohjaa työntekijöitä sujuvasti syöttämällä tietoja itseään ja huollettaviaan.
  Järjestelmän on esitettävä selkeästi käytettävissä olevat suunnitelmat ja annettava työntekijöille mahdollisuus tehdä valintoja mukavuutensa mukaan, yksinkertaistamalla näitä toimia koko prosessin ajan velhojen avulla. Työntekijöiden tulisi myös pystyä lisäämään huollettavia ja vaihtamaan tietoja tarpeen mukaan ympäri vuorokauden, seitsemän päivää viikossa ympäri vuoden.

Nämä ovat lisäkysymyksiä, jotka on vastattava, kun arvioit organisaatiosi henkilöstötietotekniikan tarpeita.

• Voiko teknologialla antaa henkilöresursseille valtuudet päättää, kuka saa käyttää ja missä määrin?Samalla tavalla, joka tarjoaa työntekijälle pääsyn, tekniikka antaa HR: lle lopullisen sanan. Henkilöllä olisi oltava valtuudet hyväksyä kaikki tiedot ennen kuin heidät lähetetään liikenteenharjoittajille ja heidän on myös määriteltävä, missä määrin työntekijöillä ja muilla henkilöillä on pääsy.
• Millaisia ​​raportointikykyjä HR-tietotekniikasta on saatavilla? Raportointitekniikan pitäisi tarjota useita näkymiä ja formaatteja (taulukkolaskenta, PDF, HTML), suuri kuvaarviointi ja kyky porautua päätöksentekoon. HR: n pitäisi pystyä arvioimaan milloin tahansa erityisiä suunnitelmia, erinomaisia ​​toimia ja muutoksia työntekijöiden demografisiin tietoihin suhteessa etuuksiin ja muihin työntekijöiden tietoihin.
• Tarjoaaako ohjelmisto erityisiä ominaisuuksia HR: n säästämiseksi? Riippuen omiin osastojen tarpeisiinsa, HR voi halutessaan kysyä teknologian kykyä käsitellä tietoja erissä, hallita ilmoituksia ja laskuttaa COBRA-käytännöistä, tarjota itsenäisiä laskutus- ja laskujen sovittelutyökaluja ja erityistä raportointia.
• Onko ohjelmisto tarjoavat erityisiä ominaisuuksia, joiden avulla henkilöstöhallinto voi kommunikoida paremmin työntekijöiden kanssa? Jotkut ohjelmat antavat HR: lle joustavuuden kommunikoida työntekijöiden kanssa useilla tasoilla - massatekstin, sähköisten ilmoitustaulujen ja tiettyjen suodatuskriteerien (kuten sijainnin, osaston, vakuutussuunnitelmien, rekisteröintitilanteen, eläkkeelle jäämisen ja muiden) avulla. HR-tietotekniikkajärjestelmä. Useita keinoja kommunikoida voi automatisoida prosesseja ja auttaa HR: tä paremmin kohdistusviesteihin.
• Onko HR: n tietotekniikkajärjestelmä keino tarkastaa ja tasapainottaa? Sen lisäksi, että henkilöstö voi hyväksyä liiketoimet, monet HR-tietotekniikkajärjestelmät tarjoavat myös henkilöstövalmiuksia, jotka toimivat porttina pitäjänä tilien laskutuksessa, jotta varmistetaan, että he ovat samaa mieltä järjestelmän tietojen kanssa. Tämä voi:
  - varmistaa laskutuksen oikeellisuuden,
  - säästää aikaa ja rahaa,
  - auttaa työntekijöiden ilmoittautumisen oikea-aikaisessa toimituksessa ja
  .
• Miten tietoja vaihdetaan lentoliikenteen harjoittajien kanssa? Ja kuka vastaa tästä vuorovaikutuksesta? HR-tietotekniikkajärjestelmän integraatiota pitäisi arvioida paitsi niiden operaattoreiden lukumäärän mukaan, joilla ohjelmalla on suhteita, mutta sen liittymän mukaan. Varmistus onnistuneesta vuorovaikutuksesta harjoittajien kanssa etujen hallinnan ohjelmiston kanssa edellyttää monia vaiheita, mukaan lukien:
  -alkuperäisen toteutustietojen laskenta;
  -sisältö integrointi käynnissä olevaan tiedonvaihtoon;
  - vuorovaikutuksen päivittäinen tai viikoittainen vuorovaikutus varmistaakseen tietojen vastaanottamisen ja tarkan soveltamisen;
  - käynnissä olevien päivitysten tarkistaminen;
  -valvontalaitteiden vaatimukset täyttävät sääntelyviranomaisten vaatimukset; ja
  - edistetään ennakoivaa yhteyttä kullakin operaattorilla tiedonsiirtoyhteyden parantamiseksi.
  Tieto siitä, kuka on vastuussa jokaisesta tehtävästä, on olennaisen tärkeää ymmärtää täysin tuotetarjonta.Jokainen ohjelmistotoimittaja tarjoaa erilaisen integraation tason tarjoamalla osa edellä mainituista tehtävistä. HR: n tulisi etsiä yhteistyötä toimittajien kanssa, jotka osoittavat vahvoja, jatkuvia ja saumattomia suhteita yrityksen valittuihin liikenteenharjoittajiin.
  Useat palveluntarjoajat mahdollistavat yleisen ANSI 834 -tiedoston lähettämisen, jota kuljettaja voi tai ei voi hyväksyä, mikä usein vaikuttaa ryhmän kokoon. Johtajien tulisi etsiä palveluntarjoajia, jotka tarjoavat puhtaita, vahvistettuja siirtoja (varmistaen tapahtuman hyväksynnän), joka on räätälöity kunkin liikenteenharjoittajan tarpeiden mukaan ongelmien välttämiseksi. Heidän pitäisi myös etsiä palveluntarjoajia, joilla on oma EDI (Electronic Data Interchange) -osasto toimimaan vuorovaikutuksessa operaattorin omaa, erityistä siirtokieltä.
• Mitä asiakaspalvelua on tarjolla? Onko lisämaksu palvelusta? HR: n tulisi määrittää tarjotun avun saatavuus ja mikä on asiakaspalvelun online-ohje tietokannan, verkkokeskustelun, sähköpostin tukemisen, keskustelujen avulla suorana henkilönä tai näiden yhdistelmänä. Kun otetaan huomioon etuuksien herkkyys ja muut HR-tiedot, johtajien pitäisi odottaa vastausta kyselyihin 24 tunnin kuluessa suorasta kontaktista, joka voi auttaa.
• Mikä on HR: n tietotekniikkajärjestelmän kustannus ja onko se suurempi kuin edut? HR: n olisi arvioitava HR-tietotekniikkajärjestelmän kokonaiskustannukset, mukaan lukien kaikki vuosittaiset, kuukausittaiset ja kertaluonteiset maksut tarjotun edun lisäksi. Hieman kalliimpi järjestelmä voi maksaa enemmän eroa ominaisuuksista, joiden avulla työntekijät voivat säilyttää omat tietueensa ja tarjota enemmän mukavuutta, säästöjä ja tarkkuutta. Näitä tekijöitä on harkittava ja punnittava HR-tietotekniikkajärjestelmän valinnassa.

HR-tietotekniikkajärjestelmien tarve kasvaa. HR-henkilökunnan henkilöstö löytää HR-tietojärjestelmien laaja valikoima vaihtoehtoja, joten on yhä tärkeämpää analysoida ja punnita kaikki käytettävissä olevat vaihtoehdot.

HR-tietotekniikkajärjestelmän valitsemista tulee tarkastella investoinniksi, joka kasvaa osaston ja yrityksen tarpeiden mukaan. Nämä kysymykset johtavat yrityksesi asianmukaiseen HR-tietotekniikkajärjestelmään.