Kuinka voit selvittää taseesi QuickBooksissa

QuickBooks on tehokas kirjanpito-ohjelmisto, joka tarjoaa vankan raportoinnin ja oivalluksia yrityksen kirjanpidon taloudelliseen terveyteen. Tietenkin tämä perustuu kaikkea tärkeään oletukseen, että tiedot on syötettävä täydellisellä tarkkuudella, jotta tilit sopivat oikein. Syöttövirheet, pyöristysvirheet ja epätäydelliset kirjanpitotilastot voivat aiheuttaa tilien liittämisen väärin ja siten vähentää QuickBooks-lausekkeiden tarkkuutta.

Jos kirjat eivät täsmää, sinun on ymmärrettävä, että Intuussa on joukko työkaluja, joiden avulla yritysomistajat löytävät kirjanpitovirheen lähteen ja käsittelevät sitä tehokkaasti. Näiden ongelmien korjaaminen välittömästi auttaa varmistamaan, että kirjat ovat tarkkoja ja ajantasaisia ​​ja että raportteihin voi luottaa.

1. Suorita koeasema

Jos taseesi ovat tarkkoja, raportoitujen omaisuuserien summan on vastattava bruttovastuita ja kokonaisomaisuutta. Kun nämä tilit eivät ole täsmälleen samaa arvoa, niitä pidetään epätasapainoisina kirjanpitotarkoituksiin. QuickBooks voi tarjota välitöntä palautetta siitä, onko tilejäsi tasapainotettu suorittamalla kokeilutase, joka antaa nopean yleiskuvan kaikista tileistä, joilla on joko positiivinen tai negatiivinen saldo. Kokeilutaseen osalta tiliä, jolla on nollatasapaino, jätetään huomiotta. QuickBooks-kokeilutaseen tuotos voi yksinkertaistaa tunnistusta, millä tilillä voi olla virheitä.

Kun olet tarkistanut nämä tiedot, kirjoita jokaiseen tiliin, jonka uskot olevan ongelmallisena, ja määrälle, jolla tämä tili näyttää olevan virheellinen.

2. Vie tiedot

käytä kokeilutietojesi tietoja tunnistamalla sellaisten tilien luettelo, joiden mielestä saatat joutua puhdistamaan. Napsauta QuickBooks-ikkunan yläosassa Tiedosto -> Apuohjelmat -> Vie -> Luettelot IIF-tiedostoista.

Tämän pitäisi tuoda esiin "Export" -ikkuna ja luettelo valintaruuduista. Valitse valintaruutu, joka kertoo luettelon yläosasta "Tilikartta". Kun olet valinnut tämän kohteen, napsauta ikkunan oikealla puolella olevaa "OK". QuickBooksin pitäisi luoda ja viedä IIF-tiedosto, joka voidaan avata Microsoft Excelissä. On usein hyvä palauttaa tämä tiedosto tallentamalla se uudelleen XLS: ksi. IIF: n muuntaminen XLS-tiedostoon estää myös mahdolliset muotoilun tai suojaustilan ongelmat.

3. Tunnista ongelmallinen tili

Edellisessä vaiheessa luotu tiedosto voidaan tarkistaa jokaisen ensimmäisen vaiheessa tunnistetun tilin kirjanpidosta. Aloita poistamalla datajoukon kaksi ensimmäistä riviä, jotta tiedot voidaan hallita ja lajitella helpommin. Tutustu sarakkeisiin B ja F, jotka sisältävät nimen ja summan kullekin kirjasi tapahtumalle.Jotta nämä tiedot olisivat hyödyllisempää, lajittele sarakkeessa F olevat kohteet alhaalta korkealle. Joko selailemalla lajiteltua tapahtumaluetteloa tai yksinkertaisesti Excelin hakutoimintoa, yritä löytää ne arvot, jotka olet määrittänyt virheellisiksi ensimmäisessä vaiheessa. Jos löydät jonkin arvosta, varmista, että tarkistat työt palataksesi QuickBooks-ohjelmaan ja suorittat QuickReportin tilikartasta.

4. Käytä uudelleenkorjaustietojen apuohjelmaa

tunnistettujen ongelmallisten tapahtumiesi avulla voit siirtyä vahingoittuneen taseesi korjaamiseen, jotta tulevista raporteista saadaan tarkempi. Yksinkertaisin tapa korjata taseen monissa tapauksissa on käyttää QuickBooksin mukana tulevaa uudelleenrakennustyökalua. Tämä ominaisuus on suunniteltu etsimään ja korjaamaan tilissäsi olevat väärennetyt tapahtumat automaattisesti vertaamalla sitä yleisen taseen tietoja koskeviin tietoihin. Voit käynnistää uudelleenrakennuksen datapalvelun valitsemalla Tiedosto -> Apuohjelmat -> Muuta tietoja. Jos olet tunnistanut tietyn ongelman, voit myös korjata viallisen tapahtuman manuaalisesti siirtymällä QuickBooks-kirjastoon. Varmista kuitenkin, että tarkistat työt estääksesi uuden virheen, joka voisi heikentää nykyistä ongelmaa.

5. Estä tulevat ongelmat

Vaikka rekonstrukti-apuohjelma ja manuaalinen tarkastelu voivat tavallisesti paljastaa epätasapainoituneiden kirjojen lähteen, itse ongelman etsiminen voi olla pitkä ja turhauttava prosessi harvinaisissa tapauksissa.

Suuryritysten omistajat voivat joutua katsomaan tuhansia tapahtumia etsimään yhtä tai useampaa merkintää, joka saattaa olla virheellinen. Siksi on tärkeää, että kehitetään strategioita, joilla estetään kirjojen tuleminen epätasapainoon tulevaisuudessa. Aloita tarkastelemalla kirjanpidon syöttöprosessia varmistaaksesi, että sinä ja yhteistyökumppanit lisäävät tapahtumia yleiseen kirjanpitoon oikein. Esimerkiksi monet ihmiset, jotka eivät ole kirjanpitäjiä, sekoittavat usein veloituksia ja hyvityksiä. Harkitse sijoittamista koulutukseen tai työskentelemään ammattimaisen kirjanpitäjän kanssa, jos huomaat, että tuhlaat arvokkaita työtunteja, jotka sovittavat tilejä rutiininomaisesti.