9 Askelta tuottavampaan työpäivään

Nykypäivän hektisessä työpaikassa alentaminen ja kasvavat työmäärät ovat pakottaneet meidät työskentelemään älykkäämpänä. Työn ja yksityiselämän tasapainon asiantuntija Tim Kehl, joka sijaitsee Madisonissa, Wisconsinissa, tarjoaa muutamia vinkkejä siitä, miten toimia älykkäästi ja tehokkaammin.

Lisästrategioita varten tarkista nämä ajanhallintaratkaisut ja työelämän tasapainotavat vinkit.

Miten työskennellä älykkäästi ja tehokkaammin

Ajan käyttö tehokkaammin on tärkeä taito, jonka kaikki vastaanottovirkailijasta hallintokumppani voi oppia.

Ajanhallintakäytäntöjen oikea yhdistelmä voi vähentää stressiä ja säästää tunnissa päivässä. Alla on yhdeksän vinkkejä siitä, miten toimia älykkäästi ja tehokkaammin.

1. Käytä teknologiaa organisaation järjestämiseksi. Et voi olla kaikkein tuottavin, jos olet epäjärjestyksessä ja sitä ympäröi sekava. Päästä eroon näistä satunnaisista paperilapseista ja tahmeista muistiinpanoista ja käytä yksinkertaista sähköistä arkistointijärjestelmää. On olemassa lukuisia ohjelmia, joiden avulla voit organisoida laajan valikoiman asiakas- ja tuotetietoja, mikä mahdollistaa nopean ja helpon pääsyn. Lisäksi voit ottaa käyttöön henkilökohtaisen aikataulutusohjelman, jonka avulla voit pitää kalenterin, tehtävien luettelot, työsuunnitelmat ja yhteystietoluettelon.

2. Ryhmän saapuvat viestit. Sähköpostisi, ääniviestit ja muut viestit tarkkailevat ja vastaavat jatkuvasti vain keskeyttämään ajattelumallenne ja estävät tuottavuuden erityisesti sellaisissa töissä, joissa tarvitaan luovaa, innovatiivista tai strategista ajattelua.

Opi vastaamaan saapuviin viesteihin erissä ja harkitse tarkistamista vain kolme tai neljä kertaa päivässä.

3. Hyväksy "yhden kosketuksen" lähestymistapa. Käytä "Do, Delegate, Delete tai File" -periaatetta käsittelemään sähköposteja, kirjeitä, laskuja, tekstiviestejä, puheviestejä ja muita pyyntöjä.

4. Pudotusaika. Paljon aikaa on hukkaan työstään lykkäämällä, tekemällä "kiireistä työtä", vierailemalla häiritseviä verkkosivustoja (erityisesti sosiaalisen median sivustoja), osallistumalla tarpeettomiin kokouksiin, muokkaamaan raportteja ja tekemällä vuorovaikutusta typerästi kollegoiden kanssa, jotka aina huutavat tai valittavat.

Keskity liiketoimintaansa todella "siirtäen neulaa" tehtäviin ja toimintoihin ja vähennä tai poista niitä, jotka eivät.

5. Ota usein leikkeitä. Jopa vilkkaimmat ihmiset tarvitsevat selkeyttää mielensä ja venyttää jalkansa nyt ja uudestaan. Tee säännöllisesti viiden tai kymmenen minuutin hengitysilmoitus työpöydästäsi. Ota reipas kävely ulos, jos voit, venyttää harjoituksia tai kävellä ylös ja alas portaita muutaman kerran. Keskustele jonkun kanssa nautittavaksi. Juoda vettä. Syö terveellinen välipala, kuten tuoreita hedelmiä ja vihanneksia. Lyhyesti astumalla pois työstä rentoudu kehoasi ja nuorentat mieltäsi. Lisäksi sinun tulee olemaan vähemmän hämmentynyt, kun palaat kotiin illalla.

6. edustaja. Sinun ei tarvitse tehdä kaikkea. Todella. Muut ihmiset kykenevät helposti käsittelemään joitain tehtäviä, joita yleensä varaat itse. Harkitse, mitä tehtäviä voit jakaa muiden kanssa. Aloita sitten hitaasti osaa näistä vastuista. Näin voit keskittyä tärkeimpiin kohteisiin ja antaa työtovereille mahdollisuuden kasvaa ja loistaa.

7. Opi sanomaan ei. Tällainen pieni sana, mutta niin vaikea sanoa. Kun joku pyytää sinua tekemään jotain, joka ei ole sinun intoosi tai etusija, kohteliaasti mutta lujasti.

Muistuta itseäsi, että sanomalla ei yhdelle asialle antaa sinulle vapauden sanoa kyllä ​​jotain muuta, joka on täyttävämpi ja ansaitsee enemmän aikaa ja taitoja.

8. Lopeta pyrkimys täydellisyyteen. Harvoin saavutat sen, ja se on lähes aina turhaa. Perfectionismi johtaa usein mikro-hallintaan, huonoihin suhteisiin työtovereiden kanssa, viivyttelyyn, alhaiseen tuottavuuteen, masennukseen, stressiin ja ahdistukseen. Menestyneimpiä ihmisiä ovat ne, jotka ovat tyytyväisiä, kun työ on tehty hyvin ja säästää täydentävyyden tarvetta muutamille, todella tärkeille asioille.

9. Tiedä, milloin pyydät apua. Jos olet ylivoimaisella työllä, ja se aiheuttaa tarpeetonta stressiä, älä kärsi hiljaisuudessa. Vedä Superwoman / Superman -kuva ja selitä tilanteesi pomo tai esimiehesi. Kestämätöntä työtilannetta voidaan yleensä lievittää, mutta se vie jonkin verran itsevarmuutta.

Samalla tavalla, jos tasapainoinen elämä kestää sinua jatkuvasti tai krooninen stressi, keskustele ammattilaisen kanssa (neuvonantaja, mielenterveyden työntekijä tai pappi). Hyödynnä EAP: n (Employee Assistance Program) tarjoamia palveluja. Jotta elämäsi voi hämmentää sinua viikossa viikossa, kuukausi kuukaudessa, se voi johtaa vakaviin fyysisiin, henkisiin ja sosiaalisiin ongelmiin. Ole myönteinen ja tiedä, että ongelmasi on ratkaisuja, mutta sinun on etsittävä apua.