Miten kirjoittaa ammattimaista sähköpostia - 7 kysymystä kysyä itseltäsi ennen kuin alat lähettää

Monet ihmiset ovat jo vuosien ajan ennustaneet sähköpostin kuoleman. Vaikka käytämme muita viestintämuotoja, kuten tekstiviestejä ja sosiaalisen median, "puhua" ystävillemme tai lähettää pikaviestejä kollegoillemme, käytämme edelleen sähköpostia, varsinkin työhön liittyvää viestintää varten. Se on myös ensisijainen yhteystapa, kun haet työpaikkaa. On yhtä tärkeää kuin koskaan oppia kirjoittamaan ammattimaista sähköpostia.

Sähköposti voi olla ensimmäinen yhteyshenkilösi jonkun kanssa ja sen vuoksi se on ensimmäinen tilaisuus tehdä vaikutelman. Ole varovainen viestiesi säveltämisessä. Vastaa näihin 7 kysymykseen ennen kuin osut lähetykseen.

1. Onko viestini virheellinen?

Sähköpostisi virheiden tarkistaminen on tärkeintä, ennen kuin lähetät sen. Virheellinen kirjoittaminen ja huono kielioppi tekevät sinusta tuntemattomaksi. Tämä on vastoin vaikutelmaa, jonka yrität tehdä, varsinkin jos haet työpaikkaa.

Oikosulku, kunnes olet varma, että olet saanut kaikki kirjoitus- ja kieliopilliset virheet sekä kirjoitusvirheet. Grammarly. comilla on ilmaisia ​​työkaluja, mukaan lukien Chrome-selaimen laajennus, joka voi auttaa sinua tämän kanssa.

2. Mitä sähköpostiosoitteeni sanoo minusta?

työsi sähköpostiosoitteesi - joka muuten ei pitäisi koskaan käyttää työnhaussa - on todennäköisesti hyvin yksinkertainen. Todennäköisesti se on jonkin version nimi.

Olet ehkä valinnut vähemmän liiketaloudellisen osoitteen, jota voit käyttää henkilökohtaiseen sähköpostiviestiin. Osoitetta, joka on viehättävä, lapsellinen tai söpö, on hyvä, jos käytät sitä vain lähettää viestejä ystäville ja perheelle, mutta jos haluat kirjoittaa ammattimaisen sähköpostiviestin, kirjoita uusi tili, joka välittää ammattimaisuutta.

Määritä sähköpostiosoite, joka käyttää todellista nimeäsi. Kokeile etu- ja sukunimiäsi; etunimi, keskimmäinen etunimi ja sukunimi; tai näiden yhdistelmä. Älä koskaan lähetä ammattimaista sähköpostia osoitteesta chickybabe @ mymail. com.

3. Onko Nimi ja sähköpostiosoite "To" -kenttään oikein?

Kun aloitat vastaanottajan nimen kirjoittamisen Vastaanottaja-kenttään, useimmat sähköpostiasiakkaat täyttävät loput nimen yhdestä osoitekirjastasi. Voit helposti päätyä väärään nimeen tällä alalla, joten muista kiinnittää huomiota tähän.

Kuvittele, mitä ongelmia voi ilmetä, jos lähetät vahingossa sähköpostin väärälle vastaanottajalle. Oletetaan, että etsit työtä, kun olet vielä töissä. Mahdollisen työnantajan palkkausjohtajan nimi voi olla sama kuin kirjaimesi nykyinen nimesi. Kuinka hämmentävä olisi, jos lähetit pomosi sanoman, joka on tarkoitettu vuokraavalle johtajalle? Haluat varmistaa, että viestisi saavuttaa suunnitellun määränpäänsä, mutta haluat myös olla varma siitä, että se ei pääse tahattomaan.

4. Olenko käyttänyt oikeaa osastoa vastaanottamaan vastaanottajaa?

Jos olet jo etunimiessä henkilön kanssa, jolle lähetät sähköpostia, on hyvä käsitellä niitä niin viestisi mukaan.

Jos tämä on ensimmäinen kerta kun kommunikoi jonkun kanssa tai et ole varma siitä, miten he haluavat käsitellä, on suositeltavaa käyttää virallista nimikettä, kuten Mr., Ms., Mrs. tai Dr. and vastaanottajan sukunimi.

Vältä aina varovaisuutta. Se ei voi vahingoittaa muodollista. Vihjeitä siitä, miten joku, jonka kanssa sinulla on jo vakiintunut suhde, on parasta käsitellä, tarkastella aiempia viestejä ja katsoa, ​​miten he ovat allekirjoittaneet. Se auttaa sinua päättämään, mitä tehdä.

5. Kuulostaako minun ääneni viestini hyvin?

Kuten sanonta kuuluu, "se ei ole se, mitä sanot, mutta miten sanot sen." Kun puhut jonkun kanssa kasvotusten kanssa, voit luottaa intonaatioon, kehonkieliin ja ilmeeseen, joka auttaa antamaan lisää merkityksiä sanoillasi.

Kun yrität välittää samaa viestiä kirjallisesti, on enemmän väärinkäsityksiä, koska lukija ei näe kasvosi, lue kehonkielesi tai kuule äänesi.

Varmista, että viesti on kohtelias ja kuulostaa ystävälliseltä ja että aiotut merkitykset ovat selkeät.

6. Onko viestini yksinkertainen, mutta ei kryptinen?

Viestien pitäminen lyhyt ja makea helpottaa niiden ymmärtämistä. Samaan aikaan sinun ei pidä jättää mitään tärkeätä. Et halua pakottaa vastaanottajasi sähköpostiisi arvaamaan, mitä yrität sanoa. Viestin on oltava mahdollisimman tarkka, mutta siinä on oltava kaikki tarvittavat tiedot.

7. Olenko sisällyttänyt pyyntöön ei-toivottuja lisäyksiä?

Monet ihmiset kieltäytyvät avaamasta sähköpostiviestejä, joita he eivät odota. He ovat oikeassa välttää sen tekemistä. Tietokonevirukset lähetetään usein näissä liitteissä. Jos haluat lähettää tiedoston jollekin, esimerkiksi jatkaa, pyydä vastaanottajaa hänen luvallaan ensin. Lähetä se vain, jos hän sanoo olevansa kunnossa.