SAP: n ostomoduulin käyttöönotto

Johdatus SAP: n ostamiseen

Kaikkien yritysten koko liiketoiminnot käyttävät toimitusketjutoimintojaan tuotteiden ostamiseen joko valmiiden tuotteiden valmistukseen tai palvelujen tarjoamiseen. Ennen kuin osto-osasto voi ostaa materiaalia SAP: ltä, osaston ainutlaatuinen infrastruktuuri on määritettävä.

Yrityksen tarpeisiin parhaiten vastaavan rakenteen suunnittelu edellyttää sinun ymmärtävän SAP: n organisaatiorakenteen ja hankintaosaston tekemät päätökset.

SAP-hankintaorganisaatiorakenne

Jokainen hankintaosasto on ainutlaatuinen, mutta SAP: ssä määritelty organisaatiorakenne mahdollistaa yrityksen parhaiden käytäntöjen hyödyntämisen järjestelmän maksimoimiseksi.

Hankintaorganisaatio - Tämä on hankintainfrastruktuurin korkein taso. Osto-organisaatio määritellään ostotoimintojen ryhmänä, joka liittyy yrityksen koko tai tiettyyn osaan.

Jos yrityksellä on suuri määrä paikkoja, jotka ovat maantieteellisesti riippumattomia, kaikilla alueilla voi olla oma hankintaorganisaatio. Pienellä yrityksellä, jossa on yksi tai kaksi sijaintia, voi kuitenkin käyttää vain yhtä hankintaorganisaatiota.

Ostoryhmä - Ostoryhmä voidaan määritellä sellaisen henkilön tai ihmisryhmän joukkoon, joka käsittelee tiettyjä tuotteita tai tuoteryhmää, jotka ostetaan hankintaorganisaation kautta.

Suurissa organisaatioissa hankintaosastolla on usein hankintaryhmää, joka työskentelee tiettyjen toimittajien tai toimittajien kanssa.

Ostotositteet

SAP: n osastojen käyttämät ostotositteet ovat useita.

Ostotarjous - Jos tuotetta vaaditaan tuotannon suunnitteluprosessin kautta, voidaan tuottaa hankintavaatimus. Tuotteita ja palveluja, jotka eivät kuulu suunnitteluprosessiin, voidaan pyytää manuaalisesti ostotarpeen avulla.

• Valtuutetut käyttäjät voivat luoda vaatimuksen, ja he joko vaativat kohteita verkkopohjaisesta luettelosta tai asettamalla vaatimuksia suoraan SAP-järjestelmään. Jos vaatimus nostetaan kohteelle, jota ei ole ostettu ennen, voidaan lainauspyyntö luoda ja lähettää olemassa oleville tai uusille toimittajille.

Tarjouspyyntö - Jos tuotetta ei voi ostaa sopimusvalmistajalta tai hinta ja laatu eivät ole hyväksyttäviä, ostoosasto voi lähettää uusille tai olemassa oleville toimittajille Tarjouspyynnön (RFQ).

• Toimittaja voi tarkistaa tarjouspyynnön ja palauttaa tuotteilleen parhaat hinnat ja ehdot.

Tarjous - Kun toimittaja lähettää takaisin lainaukset, ne voidaan syöttää SAP: ään ja sitten ostaja voi tarkistaa ja vertailla.

• Toimittajien kanssa voi olla jonkin verran neuvotteluja parhaasta tarjouksesta, jossa osto-osasto yrittää saada edullisempia toimitusaikoja, alennuksia tai rahtikustannuksia.

Ostotilaus - Tämä on kaupallinen asiakirja, jonka osto-osasto toimittaa myyjälle, joka yksilöi vaaditun tuotteen tai palvelun, määrät ja neuvotellun hinnan, jonka toimittaja ja osto-osasto ovat sopineet.

• Järjestelmä on mahdollista määrittää siten, että myyjän on tunnustettava, että he ovat saaneet ostotilauksen.

Myös myyjät voivat vaatia lähettämään ennakkovaroitusta koskevan ilmoituksen, jotta on mahdollista tietää, milloin tavarat toimitetaan.

Sopimukset - Yksittäisen ostotilauksen sijaan myyjän kanssa on mahdollista luoda yhteys, jossa myyjä sitoutuu lähettämään tietyn määrän tuotteita tietyn ajanjakson aikana.

• Sopimus voi olla myös arvosopimus silloin, kun määrä ei sijaitse; yhteydenotto on tietyn ajanjakson aikana ostettujen tavaroiden kokonaismäärästä.

Aikataulussopimus - Tämä sopimus myyjän kanssa tarkoittaa, että sopimus tehdään toimitettavaksi säännöllisin väliajoin tietyn ajan kuluessa.

• SAP: n ostotoiminto on suunniteltu siten, että sen käyttäjät voivat auttaa organisaatiotaan tarjoamaan asiakkailleen tilauksia, joita asiakkaat haluavat, kun nämä asiakkaat haluavat nämä tilaukset - ja saavuttaa tämä käyttämällä mahdollisimman vähän varastonmääritystä.

Tämä SAP-osto-artikkeli on päivittänyt Gary Marion, logistiikka ja toimitusketjun asiantuntija.