Hallinnollinen avustaja tai pääsihteeri

Molemmat pääsihteerit ja hallinnolliset avustajat tarjoavat edistyksellistä hallinnollista tukea yhdelle tai kahdelle johtajalle tai johtajalle. Mutta mikä erottaa nämä toimistotyöt muista virallisemmista ja rutiinimpiin toimistotöihin, on vastuuta ja luottamuksellisuutta.

Hallinnollinen avustaja ja pääsihteeri ovat myös vastuussa kirjallisten raporttien laatimisesta tai valmistelusta, kokouksien järjestämisestä ja aikataulusta, saapumisviestien tarkastamisesta niiden merkityksen määrittämiseksi, hallituksen kokouksen esityslistojen laatimisesta, matkajärjestelyjen järjestämisestä, kokouksen kokoamisesta minuuttia, harjoittaa tutkimusta, valmistelee kirjeenvaihtoa sekä valvoo ja kouluttaa nuoren tason toimistohenkilöstöä.

Nämä tehtävät saattavat vaatia erilaisia ​​kokemustasoja ja niillä on jokin näistä samanlaisista tehtävistä:

Syöttötason hallinnollinen avustaja

• Hallinnollinen avustaja
• Ylempi hallinnollinen avustaja
• Pääsihteeri
• Ylitarkastaja
• Office Manager
• Senior Office Manager

Huomautus: Oikeudelliset ja lääketieteelliset apulaisasemat ovat melko erilaiset ja vaativat erityiskoulutusta, jota vaaditaan ammatissa, jossa he työskentelevät.

Hallinnollisten avustajien ja toimeenpanevien sihteerien väliset erot

Toimeenpanevien sihteerien ja hallinnollisten avustajien tehtävät ovat huomattavasti päällekkäisiä, ja tehtävien erot voivat vaihdella organisaation mukaan. Joissain tapauksissa pääsihteeri keskittyy johtajan tai johtajien hallinnollisiin tehtäviin, kuten kokousaikatauluun, matkasuunnitteluun, kirjallisen viestinnän käsittelyyn ja kirjanpitoon. Hallinnollinen avustaja voi keskittyä entistä enemmän liiketoimintaoperaatioihin ja ottaa enemmän johtoasemaa joissakin tehtävissä, luoda kokous- tai konferensseja, hallinnoida budjetteja ja käsitellä myyjän laskutusta.

Hallinnollisia avustajia voidaan tarvita erikoistuneempaan koulutukseen joissakin tapauksissa, joissa liiketoiminnan hallinta on kriittinen.

Keskeiset työtaidot

Molemmilla pääsihteereillä ja hallinnollisilla avustajilla on keskeinen osa työtehtävistä, jotka ovat olennaisia ​​kummassakin tehtävässä. Näihin kuuluu poikkeuksellisia organisaatiotaitoja, erinomaisia ​​kirjallisia ja suullisia viestintätaitoja sekä voimakasta huomiota yksityiskohtiin ja ammattitaitoon.

Heillä on oltava teknistä osaamista toimistoautomaation työkaluihin, mukaan lukien ohjelmistot, kuten Microsoft Word, Excel ja PowerPoint, sekä kirjanpitotyökalut kuten QuickBooks.

Hallinnollinen avustaja tai pääsihteeri pienessä toimistossa

Pienessä toimistossa hallinnollisen avustajan tai pääsihteerin tehtävät suoritetaan yleensä useilla toimihenkilöillä.Jotkut työt voivat itse asiassa tehdä yrityksen johtajat ja hallinnollinen avustaja tai toimeenpaneva sihteeri roolit voivat käsittää suuremman valikoiman tehtäviä, joita tarvitaan pienemmässä organisaatiossa.

Hallinnollinen avustaja tai pääsihteeri keskisuurissa toimistossa

Yrityksen koko kasvaa, joten henkilö, joka on hyvin järjestäytynyttä ja voi suorittaa monenlaisia ​​tehtäviä, kasvaa. Tämä pätee erityisesti johtajille, jotka hoitavat yrityksiä, jotka vaativat luottamuksellisuutta ja luotettavuutta luotettavasti.

Hallinnollinen avustaja tai pääsihteeri suuressa toimistossa

Suuressa toimistossa on yleistä, että sillä on useita hallinnollisia avustajia ja / tai pääsihteereitä. Yrityksen kokoa varten on tavallisesti tarpeen saada toimipäällikkö, joka koordinoi yrityksen johtajien palveluksessa olevaa henkilöstöä.

Joissakin tapauksissa hallinnollinen avustaja seuraa toimeenpanovirastoa pitkiä liikematkoja varten, jotta hän voi auttaa kokousjärjestelyissä, aikataulussa ja muissa tärkeissä organisaation tehtävissä.