Työpaikan sihteeri / hallinnollinen avustaja

Jos kirjoitat työvoimaa lukion tutkintotodistukseen, pidä työsi sihteerinä tai hallinnollisena avustajana. Voit saada reunaa kentällä, ilmoittautumalla yhteyshenkilön tutkinto-ohjelmaan tai osallistumalla sihteerikoulutusohjelmaan lukion jälkeen.

Kasvava osa sektoreista sihteereillä on kandidaatin tutkinto tai ansaita erikoislähtöisiä sertifikaatteja, kuten akkreditoitu oikeudellinen sihteeri tai sertifioitu lääkärin hallinnollinen avustaja.

Tehtävät sihteereille / hallinnollisille avustajille

Hallinnolliseen asemaan työstä olette mukava käyttää tekniikkaa monin eri tavoin. Sinua saatetaan joutua luomaan asiakirjoja, kokoamaan esityksiä, luomaan laskentataulukoita, hallitsemaan tietokantoja ja ylläpitämään verkkosivustoja. Sinun pitäisi olla mukava käyttää Microsoft Officea, sähköpostia ja internetiä. Pienyrityksille tehtävästä työstä saatat joutua tuntemaan QuickBooksin tai muiden kirjanpito-ohjelmien avulla.

Hyvät suulliset ja kirjalliset viestintätaidot ovat välttämättömiä. Kun työskentelet toimistotyössä, sinun on oltava yksityiskohtaisesti suuntautuneita ja omaava oikolukutaito. Sinulla on oltava vankka käsky Englannin kieltä, mukaan lukien kirjoittaminen / muokkaus taitoja. Joillakin työtehtävillä voi olla asiakirjojen ja / tai verkkosivustojen luominen. Sinun on oltava mukava tarkistaa tai laatia viestintää tai web-sisältöä.

Toimiston johtaja voi olla osa velvollisuuksiasi. Jotta voisit olla menestyvä johtaja, sinun on kyettävä toimimaan monitasolla ja järjestettävä hyvin. Päällikkönä suunnittelet usein henkilöstön tapahtumia, kuten palkintoja illallisia ja varainkeruutapahtumia tai aikatauluttamaan asiakkaiden kokouksia ja järjestä aikatauluja työtovereille.

Työn löytäminen sihteerinä / hallinnollisena avustajana

Ennen kuin aloitat haun, kerää viittaukset edellisiltä työnantajilta. Jos sinulla ei ole paljon työkokemusta, voit käyttää henkilökohtaista referenssia.

Työnantajat, jotka palkkaavat sihteeriä tai hallinnollista avustajaa, etsivät yksilöä, jolla he voivat työskennellä mukavasti, jotka sekoittuvat hyvin muihin työntekijöihin ja joilla luotettavia tietoja luotetaan. Vahvat suositukset voivat osoittaa nämä ominaisuudet.

Napauta verkostoihisi saadaksesi johtaa työn avaamista. Päästä Facebook- ja LinkedIn-yhteystietoihin, perheen ystäviin, naapureihin ja entisiin työnantajiin ja anna heidän tietää, että arvostaisit tutustumista kenelle tahansa, jonka he tuntevat saattavan palkata.

Jos etsit esimerkiksi alan, lääketieteen, julkaisutoiminnan tai korkeakoulututkimuksen aloja, pyydä yhteystietojasi erityisesti viittausten tekemiseen ammattilaisille, jotka he tuntevat näillä työskentelyalueilla.

Henkilöhakemus

Sinusta tulee yrityksen edustaja, joka palkkaa sinut ja tarjoaa usein ensivaikutelman asiakkaille tai asiakkaille. Tämä tarkoittaa puhdasta kuvaa ja vahvat ihmissuhdetaidot ovat tärkeitä sihteerien ja hallinnollisten avustajien hallussa.

Jos löydät mahdollisuuden tulla huomaamaan mahdolliset työnantajat, se voi antaa sinulle etulyöntiaseman. Suositelluilla kirjeillasi ja jatkaa käsi käymällä paikallisissa organisaatioissa ja yrityksissä. Näin voit hakea työtä henkilökohtaisesti.

Vie ovenvartijat ja kysy, voisitteko puhua jonkun esimiehen tai johtajien kanssa tukihenkilöstöstä organisaation kanssa. Jos johtajat eivät ole käytettävissä, ilmoita vastaanottovirkailijalle muutamia tärkeitä tosiasioita sinun valtakirjautumistasi ja kysy heiltä, ​​voisiko heidät olla ystävällisiä jakamaan palautuksesi heidän päämiehensä kanssa.

Hae työpaikkoja verkossa

Tee Google-haku työpaikan avaamista varten avainsanoilla, kuten hallinnollisella avustajalla, markkinoinnin assistentilla, toimituksellisella avustajalla, lääkärisihteerillä, lakimiehistöllä ja toimistosihteerillä. Monet hallinnolliset työpaikat mainostetaan myös paikallisen sanomalehden tai kauppakamarin verkkosivuston työllisyysosastosta.

Haastattelu hallinnollisille avustajille

Henkilökohtaista kuvaa ja ihmissuhdetaitoja arvioi työnantajat , kun haastat avoimeen asentoon. Varmista, että olet moitteettomasti pukeutunut ja hoidettu. Tervehdi haastattelijasi lämpimällä hymyllä ja vankalla kättelyllä. Tee asianmukainen silmäyhteys jokaisen haastattelijan kanssa ryhmätilanteissa.

Ole valmis haastatteluun tutkimalla yritystä etukäteen. Tunnista, mitä he tekevät toimistossa ja kuka heidän asiakkaansa ovat.

Valmistaudu myös myymään itseäsi korostamalla 5 - 7 omaisuutta , joiden avulla voit olla tehokas organisaation sihteerinä tai hallinnollisena avustajana. Jokaisesta mainitsemastasi varjelusta on valmis viittaamaan rooliin, projektiin tai työpaikkaan, jossa käytit tätä vahvuutta ja tuotti joitain myönteisiä tuloksia. Kun kerroit nämä tarinat siitä, miten olette menestyneet aikaisemmin, voi olla pitkä matka vakuuttaa työnantajia, että sinulla on oikeat tavarat, jotka yltävät työhön.

Tarkasta tarkasti paikka tai työpaikan kuvaus ja laita luettelo niiden asetuksista / vaatimuksista. Jokaiselle pätevyydelle, mieti esimerkkiä siitä, miten näytti tuon laadun tai käytti tätä taitoa.

Valmista vastauksia muihin yleisiin kysymyksiin hallinnollisista haastatteluista kuten aiemmin havaitut heikkoudet ja haasteet. Työnantajat todennäköisesti kysyvät sinulta suhteita esimiehiin aiemmin, joten ole valmis viittaamaan siihen, miten olet työskennellyt hyvin pomojen kanssa ja haastattele haastavia persoonallisuuksia tehokkaasti ja pitäkää nämä kirjalliset viitteet kätevästi.

Seuraa haastattelun jälkeen

Välittömästi haastattelun jälkeen koota kiitoskortti tai kirje, joka osoittaa selvästi, että haluat työskennellä kyseisen työnantajan kanssa.Ilmoita, kuinka paljon arvostaisit heitä, kun otat aikaa tavata sinut ja selittää lyhyesti, miten olet sopiva paikka tähän tilanteeseen.

Jos olet tavannut useita haastattelijoita, yritä sisällyttää jokaiseen viestintään jotain erilaista osoittaaksesi, että olet erittäin motivoitunut ja huomaavainen yksilö.