Tärkeimmät viestinnän komponentit työpaikoilla

Tiedonsiirto jakaa tietoa kahden tai useamman henkilön välillä, tietojen välittämisen toimeksi. Viestinnällä on niin paljon osia, ja kommunikointi ei ole tehokasta työpaikalla.

Tehokas kommunikaatio edellyttää, että kaikki kommunikointikomponentit toimivat täydellisesti "yhteisenä merkityksenä", suosikkini määritelmänä kommunikaatiolle. Tämä on erityisen tärkeää, kun kysymyksiä kysytään ja vastataan.

Komponentit tiedonsiirtoon

Viestinnässä on viisi komponenttia ja kuudes, joka on viestinnän työpaikan yleinen ympäristö. Viestinnän komponentit ovat:

• Viestin lähettämä henkilö. Lähettäjän on esitettävä viesti selvästi ja tarpeeksi yksityiskohtaisesti, jotta vastaanottaja jakaa merkityksensä lähettäjän kanssa.
• sanoman konteksti. Asiayhteys on, kuinka sanoman lähettäjä lähettää viestin. Kontekstiin liittyy ei-verbaalinen viestintä, kuten eleet, kehon kieli, ilmeet ja elementit, kuten äänensävy. Suurin osa sanoman kontekstista on käytettävissä vain, kun vastaanotin voi nähdä ja kuulla viestin lähettäjän. Sähköposti- ja IM-hymiöt ovat esimerkiksi huono korvaus, koska lähettäjä muotoilee ne ilman vastaanotinta.
  Toinen asiayhteys on viestintäympyrässä mukana olevat tunteet. Onko lähettäjä vihainen? Onko vastaanottaja välinpitämätön viestinnän sisällölle vai epäluotettavalle lähettäjältä? Normaalit ihmisen tunteet vaikuttavat siihen, onko viesti onnistuneesti jaettu.

• Viestin vastaanottava henkilö. Vastaanottimen on kuunneltava huolellisesti ja tarkasti, kirjoita kysymyksiä selkeydelle ja parafraasi varmistaakseen, että vastaanottaja jakaa merkityksen lähettäjän kanssa. Jos vastaanottaja luottaa lähettäjään, mahdollisuudet tehokkaaseen viestintään lisääntyvät.
• Valitsemasi toimitustapa. Toimitusmenetelmä on valittava sen välineen perusteella, joka on tehokkain sanoman merkityksen välittämiseksi. Koska kommunikaatiomenetelmät ovat niin monipuolisia tietokoneiden ja mobiililaitteiden kynnyksen jälkeen, toimitusmene- telmää koskevat päätökset ovat monimutkaisempia. Toimitusmenetelmän on vastattava lähettäjän ja vastaanottimen viestintätarpeita.
  Viestintätapoihin kuuluvat suullinen viestintä, pikaviestit, sähköposti, kirjeet, merkit, julisteet, videot, kuvakaappaukset, puhelimet, muistiinpanot, lomakkeet, kirjalliset asiakirjat ja paljon muuta. Nämä menetelmät jatkuvat entisestään, ja työntekijöiden odotukset pikaviestinnän suhteen kaikesta tekemistään työstään kasvavat edelleen.
  Henkilökohtaisen viestinnän merkitys on kasvanut erityisesti organisaatiotietoihin, jotka saattavat vaatia muutosta, antaa työntekijöiden tunnustusta tai sallia paikan päällä tehtäviä kysymyksiä.Myös henkilökohtainen viestintä on suositeltavaa, koska työntekijöillä on pääsy komponenttiin, kontekstiin.

• Viestin sisältö. Viestin sisällön on oltava selkeä ja esitettävä ja kuvattava riittävän yksityiskohtaisesti saadakseen ymmärryksen vastaanottimesta. Jos viestin sisältö resonoi ja yhdistää jonkin verran vastaanottimen jo vallitsevia uskomuksia, se on tehokkainta.

Miten kysyvät hyvät kysymykset lisäävät viestintää

James O. Pyle ja Maryann Karinch lisäävät seuraavaa tehokkaan viestinnän tukemiseksi.

Henkilöstöstä asiakaspalveluun huonoja kysymyksiä saastuttavat lähes kaikki työpaikat. Huonot kysymykset vaativat usein epätäydellisiä tai harhaanjohtavia vastauksia ja voivat heikentää kertomusta. Toisaalta hyvät kysymykset ovat arvokas työkalu tehokkuuden, osaamisen ja rapport-rakentamisen kannalta.

Hyviä kysymyksiä on kuusi tyyppiä: suora, kontrolloitu, toistuva, pysyvä, tiivistelmä ja ei-asianmukainen. Kuvaa heille lyhyesti:

• Suora: Sinä olet yksinkertainen kysymys, jossa on peruskysymys.
• Ohjaus: Tiedät jo vastauksen siihen, kun pyydät sitä. Se on tapa selvittää, onko henkilö valehtelemassa, tuntematonta ja / tai ei kiinnitä huomiota.
• Toista: Kysytte kahta eri kysymystä, jotka ovat samojen tietojen jälkeen.
• Pysyvä: Kysytte saman kysymyksen eri tavoin tutkittaessa halutun tiedon kaikkia puolia.
• Yhteenveto: Teet kysymyksen, jonka tarkoituksena on antaa lähteelle tilaisuus palata vastaukseen.
• Ei-asiaankuuluva: Se ei liity aiheeseen, jonka haluat tietää, mutta se on yksi henkilö, joka ei todennäköisesti valehtele; se palvelee tarkoitusta nähdä, mitä totuus "näyttää" ja saada henkilön avautua sinulle. Se voi myös liittyä kysymysvaihtoon.

Tiedot 6 hyvien kysymysten tyypistä

Suora

Suorat kysymykset ovat parhaita: Yksi kyselevä, yksi verbi ja yksi substantiivi.

• Kuka sinä olet?
• Mitä tapahtui puolueella?
• Milloin tulit toimistoon?
• Missä auton avaimet ovat?
• Miksi lähditte kokouksesta aikaisin?
• Kuinka paljon maksat kyseisestä iPadista?

Ohjaus

Milloin sanot, "en tarkoituksella aio esittää suoraan kysymystä? "Kun tarkistat vastauksen totuudenmukaisuuden tai tarkkuuden, käytät kontrollikysymystä ja etsii johdonmukaisuutta.

Ohjauskysymykset ovat tarkoituksellisia kysymyksiä, joista tiedät vastauksen, jotta he eivät tiedä tietojen löytämistä. Ne koskevat käyttäytymisen havaitsemista, puheen muotoja ja todenmukaisuuden tai tarkkuuden tasoa. Ehkä se on jotain, josta puhuitte ennen ihmisen kanssa.

Jos tiedät, että joku henkilöstöresurssisi tiimistä vieraili työntekijää, koska työntekijä lähetti sähköpostin valittaakseen henkilöltä, saatat kysyä kontrolli-kysymyksen, kuten: "Miten Pamela teki tänään suorituskyvyn tarkastelun? "Sinulla on jo tietoa; Haluat vain selvittää, miten HR-henkilösi vastaa kysymykseen.

Toista

Haluat tulla samaan tietoon kahdella eri tavalla. Jos esimerkiksi kysyt, "Kuinka monta ihmistä on myynnissä? "Henkilö, jonka kanssa puhut, voi vastata:" Kenttä on 22. "Myöhemmin, kun puhut hänen kanssaan jotain erilaista - alueita, joilla yrityksellä on jalansija - voit esimerkiksi kysyä," Kuinka monilla myyntialueilla sinulla on? "

Hän voisi vastata," 22 ", mikä on tapa vahvistaa henkilöstön määrä myyntihenkilöstöön. Se ei ole absoluuttinen testi, mutta se antaa arvoa ja uskoa siihen, mitä hän sanoi aiemmin. Ne ovat kaksi eri kysymystä, jotka ristiintarkastavat toimitetut tiedot.

Kun käytät toistuvia kysymyksiä, voit myös havaita eroja. Jos lähteesi tässä esimerkissä vastaa, että on 28 myyntialuetta, haluat lisätietoja. Ehkä on täysin hyvä syy - myyntihenkilöstöllä on tavallisesti täydentävyys 28: llä, mutta viime aikoina on ollut niin paljon liikevaihtoa, että heillä on kuusi lyhyttä - mutta vastaus herättää epäilyksen siitä, että numeron henkilöstöä ja myyntialueiden määrää. Kyseisen epäselvyyden on johdettava kysymyksen ratkaisemiseen edelleen.

Pysyvä

Jossain vaihtoehdoissa, joissa useampi kuin yksi vastaus voidaan antaa kysymykseen, käytä jatkuvaa kuulustelua saadaksesi täydellisen vastauksen. Kuten toistuvat kysymykset, pysyvät kysymykset ovat myös hyödyllisiä, jos epäilet, että henkilö ei ole totuudenmukaista.

"Mihin lähdit lomaan Kaliforniaan? "Voi herättää vastauksen," Disneyland. "Vaikka Disneyland on ainoa paikka, on loogista seurata tätä kysymystä:" Missä muualla? "

Ohittamalla tämä toistuva kysymys ja siirtymällä suoraan Disneylandin kysymyksiin, menetät mahdollisuuden saada täydellinen kuva ystäväsi Kalifornian matkasta, ellei kyseisiä tietoja tapahdu muutoin.

Yhteenveto

Yhteenveto-kysymyksissä ei ole kysymys totuudenmukaisuuden määrittämisestä yhtä paljon kuin syöttämällä takaisin lähteelle, mitä hän on sanonut, jotta hänellä on mahdollisuus ajatella, "oliko oikeasti sanonut, mitä tarkoitin sanoa? "

Voit myydä kaikenlaisia ​​autoja, kaksiovinen hatchbacks täysikokoisiin ylellisyyksiin. Nuori pari tulee näyttelytilaan ja pyytää testata yhden luksusmalleista.

"Mitä käytät autoa suurimman osan ajasta? " kysyt.

"Siirtyminen edestakaisin töihin. Työskentelemme samassa rakennuksessa, hän sanoo.

"Mitä muuta käytät autoa varten? "

" Retket viikonloppuisin nähdä vanhempani. Sellaiset asiat. "Hän pysähtyy ja lisää:" He elävät sata mailin päässä. "

" Miksi luulet, että luksusauto on paras valinta? "

He vaihtavat silmäyksellä. Hän sanoo: "Pidämme siitä paremmin kuin muut. "

" Mikä on sinun suosikki väri ", kysyt, katsot suoraan häneltä.

”punainen. "

" Sallikaa minun nähdä, että saan tämän oikein. Kuulen sanot, että haluat luksusluokan punaisen, täysikokoisen auton.Kuinka hyvin tämä kuvaus sopii mihin haluat? "(Olet laatinut tiivistelmän kysymyksesi asiaan liittyvillä tiedoilla.)

He vaihtavat toisen silmäyksen. Hän sanoi: "Mielestämme heikompi väri saattaa olla parempi. "

" Entä luksusmalli ajattelet, että se on sinulle paras? "(Jälleen kerran tämä on tapa tiivistää ja tarkistaa, mitä olet kuullut. Haluatko selvittää, ovatko he niin rakastuneita kalliimman auton ulkoasusta, jota he eivät halua harkita muuta, vai onko ensimmäinen vastaus peitti tärkeän tosiasian.)

"Isäni sanoo, että tämä on turvallisin auto tiellä. "

Yhteenvetokysymykseen annettava vastaus kertoo, että he saattavat todellakin pitää siitä, mutta ei sen vuoksi, miten se näyttää. Luet rivien välillä. He ovat vasta aloittaneet elämässään. Hänen isänsä on todennäköisesti lähettänyt heidät jälleenmyyjään ostamaan "turvallisin auto tiellä", jota hän auttaa ostamaan. Päätät jatkaa myyntiä, tietäen, että ennakkomaksu ja lainahakemus luovat todennäköisesti loput tarinan.

Jotkut ihmiset saattavat olla tyytyväisiä pyytämään yhteenvetokysymystä, kuten sellaiset, jotka ovat mukana tässä myyntiharrastuksessa, koska he eivät halua näyttää yksinkertaisilta tai huomaamattomilta. Jos kysyt kysymyksen täsmälleen samalla tavalla kuin ensimmäisen kerran kysyt, niin heillä saattaa olla pätevä lopputulos.

Et myöskään halua esittää samaa kysymystä kahdesti peräkkäin, vaikka muutatkin. Asettaessasi jonkin verran etäisyyttä ensimmäistä kertaa, kun asetat kysymyksen ja toisen, ja muotoilette kysymyksen hieman uudelleen, sinä vain kohtaat joku, joka todella kiinnostaa mitä toinen henkilö sanoo.

Epäasianmukainen

Saatat huomata, että kysymyksenne vastaava henkilö vaikuttaa korostuneelta; ei-asianmukainen kysymys voisi lieventää jännitystä. Tai ehkäpä tarvitset aikaa ajatella tai viitata muistiinpanoihin, joten käytät kysymystä vain ostaaksesi sinulle vähän tilaa ja aikaa.

Kun kysytään tarkkoja kysymyksiä, kuten "Mitä hanketta olet aiemmin tehnyt epäonnistuneena? "Ja" Miten yritit korjata ongelman? "Voit helposti tehdä työpaikka ehdokas tunne kuin hän on keskellä taistelukentän kuulustelu.

Ehdokas voisi sanoa, "Yritin puuttua ongelmaan rytmittämällä osastolle yhteinen tavoite - miten saan pojan pienen liigan joukkueen keskittyä lyödä palloa. "

Voit antaa ehdokkaalle tauon kyselemällä," Kuinka kauan olet harjoittanut vähän liigaa? "Ennen kuin palaat keskusteluun hänen ruuveistaan ​​ja miten hän yritti korjata sen.

Lopuksi tässä on kaksi tapaa pilata kysymyksiä, jotka alkavat kaikilla vaadituilla komponenteilla, ja päätyvät alle hyvään .

1. Liian monta karsintaa tai muita sanoja ja lauseita, jotka häiritsevät kysymystä. Esimerkiksi: "Mitä sinulla oli aamiaiselle ruokailuhuoneessa, jossa vinyylipäätteet ovat halkeamia ja peitetty kankaalla? "
2. Odottamatta vastausta on myös yleistä.Kysyt, mikä on sinun suosikki ateria? "Henkilö ajattelee hetki pikemmin kuin vastata välittömästi. Soitatte sisään, "Roast beef? " Hiljaisuus on tehokas kuulusteluväline.

   Älä menetä löytöä, tietoja, johtojen avautumisesta suustasi, kun haluat avata korvanne. Muista "kaksi korvaa, yksi suu" sääntö, jonka avulla saat kaiken irti kysymyksistä.

   Ympäristö ja viestintä

   Edellä mainitut viestintäkomponentit edistävät yhteistä merkitystä, kun ne toimivat yhdessä toimittamaan viestin tehokkaasti. Työympäristö, jossa nämä komponentit tapahtuvat, vaikuttaa myös viestintään ja siitä, onko tiedonsiirto vastaanotettu.

   Kun kysytte kelvollisia kysymyksiä, rakennat rapportin ja innostaa luottamusta. Kysymykset muodostavat toisen osan työpaikan viestinnän perustasta, jolla on merkitys

   Työympäristössä, joka korostaa avointa viestintää, työntekijöiden osallistumista ja yhteisiä tavoitteita, viestintä on entistä tehokkaampaa. Mutta odotukset merkittävälle viestinnälle asettavat palkin korkeammiksi näissä parhaissa työpaikoissa. Joten, jopa korkean moraalin, työntekijöiden keskittymisen työympäristöissä, työntekijät valittavat, että he eivät tiedä, mitä tapahtuu.

   Yksittäisen työpaikan kaikkien osien ja kokonaisuuden vuoksi viestintä on edelleen haastavaa. Vanhoja kysymyksiä siitä, kenen on tiedettävä, mitä ja milloin he tarvitsevat tietää, ei koskaan täysin vastata kenenkään tyytyväisyyteen.

   Työntekijöiden valitukset liikaa tietoa, tarpeeksi tietoa ja jopa tietojen ylikuormitus, heijastuvat edelleen työpaikoilla. Et koskaan paranna viestinnän ongelmaa, mutta sitoutumisella ja huomaavalla tavalla voit lisätä sekä ihmissuhteenne että työpaikkasi viestintää.

   Kuinka kehittää emotionaalinen älykkyytesi

   • Kuinka ylläpitää vaikeaa keskustelua
   • Palautetta