Oppia Ensimmäisen suuren tapahtuman suunnittelu

Onneksi olkoon! Apusi vain nimesi sinut koordinoimaan yrityksen syksyn koulutuskonferenssia. Se on erinomainen tilaisuus näyttää taitojasi ja mahdollisesti ansaita korotusta prosessissa. On vain yksi ongelma: et ole koskaan aiemmin suunnitellut tällaista tapahtumaa! Älä huoli. Paljon toisia on löytynyt samasta tilanteesta, ja onnistut, koska olet organisoitu ja päättäväinen.

Kuten kaikki liiketoimintaprojektit, ensimmäinen askel on järjestää kaikki tarvittavat tiedot ja tunnistaa kiireellisimmät asiat.

Ennen kuin aloitat paikan valitsemisen tai puhujan vuokrauksen, sinun on tiedettävä tapahtuman perusparametrit. On lähes mahdotonta puhua yksityiskohtia ja kustannuksia kolmansien osapuolten kanssa, kunnes sinulla on enemmän erityispiirteitä. Tässä on tärkeimmät tiedot, jotka sinun on määriteltävä ennen kuin otat yhteyttä ulkopuolisiin myyjiin.

Päivämäärä

Kaikki pyörii tapahtuman päivämäärän ympärille. Ihannetapauksessa haluat kolme mahdollista päivämäärää mielessä, jotta voit vertailla saatavuutta ja hintoja koko aluksella. Yritä sisällyttää viikon eri päivät maksimaaliseen joustavuuteen.

Aikaväli

Jopa yksi tuntiero voi vaikuttaa suunnitteluun, joten sinun on määriteltävä ennakoidut aikaväliesi. Esimerkiksi klo 10 alkaen klo 8: n sijaan et välttämättä tarvitse jakaa aamiaishalua.

Osallistumismäärät

Tämä on yksi yksityiskohti, jota usein liian laajasti arvioidaan tuottavista neuvotteluista. Hanki realistinen osallistumisesiennusteesi mukaan. Keskustele etukäteen kuka kutsutte ja laita ennusteesi yhteen laskentataulukkoon. Osallistuminen ja budjetti ovat suoraan korreloineet, joten älkää arvaise, kuinka monta ihmistä ajattelet osallistuvan.

Breakout-istunnot

Jos tarvitset vain yhden juhlatilaan, jos järjestät illallisen, koko kokousta tarvitsevat lisää ylimääräisiä huoneita ja näyttelytilaa. Jälleen kerran et pysty mittaamaan kustannuksia, ennen kuin määrität, kuinka paljon tilaa tarvitset. Konferensseihin paras tapa on suunnata pilkullinen reitti ensimmäisessä kokouksessasi. Ideojen jakaminen ja kopioiminen yhdessä paperilla auttavat sinua ohjaamaan seuraavia suunnittelupäätöksiä.

Talousarvio vs. kustannukset

Voi olla epäkäytännöllistä työskennellä budjetilla, ennen kuin tiedetään tapahtumapaikat ja catering-kustannukset, mutta työskentelemällä tällä tavoin voit vertailla kaikkia myyjäehdotuksia. Aloita tulolähteillä. Kuinka paljon sinun pitäisi periä läsnäoloa? Otatko sponsoreita korvaamaan kustannukset? Mitä näytteilleasettajat maksaa osallistua? Tulot lopulta määrittävät budjetin, joten on järkevää suojella niitä ensin.

Markkinointi

Kun olet tunnistanut tulolähteesi, seuraava vaihe on hahmotella markkinointisuunnitelma. Mikä on paras tapa tavoittaa ja sitouttaa tulojakelijasi? Ehkä sinulla on luettelo potentiaalisista osallistujista työnantajana tai jäsenjärjestöinä. Se olisi ilmeisesti hyödyllinen, mutta entä sponsorit ja näytteilleasettajat?

Jos aiot houkutella yli 20 näytteilleasettajaa, sinun on voitava tavoittaa ne. Kohdistetut markkinointikampanjat maksavat rahaa, ja ne vähentävät tuloja.

Kuljetus ja majoitus

Paikallisen konferenssin suorittaminen tyypillisesti eliminoi kuljetusongelmat. Sinun on kuitenkin toimittava puhujille, näytteilleasettajille ja vieraille. Jotkut hotellit tarjoavat alennuksia kokoushuoneesta, jos varaat tarpeeksi yötä. Ainoa tapa hyödyntää tätä on tietää majoitus tarpeisiin etukäteen. Siirry takaisin läsnäolotietojesi kautta ja kerro kuinka paljon vieraita on alueen ulkopuolelta.

Nyt kaikki tämä luultavasti kuulostaa paljon tietoa kerätäkseen edestä, ja se on. Muista kuitenkin, että nämä ovat yksityiskohtia, jotka vaikuttavat kaikkiin muihin suunnitteluprosessiin.

Saatat olla aluksi houkuttelevampaa "lumoavista" tehtävistä, kuten käynneistä ja valikkosuunnittelusta. Muista vain, että heidän aikansa tulee. Nyt kuitenkin keskity tosiasioihin, jotta voit tehdä parhaan päätöksen myöhemmin.