Oppia, miten voit hyötyä projektin tarkastuksesta

Jokainen projekti voi hyötyä tarkastuksesta aika ajoin. Mutta älä huoli, se ei ole niin pelottavaa kuin se kuulostaa. Projektitarkastus on silloin, kun puolueeton henkilö tarkastelee projektiasi ja antaa ohjeita siitä, mitä voitaisiin tehdä eri tavoin, jotta sen mahdollisuudet onnistua paranee. Tämä artikkeli selittää kaiken ja ohjaa sinut läpi hankearvioinnin valmisteluun.

Kuinka muodollista projektin tarkastus on

Projektitarkastus on yleensä muodollinen harjoitus.

Epävirallista vastaavaa kutsutaan yleensä vertaisarvioinniksi. Tällöin kollega tarkastelee projektia ja siihen liittyvää dokumentaatiota ja antaa sinulle palautetta siitä, mihin sinun pitäisi viettää hieman enemmän aikaa.

Projektitarkastukset ovat muodollisia, koska niillä on yleensä määritelty joukko kysymyksiä ja ne toteutetaan joku, joka tekee tällaista asiaa säännöllisesti.

Kuka suorittaa projektin tarkastukset

Projektin tarkastaja voi olla toinen projektipäällikkö (todennäköisesti joku, jolla on paljon kokemusta hankkeiden toteuttamisesta), mutta on todennäköisemmin joku projektitoimisto, joka suorittaa tarkastuksia usein.

Se on joku, joka voi pitää puolueettomana, joten se ei ole linjanjohtajasi tai projektipelaaja. Se voi olla jopa henkilöstöryhmä, riippuen projektin koosta.

Miten valmistaudutaan projektin auditointiin

Ensimmäinen ja tärkein asia organisoida on saada kopioita projektiasiakirjoista, joita tilintarkastaja voi tarkistaa.

Jos sinulla on projektikoordinaattori, pyydä heitä vetämään yhteen asiakirjapakkaus (mieluiten sähköinen). Kaikkien tietojen on oltava helposti saatavilla, mutta vaikka et, tämä vaihe voi vielä kestää jonkin aikaa. Varmista ainakin, että sinulla on tilintarkastajalle hankesuunnitelma, riskiloki, julkaisutietokanta, budjetti ja aikataulu.

Kuka tarvitsee olla mukana

Tämä riippuu siitä, millaisia ​​asioita tilintarkastaja haluaa tarkastella. Sinä, projektipäällikkönä, pitää viettää aikaa heidän kanssaan. Odota, että tiimisi jäsenet kutsutaan myös keskusteluun tilintarkastajalle.

Muista, että mitä kauemmin he käyttävät tilintarkastukseen liittyvien tehtävien hoitamiseen, sitä vähemmän aikaa projektityöhön, joten sinun täytyy joutua muuttamaan joitain toimintoja ja työskentelemään hitaammin tarkastusjakson aikana.

Kuinka kauan projektin tarkastus kestää

Projektin tarkastuksessa ei ole kiinteää määräaikaa. Suurten hankkeiden kohdalla kestää kauemmin. Pienissä projekteissa tilintarkastaja voisi tehdä muutaman tunnin. Heti kun tiedät, että projektia aiotaan tarkastaa, kysy tilintarkastusryhmältä, kuinka kauan he ennakoivat työstään.

Mitä tarkastus vaatii

Jos tarkastus on kutsuttu erityisestä huolenaiheesta, kuten laatutavoitteiden epäonnistumisesta, odottaa sen kokeilevan sitä aluetta syvälle.Rutiininomainen tarkastus näyttää laajasti projektinhallinnan eri osa-alueilta ja hankkeen toteuttamisaloilta. Se kattaa projektinne ajan, kustannukset ja laadun sekä sidosryhmien sitoutumisen.

Tarkastuksen tavoitteena on selvittää, onko hanke saavuttamaan tavoitteensa vai ei.

Jos tilintarkastaja katsoo nykyisen suorituksen perusteella, että hanke ei saavuta näitä tavoitteita, hän esittää toimintasuosituksia.

Suositukset riippuvat siitä, mitä löytyy

Tilintarkastuskertomuksen suositukset riippuvat siitä, mitä he ovat löytäneet. Odottakaa heidän olevan positiivisia ja muotoiltu tavalla, jonka avulla he voivat helposti hyväksyä ne. Niiden pitäisi olla käytännöllisiä.

Yhdessä ääripäässä tilintarkastaja voi suositella, että projekti on suljettu, vaikka tämä tapahtuisi vain, jos he eivät kokeneet mitään mahdollisuutta, että jokin projekti toimisi tältä eteenpäin, antaisi minkäänlaista arvoa organisaatiolle.

Tarkastele projektin tarkastusta myönteisenä kokemuksena. Sen pitäisi antaa varhainen varoitus mahdollisista merkkeistä, joiden vuoksi projekti on vaikeuksissa, ja se on tilaisuus työskennellä kokeneen projektin ammattilaisen kanssa.

Suositusten täytäntöönpanon pitäisi tehdä sinusta, tiimistänne ja projektisi menestyksekkäämpi, ja se voi olla vain hyvä asia.