Valmistautuminen työntekijöiden korvaustarkastukseen

Onko yrityksenne joutumassa työntekijöiden korvaustarkastukseen? Tilintarkastuksen valmistelu voi tuntua pelottavalta, varsinkin jos vakuutuksenantaja aikoo suorittaa tilintarkastuksen tiloissasi. Tässä artikkelissa kuvataan joitakin vaiheita, jotka auttavat prosessin helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi.

Tarkastuksen aikataulu

Työntekijöiden korvausvakuutuksenantaja aloittaa todennäköisesti tarkastusprosessin pian työntekijöiden korvausmenettelyn päättymisen jälkeen.

Saatat saada vakuutuksenantajalta lähettämän kirjeen tai puhelimitse henkilöltä, jonka tehtävänä on suorittaa tilintarkastuksesi. Antamasi tilintarkastajan on suunniteltava tilintarkastus ajankohtana, joka on sinulle sopiva. Päivämäärän pitäisi olla tarpeeksi pitkälle tulevaisuuteen, että sinulla on riittävästi aikaa kerätä tilintarkastajan tarvitsemat tiedot. Pyydä tilintarkastajaa antamaan yhteenveto tiedot, joita hän tarvitsee tarkastuksen suorittamiseen.

Huomaa, että tilintarkastaja voi olla tai ei ole vakuutuksenantajan työntekijä. Jotkin vakuutuksenantajat ylläpitävät sisäisen tarkastusosaston henkilöstöä omilla työntekijöillään. Muut ulkoistaa tarkastustoiminnon riippumattomalle tilintarkastusyhteisölle. Prosessin tulee olla sama, onko tilintarkastuksen suorittava vakuutuksenantajan tai sopimuspuolen työntekijä.

Tietueita tarvitset

Tilintarkastaja tarvitsee erilaisia ​​taloudellisia tietoja tarkastettavan politiikan kattaman ajanjakson ajan. Tässä on tietotyyppi, jota saatat pyytää toimittamaan:

• Tilinpäätös
• Verolomakkeet, erityisesti lomakkeet 941 ja 944, Työnantajan verotulot (neljännesvuosittaiset ja vuosittaiset)
• Käteismaksutiedot
• Maksut riippumattoman urakoitsijat. Tilintarkastajan on tarkistettava, etteivät nämä työntekijät ole työntekijöitänne.
• Alihankkijoiden tarjoamien palveluiden maksut
• Vakuutustodistus jokaista alihankkijaa varten
• W-2 ja 1099 lomakkeet
• Työnkuvaus jokaiselle työntekijälle. Varmista, että se kuvaa tarkasti työntekijän tehtäviä.
• Yritystoiminnan kuvaus
• Palkanlaskennan kirjaukset politiikan aikavälille. Tilintarkastajan on tarkistettava jokaiselle työntekijälle maksetut palkan lähteet (palkka, bonukset jne.).
• Maksupyyntörajoitukset, jotka koskevat vakuutuksenottajien, kumppaneiden, yksinhaltijoiden jne. Käytäntöjä, jotka kuuluvat vakuutuksenottajan
• Omat kokemustyökerhot

Kun olet kerännyt tarvittavat tiedot, sinun on järjestettävä se. Aseta kaikki palkkasummasi tallenteet (kuten W-2-lomakkeet, maksa tynkäradat ja ylityöt) yhteen niin, että tiedot ovat helposti saatavilla. Samoin sijoittaa kaikki alihankkijoihin liittyvät tiedot, mukaan lukien maksut ja vakuutustodistukset yhdessä paikassa. Teidän ponnistelunne maksaa, tekemällä tarkastuksesta helpompaa ja nopeampaa.

Mitä palkkasummaan sisältyy?

Työntekijän korvausmaksu lasketaan kertomalla palkanmaksusi kerroin ja jakamalla tulos 100: llä. NCCI: n ja useimpien valtion työntekijöiden korvausviranomaiset viittaavat palkkalistoihin palkkana . Näitä termejä käytetään usein samanaikaisesti. Molemmat tarkoittavat työntekijöidesi tarjoamien palveluiden rahallista arvoa yrityksellesi.

Korvaukseen sisältyvät kustannukset vaihtelevat jonkin verran valtiosta toiseen. Ne sisältävät kuitenkin yleensä seuraavat:

• Bruttopalkat ja palkat, mukaan lukien taannehtivat palkat ja palkat
• Palkkiot. Tähän sisältyy työntekijän vastaanottamat kokonaispalkkiot ja palkkioita palkkioita vastaan.
• Bonukset, mukaan lukien osakepalkkiohjelmat
• Loma-, loma- ja sairauspalkka
• Ylityöpalkkiot. Kaikissa muissakin kuin muutamissa valtioissa palkka sisältää ylityöt, jotka lasketaan suoralla aikataululla. Oletetaan esimerkiksi, että työntekijän normaali tuntipalkkio on 20 dollaria tunnissa. Jos työntekijälle maksettiin 600 dollaria 20 tuntia ylitöitä varten, sinulla olisi vain ylimääräinen palkka 400 dollaria.
• Teidän maksamasi maksut, jotka muuten olisivat jääneet työntekijöiden palkasta sosiaaliturva-, sairausvakuutus- tai eläkesuunnitelmassa vaaditulla tavalla
• Työntekijöille maksettava korvaus muulla kuin työajan mukaan. Esimerkkejä ovat työmaksut, voitonjaon tai kannustinjärjestelmät.
• Työntekijöiden työtehtävien käsityökalujen tai kädessä pidettävien työkalujen maksut tai korvaukset
• Työntekijälle tarjotun asunnon tai talon vuokra-arvo. Työntekijän palkanmaksun aikana saaman muun majoituksen ja aterioiden arvo
• Työntekijöiden bruttopalkasta eläkkeelle, kahvilalle tai säästämissuunnitelmille vähennetyt maksut
• Vakuuttamattomien alihankkijoiden palkanmaksu (ks. Kommentit alla)

Mikä on pois palkkasummasta?

On olemassa useita kustannuksia, jotka yleensä jätetään pois, kun palkanlaskenta lasketaan työntekijöiden korvausvakuutuksen turvaamiseksi. Ne vaihtelevat valtiota vastaavasti:

• Työntekijöiden vastaanottamat vinkit ja muut palkat
• Eroraha (muu kuin työaika)
• Työnantajalta hankitut tavarat alennukset
• Korvatut liiketoiminnan kulut
• Maksetaan aktiivisesta sotilastuesta
• Yksilölliset korvaukset

Luokitukset

Yksi tilintarkastajan ensisijaisista tehtävistä on varmistaa, että vakuutettu liiketoiminta luokitellaan asianmukaisesti. Työntekijöiden korvausluokitusjärjestelmät on suunniteltu luokittelemaan yrityksille , ei yksittäisiä työntekijöitä. Tilintarkastaja tarkistaa yrityksesi toiminnan selvittääkseen, onko politiikassasi mainittu perusluokka oikea.

Perusluokitus on luokittelu, joka kuvaa parhaiten yleistä liiketoimintaasi. Tämä on usein sama kuin hallintaluokitus (luokitus, joka on eniten palkkasummaa). Oletetaan esimerkiksi, että käytät konekalua. Jotkut työntekijöistäsi käyttävät sorvit, kun taas toiset käyttävät porauspuristimia tai leimauskoneita. Työntekijän suorittamat erityistoimet voivat vaihdella työntekijältä työntekijälle.Silti ne kaikki sopivat perusluokitteluusi, Machine Shop.

Jotkut työntekijät voivat suorittaa tehtäviä, jotka edellyttävät erillisiä luokituksia. Esimerkiksi konepajasi työllistää toimistotyöntekijän, joka suorittaa työtään suljetussa toimistossa muilta työntekijöiltä. Tämä työntekijä olisi todennäköisesti luokiteltu Clerical Office -työryhmän sijaan konepajaksi.

Työntekijöiden korvausjärjestelmät ovat erittäin monimutkaisia. Tilintarkastaja voi luokitella yrityksesi tavalla, jota et ymmärrä tai jolla ei ole järkeä. Pyydä tilintarkastajaa selvittämään tässä tapauksessa. Jos muutokset ovat edelleen hämmentyneitä, pyydä apua edustajalta tai välittäjältä.

Kokous tilintarkastajan kanssa

Tarkastuksen suorittamiseksi tilintarkastajan tulee tavata sinut tai yrityksenne luotettava edustaja. Jos siirrät tämän tehtävän jollekin toiselle, varmista, että hän:

• tuntee yrityksesi hyvin
• ymmärtää yrityksen kaikki vaiheet
• tietää, mitä tehtäviä kukin työntekijä tekee
• ymmärtää yrityksenne työntekijöiden korvauspolitiikka, mukaan luettuina luokitukset, jotka se sisältää
• ymmärtää yrityksesi taloudelliset tiedot, mukaan lukien palkkasummatiedot, jotta hän voi vastata tilintarkastajan kysymyksiin

Kun tilintarkastaja tapaa, sinun tai hänen edustajansa on oltava yhteistyössä ja vastaa tilintarkastajan kysymyksiin niin kuin voit. Älä tarjoa tietoja, joita ei ole pyydetty.

Kuten monet yritykset, yrityksesi voi palkata offsite-kirjanpitoyritystä hoitaakseen kirjanpidon ja palkanlaskennan tehtävät. Pitäisikö kirjanpitäjäsi tavata tarkastuksen puolestasi? Vastaus on ei. Kirjanpitäjä voi toimittaa tilintarkastajalle taloudellisen kirjanpidon, jonka hän tarvitsee tarkastuksen suorittamiseen. Tilintarkastajan tulee kuitenkin käydä tiloissasi fyysisen tarkastuksen suorittamiseksi.

Alihankkijat

Monissa valtioissa on lakeja, jotka velvoittavat vastuun sopimuspuolista, jotka vuokraavat vakuuttamattomia alihankkijoita. Nämä lait koskevat sinua, jos yrityksesi toimii sopimuskumppanina ja alihankkii työtä muille.

Oletetaan esimerkiksi, että yrityksesi, ABC Constructionin, vuokraa alihankkija nimeltä P & J Plumbing tekemään putkistoja rakennuksessa, jota kunnostat. P & J: n työntekijä loukkaantuu työpaikalla ja yrittää esittää työntekijän korvausvaatimuksen. P & J ei kuitenkaan ole ostanut työntekijöiltä korvausta. Useimmissa valtioissa loukkaantunut työntekijä voi hakea etuuksia työntekijän korvauspolitiikasta.

Vakuutuksenantajien on lain mukaan tarjottava etuja vakuuttamattomien alihankkijoiden työntekijöille. Näin tilintarkastaja tarkistaa verotusasiakirjasi ja hakee 1099 lomakkeita, jotka on annettu alihankkijoille. Hän tarkistaa, oletko saanut vakuutustodistuksen kustakin vuokraamastasi alihankkijasta. Jos jokin alihankkija, jonka olet palkannut, ei antanut näyttöä työntekijöiden korvausvakuutuksesta, tilintarkastaja veloittaa sinulta lisäpalkkion tämän urakoitsijan vakuutusturvaan.

Vakuuttamattomasta alihankkijasta perittävä korko riippuu siitä, minkä tyyppistä työtä alihankkija suoritti.Esimerkiksi, jos alihankkija suoritti kattorakenteita, käytetään soveltuvin kattoluokitusnopeutta. Korkoa sovelletaan kaikkiin tai osaan alihankitun työn kustannuksista. Jos alihankkijalle maksetut rahat ovat vain työvoimaa, koko palkkion (jaettuna 100: llä) määrästä käytetään palkkion perustana.

Toimeksisaaja vs. Alihankkija

Jos yrityksesi ei ole urakoitsija, oletko vastuussa riippumattomien sopimuspuolien työntekijöiden aiheuttamasta vammasta? Vastaus on yleensä ei. Urakoitsija toimii itsenäisesti toimivasta yrityksestä. Sopimuspuoli on näin ollen vastuussa siitä, että työntekijöille annetaan korvausetuja omille loukkaantuneille työntekijöilleen.

Oletetaan esimerkiksi, että omistat vähittäismyymälän. Voit vuokrata Fabulous Flooringin, lattian urakoitsijan, purkamaan vanhan linoleumin kerroksen liikkeellesi ja korvaamaan sen uudella. Voit hahmottaa haluamasi tuloksen (uusi kerros) ja Fabulous tekee työtä. Fabulous supervisor valvoo lattiapäällysteitä. Ohjaaja asettaa työaikataulun ja määrää, kuinka työntekijät suorittavat työnsä. Jos Fabulous työntekijä loukkaantuu uuteen lattiasi asentamiseen, Fabulous (ei sinun yrityksesi) pitäisi olla vastuussa työntekijälle.

On joitakin tilanteita, joissa yritys voitaisiin katsoa olevan vastuussa itsenäisen urakoitsijan työntekijöiden vahingoista. Siksi sinun pitäisi vaatia, että kaikki itsenäisen urakoitsijan vuokraat todisteita siitä, että he ovat ostaneet työntekijöiden korvausvakuutuksen.