Kiinteistöasiakirjojen jakaminen Google Driven kanssa

Mikä on Google Drive?

Google Drive on ilmainen Google-palvelu, joka valvoo jatkuvasti kiintolevyllä olevia tiedostoja ja tukee niitä pilvessä. Sanon vapaa, ja jopa 15 Gt: n tallennustilaa jaetaan Gmailin, Google+ -kuvien ja Google Driveen. Joten, kuinka paljon vapaata tilaa sinulla on vaihtelee riippuen siitä, kuinka paljon tilaa käytät kahdelle muulle sovellukselle. Jos käytät Gmailia tai muita Googlen palveluita, sinun pitäisi pystyä tarkistamaan nykyinen tallennustila ja jäljellä oleva tila Google Storage -sivulla.

Google Drive kiinteistökauppoihin

Jos haluat käyttää Google Drivea, sinun on asennettava pieni sovellus kiintolevylle. Tämä luo kansion ja kaikki kyseiseen kansioon tallennetut tai tallennetut tiedostot kopioidaan automaattisesti pilvessä Google Driveen. Sinun ei tarvitse tehdä mitään, ja se on mukava tunne tietäen, että sinulla on pilvi varmuuskopio tärkeistä tiedostoista.

Riippuen siitä, kuinka paljon tallennustilaa sinulla on tai haluat maksaa, voit sijoittaa niin paljon tähän kansioon kuin haluat. Maksan 1 teratavua tilaa, koska sain koko Oma asiakirja -kansiani Google Drive -kansioon. Tämä sisältää valokuvani, ja koska käytän Android-puhelimen kameraa ja valokuvani tallennetaan automaattisesti Google + -palveluun, käytän paljon tilaa. Kuitenkin, jotta saan juuri kaiken, mitä varmuuskopioin tällä tavalla, se on 9 dollarin arvoinen. 99 / month minulle tämän tallennustilan. On vähemmän kalliita monitasoja, joista voit valita.

Kiinteistölle olet jo luultavasti tekemässä perusasiat luomalla kiintolevylle tapahtumakansi kullekin tapahtumalle. Sinun on vain sijoitettava kyseinen kansio Google Drive -kansiossa varmuuskopioiden tekemiseen. Kuitenkin, jos olet kuten minä, joitain tiedostoja, joita en jakaa asiakkaan kanssa, kuten muistiinpanoja tai asiakirjoja, jotka liittyvät tapahtumaan, mutta joita ei kiinnosta tai jotka ovat välttämättömiä asiakkaalle.

Vain luoda alikansio tärkeimmän tapahtumakansion sisällä, ehkä nimeltään Asiakastietokannat, ja sijoitat kaikki, mitä haluat jakaa kyseiseen kansioon.

Nyt sinun tarvitsee vain siirtyä Googlen Google Drive -kansiolle ja käyttää Share-vaihtoehtoa jakamaan asianmukainen kansio asiakkaillesi. Varmista, että voit edelleen lähettää asiakirjoja sähköpostina liitteinä, mutta on hienoa pystyä kertomaan heille, että he voivat käyttää kaikkia asiakirjoja milloin tahansa jaetussa kansiossa. Kun sopimus sulkeutuu, lähetän asiakkaalle sähköpostiviestin ja ilmoitan, että heidän on varmistettava, että he lataavat kaikki asiakirjat tästä kansiosta, elleivät he ole jo jättäneet niitä jollakin tavalla sähköpostista tai käsin.

** Varoitus: TÄRKEÄÄ - Muuta oletusasetus "Muokkaa" -painiketta "Katselu näkyy."He voivat vielä ladata kohteita, mutta jos annat heidän muokata pääsynsä, he voivat poistaa tai muulla tavalla siirtää kyseiset tiedostot tietokoneeseensa. Jos he eivät, he katoavat Google Drive -kansiostasi ja varmuuskopioivat sen sitten ja katoavat kiintolevyltäsi!!! **

Jossain vaiheessa tulevaisuudessa haluat siirtää tämän kansion vapauttamaan tilaa, ja haluat, että he tietävät, että heidän pitäisi saada haluamansa asiakirjat muutamassa kuukautta.

Toinen syy, jonka maksoin 1 Tt: n tallennustilasta, on, että haluan pitää tapahtumakansioita vähintään vuosia, jolloin valtio minun vaatii pitämään paperitiedostoja liiketoimista. Näin minulla on paperitiedosto

Kiinteistötiedostot ensimmäisestä yhteydestä sulkemiseen

Kaikki haluamme, että jokaisella Näyttelyt johtivat sulkemiseen ja provisioon, mutta me kaikki tiedämme, että näin ei ole ovat asiakirjoja ja sähköpostiviestejä, jotka saattavat tai eivät välttämättä pääse tapahtumaan. Kansion käynnistäminen jokaiselle asiakkaalle, joka saavuttaa näyttämisvaiheen, sallii minun siirtää kyseisen kansion vain myyntikansioon myöhempään koko joukkoon asiakirjoja yhdestä paikasta.