Onko Small Business Go Paperless?

Yhä useammat pienyritykset menevät paperittomiksi. Uusi ja muuttuva teknologia on antanut meille työkalut, joita meidän on siirrettävä ylimitoitetut arkistokaapit järjestettyyn digitaaliseen muotoon. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että paperitonta on helppoa, tai että se on oikea päätös jokaiselle pienyritykselle.

Tässä on paperiton toimiston edut ja haitat, jotka auttavat sinua päättämään, aikooko paperi käydä pienessä yrityksessä.

Paperiton toimiston ammattilaiset

1. Ympäristöystävällinen - The Daily Green mukaan paperin osuus on 25 prosenttia kaatopaikkajätteistä ja jos Yhdysvallat leikkaa toimistopapereita vain 10 prosenttia, se estäisi 1,6 miljoonaa tonnia kasvihuonekaasuja. Ja se on vain paperille, eikä siinä oteta huomioon mustekasettien tuotantoa ja hävittämistä ja tulostimien käyttämää energiaa. Paperiradalle meneminen on ympäristötietoinen päätös.

2. Kustannustehokas - Samoin kuin ympäristöä säästävän paperiton toimiston edut ovat myös pienyritysten budjetin edut. Mieti, kuinka paljon kulutat kuukausittain paperille, musteelle, postimaksuille ja muille tarvikkeille, jotka tukevat paperikokoista toimistoa. Sitten harkitse tilaa, joka tarvitaan kaikkien fyysisten tarvikkeiden ja todellisten asiakirjojen tallentamiseen. Se voi olla melko kallista. Ajan myötä paperiasiakkaat voivat säästää pieniä yrityksiä.

3. Helppo pääsy - Paperitonta tarkoittaa, että kaikki tärkeät asiakirjat digitalisoidaan. Voit tallentaa ne takaisin Cloudiin tai käyttää niitä etätyöpöytäohjelmiston avulla, jolloin voit työskennellä mobiilitoimistosta tai missä tahansa, ja pysyä tuottavana.

4. File Organization - Jos olet joskus hukannut aikaa sekoittumattomana arkistokaapin tai paperipinoiden avulla, etsit mitä etsit, tiedät kuinka vaikeita paperiasiakirjoja voi hallita.

Kun luot paperittoman toimiston, luo digitaalinen tiedostojärjestelmä, joka on helpompi organisoida, etsiä ja muokata ajan mittaan. Tämä tekee siitä, mikä oli kerran tuskallinen prosessi löytää asiakirjan yhtä helppoa kuin suorittaa haku.

Paperiton toimiston haitat

1. System Failure - Digitaalinen voi olla nopea pääsy, mutta se merkitsee myös nopeaa häviämistä. Harkitse, mitä tapahtuu kaikille yrityksesi asiakirjoille, jotka tallennetaan paikallisesti tietokoneellesi, jos järjestelmä kaatuu. Voisit menettää kaiken. Kaikkien pienyritysten, etenkin paperittomien yritysten, on tärkeää, että niillä on järjestelmä varmuuskopiointiin ja tietojen suojaamiseen paikan päällä.

2. Turvallisuus - Digitaalisia tiedostoja ei voi suojata lukituksella arkistokaapissa tai toimiston ovella, joten asiakirjojen ja arkaluontoisten tietojen turvallisuus on vakava huoli paperittomille toimistoille.Ratkaisuihin kuuluu salaus, paikalliset palvelimet ja rajoitettu pääsy, joilla kaikilla on omat kustannukset ja edut. Lisäksi on tärkeää ottaa huomioon joidenkin yritysten luonne ja päivittäin käsittelemättömien materiaalien herkkyys (ajattele kirjanpitäjäsi), eivät yksinkertaisesti voi lainata paperitonta.

3. Revamp-prosessit - Osa siirtymästä paperittomaan toimistoon edellyttää kaikkien nykyisten toimintaprosessien tarkistamista ja sopivien vaihtoehtojen löytämistä.

Esimerkiksi saatat joutua aloittamaan sähköisten allekirjoituspalvelujen, verkkolaskutus- ja maksupalvelujen ja muiden sovellusten, jotka korvaavat fyysisten asiakirjojen tarpeen. Kaikkien henkilöstönne on myös koulutettava uudessa järjestelmässä, kun se on paikallaan.

4. Aika-intensiivinen - Paperiin meneminen ei ole yön prosessi; on monia tekijöitä, jotka on otettava huomioon. Kestää kauan aikaa ottaa huomioon kaikki seuraukset, jotka aiheutuvat siitä, että paperiversio jäisi jäljelle, ja niin kauan kuin kaikki paperiversion tukena toimivat muutokset toteutetaan.

Päätös siirtyä paperittomaksi vaihtelee liiketoiminnasta toiseen, eikä se varmasti ole yleinen päätös, joka sopii kaikille yrityksille. Tärkein päätös päätöksenteko paperittomaksi tekee tutkimustesi, jotta voit päättää, ovatko hyödyt suurempia kuin haasteet.

Sitten luo järjestelmällinen prosessi, joka ei ainoastaan ​​anna sinulle etua paperittomina, vaan myös parantaa tuottavuuttasi samanaikaisesti.