Pienet tapahtumien tarkistuslistat

Pienillä tapahtumilla on paljon enemmän joustavuutta tilanteissa, tapahtumissa ja vuorovaikutuksessa. Lopulta on helpompi työskennellä pienemmän ryhmän tarpeiden kanssa. Luonnolliset suunnittelijat tietenkin tarvitsevat, jos haluat päivän virrata hyvin, ja siksi olen luonut tarkistuslistan kohteista, jotka on otettava huomioon pieniä tapahtumia koordinoitaessa.

Aloita perusasiat

Parhaat ideat alkavat vakaalla pohjalla, joten on tärkeätä asentaa tapahtumasi kehykset ennen kuin katselet eteenpäin liian pitkälle.

Asiat, kuten päivämäärät, ajat ja reitit, on saatava päätökseen ennen kuin siirrytään moniin yksityiskohtiin.

Valitse oikea paikka

Sinulla on helpompi aika löytää tilaa pienemmälle ryhmälle, mutta kapasiteettirajat ovat tiukemmat. Jos tapahtuma laajenee 50: stä 100: een, saatat joutua siirtymään suurempaan huoneeseen huoneesi kapasiteetin mukaan. Yleisesti ottaen on helpompi mennä pienemmäksi puristuksiin, joten tilaa tilaa, johon mahtuu suurin läsnäoloprojektio.

Karttaa markkinointistrategia

Vaikka olet isännöivä "ilmaista tapahtumaa", sinun on esitettävä se niin, että se houkuttelee rekisteröintejä. Ihmiset haluavat tietää, miten he voivat hyötyä tapahtumasta, ja tapa, jolla sanoit kutsuja ja markkinointimateriaaleja, voi olla suuri vaikutus siihen, näkyykö heidät vai ei. Vaikka tapahtuma todennäköisesti kuulostaa jännittävältä sinulle, todellinen haaste saa muitakin innoissaan.

Talousarvio henkilöä kohden

Pieniä tapahtumia koskeva yksi haittapuoli on, että ne yleensä maksaa enemmän per henkilö, koska hotelli- ja catering-hinnat laskevat määrien kasvuna. Jotta asiat saataisiin entistä monimutkaisemmiksi, pienen tapahtuman 20 prosentin lasku saattaa vaikuttaa ryhmän hinnoittelutilaan. Tässä mielessä, haluat alentaa budjetin kustannuksia henkilöä kohden alimmalla ennakoidulla läsnäololuvulla.

Jos teet tämän tarkasti, voittomarginaali tosiasiallisesti lisääntyy jokaiselle käyttäjälle, jonka lisäät projektiosi.

Pelaa vahvuuksiasi

Pienet ryhmät tarjoavat enemmän tilaisuuksia järjestäytyneille keskusteluille, joten käytä tätä etuna suunniteltaessa reittiä. Ei ole hauskaa olla "puhuttu" koko päivän, minkä vuoksi monet pienet tapahtumat tarjoavat ryhmätilaisuuksia tai breakout-vaihtoehtoja. Jopa ryhmäprojektit voidaan integroida oikeisiin olosuhteisiin. Ajattele tapoja, joilla osallistujat osallistuvat vuoropuheluun, koska tämä lisää heidän esitystensä säilyttämisastetta.

Sisällytä Q & A-istuntoja ja palauteformaatteja

Paras tapa saada hyppy seuraavan tapahtuman suunnitteluun on kuunnella palautetta nykyisestä. Jätä runsaasti aikaa kysymyksiin kunkin segmentin lopussa. Voit myös esittää kysymyksiä henkilökunnalta keskustelun aloittamiseksi.Palautelomakkeet ovat riittävän helposti sisällytettävissä tietopaketteihisi, mutta varmista, että annat osanottajille tietoja siitä, miten he haluavat lähettää ne.

Add Post-event Networking

Hyvä verkostoitumistoiminto voi lisätä valtavaa arvoa kaikille osallistujille. Jos olisit tehokas kannustamaan vuoropuhelua osanottajien välillä, kaikkien pitäisi tietää vähän jotain toisistaan ​​loppuun mennessä.

Se auttaa aina tekemään ruokaa tällä tavoin, ja voit jopa haluta palkata sitoumuksia ennen tapahtuman päivää. Kuten he sanovat, mikään ei houkuttele yleisöä kuin väkijoukko, joten ole ennakoiva kaikissa tapahtumien jälkeisissä toiminnoissa.

Pienillä tapahtumilla voi olla rikas ja palkitseva kokemus kaikille, mutta sinun on suunniteltava joka minuutti yleisön mielessä. Hyvä uutinen on, että se helpottaa joka kerta, koska ymmärrät juuri sen, mitä vieraasi toivovat.