Vinkkejä Tapahtumasuunnittelun tiedonkulun hallintaan

Useiden ryhmien pitäminen samalla sivulla on yksi suurimmista haasteista, joita tapahtumasuunnittelijat kohtaavat päivittäin. Kun kaikki osallistujat osallistuvat tapahtumaan haluavat sen olevan menestys, ilman määriteltyä viestintäpolkua, on aina mahdollisuus yksityiskohtiin särkyä halkeamien läpi. Väärien häiriöiden ehkäisemistä voidaan välttää luomalla tiedot vuokaavio alusta alkaen. Noudata alla olevia ohjeita, jotta kaikki sivut toimisivat samassa suunnassa.

Ole päällikkö

Useimmat tapahtumat ovat yhteisiä ponnistuksia useiden eri osastojen välillä, mutta päivän lopussa on oltava yksi johtajista, joka valvoo koko tuotannon. Jokaisen tiimin jäsenen tulee keskittyä heidän erityispiirteisiinsa ja ymmärtää rajansa merkitys. Tunnista itsesi johtavaksi suunnittelijaksi projektin alusta. Kerro työtovereillemme tiedonkulun tärkeys ja havainnollista, mitä tapahtuu, kun protokollia ei oteta huomioon. Koska kukaan ei halua olla vastuussa ongelman luomisesta, selitä sisäisen vuoropuhelun säännöt ensimmäisenä päivänä.

Järjestä komiteat

Tavoitteena on yhdistää työntekijät, joiden vastuualueet joudutetaan jollakin tavoin. Esimerkiksi markkinointiosaston tulisi olla samaa komiteaa kuin audiovisuaalinen ryhmä, jotta kaikki grafiikat ja logot näyttäisivät oikein. Luomalla tiimiä, jotka luonnollisesti tarvitsevat yhteistyötä, poistetaan paljon irtisanotuista sähköposteista, jotka hajoavat hajotuksesta.

Valitse kustakin valiokunnasta yksi edustaja, joka ilmoittaa sinulle viimeisimmän kehityksen.

Määräajat

Määräaikojen lähettäminen etukäteen vähentää stressitasoja kaikille osallistuville. Voit vahvistaa aikataulujen arvoa luomalla vuokaavion, joka havainnollistaa, kuinka kunkin valiokunnan työtä käytetään kaikkien yhteenliittämiseen.

Työntekijät vastaavat yleensä paremmin, kun he tietävät, että toinen osasto odottaa vastaustaan. Näiden tietojen jakaminen pitää prosessin avoimena ja korostaa vastuuta ilman negatiivisia toimia.

Keep Executives Informed

Yksi suurimmista virheistä, joita voit tehdä, on työskennellä kulissien takana, kunnes olet valmis esittämään ideoita toimeenpanijoille. Harvoin, jos ikinä, tulet heidän toimistoonsa ja jättäisit muuttamatta jotain tapahtumaasi. Säästä itsesi turhautumista pitämällä heitä ennakoivasti kokousten ajan suunnitteluprosessin aikana. Projektin keskellä on paljon helpompi tehdä muutoksia kuin lopussa.

Ota yhteyttä toimittajiisi

Toinen näennäisesti viaton virhe, joka voi ilmetä, on toissijainen viestintä myyjien kanssa.Näin tapahtuu, kun työntekijä tekee aloitteen ottaa yhteyttä myyjään suoraan jakamissuunnittelun yksityiskohtiin, joita et ole tietoinen. Näiden puolten keskustelujen tuloksella voi olla suuri vaikutus tapahtuman tapahtumiseen. Ainoa tapa estää tämä on rajoittaa myyjäsi tekemästä tilauksia muilta työntekijöiltä. Saatat ajatella, että se kuulostaa ensin kovilta, mutta nukut paljon helpommin tietäen, että kaikki tietosi virtaa sinut läpi.

Ennakoivat päivitykset

Tapahtuman johtavan suunnittelija vaatii, että jakat yhtä paljon tietoja kuin sait. Pidä pääsuunnitteluasiakirja, jossa hahmotellaan tapahtuman tiedot ja lähetä viikoittaiset päivitykset kaikille valiokuntanne jäsenille. Pidä viestintäsi lyhyessä ja pisteessä. Haluat, että jokainen lukee viestejäsi päivitettävissä päivityksissä olevat muistiinpanot, mutta jos pelaat liikkumattomasti, niin menetät nopeasti tarkkaavaisuutesi.

Tapahtumiesi tietovirran hallinta edellyttää samoja menettelytapoja kuin yksiköiden välinen viestintä. Pidä kaikki tietoinen heidän velvollisuuksistaan ​​ja anna tärkeitä päivityksiä kaikkien asianosaisten kanssa. Kriittinen ero on, että olet projektin toimitusjohtaja. Sinun tehtäväsi on hallita kaikkia sisään tulevia yksityiskohtia ja kääntää ne osaksi yhteisiä näkemyksiä, jotka vastaavat kunkin osaston tarpeita.

Menestyksen perusta on varmistaa, että kaikki tieto virtaa samaan suuntaan.