Vinkkejä tapahtuman esittelyyn ennen tapahtumia

Onneksi olkoon! Olet suunnitellut ja suorittanut esitystilaisuussuunnitelman erityisestä tapahtumastasi ja nyt tapahtuman päivä on saapunut.

Tämä on prosessin kriittinen vaihe, jossa jokaisen tapahtumasuunnittelijan on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, - että tapahtumapaikka on valmis varmistamaan, että koko asia irtoaa ilman vetoa.

Parkkipaikka

Sinun on varmistettava, että verkkosivustosi merkitsee selvästi erikoistapahtumien pysäköintitilaa ja että osanottajille on lähetetty sähköpostitse selkeä kartta saatavilla olevasta pysäköinnistä, mukaan lukien edulliset sisäänkäynnit ja alueet, jotka ovat lähinnä tapahtumasi rekisteröintitila.

Älä unohda sisällyttää yksityiskohdat esteettömistä pysäköintipaikoista.

Vihje: Jos pysäköintitilaan ei ole määritelty erillistä pysäköintialuetta, kannattaa luoda oma alue mahdollisimman lähellä sisäänkäyntiä. Voit tehdä tämän liikennekanavilla ja vaara-teolla tarvittaessa.

Jos pysäköinti on vaikeaa, anna yksityiskohtaiset ohjeet valtuutetuille ja varmista, että sinulla on pysäköintihenkilökunta tai selkeät opasteet.

Turvallisuus

Jos aiot käyttää tietoturvaryhmää paikan päällä, on tärkeää, että he tietävät tarkalleen mitä tehtävät ovat ja mitä he odottavat heidän tekevän.

Varmista, että annat heille kirjallisen ohjeen, jossa on yksityiskohtia tilanteista, joissa heidän odotetaan osallistuvan tai hallitse. Näkyvä turvallisuus voi olla esimerkiksi tärkeä "mukavuuskysymys" osallistujille tapahtumassa, mutta huonosti toteutettu turvallisuus voi vakavasti torjua. Älä vaaranna kielteistä vaikutelmaa - käsitellä vain arvostettuja tietoturvayrityksiä ja varmista, että tarkista referenssit tarkkaan.

Rekisteröinti

Ensimmäiset näyttökerrat lasketaan. Tapahtumien rekisteröintiprosessin tehokkuus (tai muuten) asettaa äänen jäljellä olevalle osallistujan tapahtumakokemukselle.

Muista, että jos rekisteröintiprosessi imee ja valtuutetut pysyvät ajan tasalla kädet ja matkapuhelimella, on todellinen vaara, että he jakavat kokemuksia kollegoidensa tai sosiaalisen median kanssa.

Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joiden avulla tapahtumasuunnittelijat voivat auttaa sinua lieventämään kielteisiä palautteita tässä ratkaisevan tärkeässä vaiheessa:

• Tarjoa esirekisteröinti tapahtumasi aikana. Tämä yksinkertainen idea voi kestää suuren osan paineesta tapahtumapäivänä.
• Rekisterin henkilökunnan tulee tuntea tapahtuma ulos ja pystyä vastaamaan mahdollisiin kysymyksiin, jotka syntyvät nopeasti ja tehokkaasti.
• Tarjoa virvokkeita ja välipaloja rekisteröidyllä alueella ja varmista, että sinulla on tarpeeksi istuimia ja pöytiä, jotta ihmiset voivat tutkia laukkuja ja jopa odottaa kollegoiden tai ystävien saapumista.
• Näytä ohjeet mobiilitietosovelluksen lataamiseksi, jotta edustajat voivat aloittaa tapahtumakokemuksensa suunnittelun.

Ääni / visuaalinen

Keskustele keynote-kaiuttimellesi, esittelijöille ja sponsoreille varmistaaksesi, että tarvitset esittelytekniikoita kattavasti.

Jos he aikovat esitellä dioja omilta kannettavilta tietokoneiltaan, varmista, että kaikki tarvittavat liittimet ovat paikallaan. Sinun olisi pitänyt tarkastella nämä esitykset pari päivää aikaisemmin tietenkin!

Tiimisi

Järjestä tapahtumatiimiä perusteellisesti varmistaaksesi, että kaikki ovat nopeita, eikä viime hetken epäilyksiä tai puutteita odoteta.

Vihje: On suositeltavaa järjestää esikonferenssi (pre-conference) tässä vaiheessa tapahtuvassa erikoistapahtumassa, joka sisältää kaikki tarvittavat muutokset, jotta tapahtuma onnistuisi.

Ajattele osallistuja

Varmista, että laitat itsesi osallistujiesi kengille ja harkitse koko tapahtuman näkökulmasta.

Oletko peittänyt kaiken saadaksesi kokemuksen mahdollisimman tasaiseksi ja saumattomaksi? Onko jokin mahdollisesti hämmentävä vai selkeästi selitetty? Onko viime hetken aukkoja suunnitelmissasi (valmistaudu tähän)?

Riippumatta siitä, minkä kokoisia erikoistilaisuuksiasi ovat, nämä 6 vinkkejä tapahtumapaikan valmistelemiseen ennen erityistilaisuuksia voivat auttaa sinua sitoutumisessa, markkinoinnissa ja verkostoitumisessa. Tapahtuman onnistuminen alkaa oikealla suunnitelmalla.