Tapoja häiritä projektiasiakkaita

Projektinjohtajana osa työstäsi on varmistaa, että sidosryhmät - tämä on projektitiimi ja avainasiakkaat ja toimittajat - saavat hankkeensa tarvitsemansa. Sidosryhmien tulisi olla avainhahmot. Heidän pitäisi tukea sinua, auttaa sinua saavuttamaan hankkeen tavoitteet ja varmistamaan, että jokainen vetää samaan suuntaan.

Mutta on helppoa ärsyttää heitä. Ja kun se tapahtuu, he voivat muuttua ihmisiksi, jotka eivät enää halua tehdä projektisi.

Tämä on suuri riski projektinjohtajalle, koska tarvitset apua ja tukea menestymiseen. Ilman niiden panosta, et ehkä pysty toimittamaan projektia.

Tässä on tapoja ärsyttää projektiasiakkaita ja mitä sinun pitäisi tehdä.

Yhteyden puuttuminen

Viestinnän tulisi olla noin 80% siitä, mitä teet projektinhallinnanjohtajaksi. Kun et kerro joukkueellesi, toimittajille tai asiakkaille, mitä tapahtuu, niin he joutuvat nopeasti ärsyttämään. Mikä pahempaa, niillä on taipumus täyttää puutteet selityksineen siitä, mitä tapahtuu, mikä ei todennäköisesti ole tarkka ja voisi vahingoittaa hankkeen mainetta.

Tee sen sijaan: Yhdistä selkeät projektiraportit. Tapaa heidät yksitellen ja ryhmissä ja pitävät heidät ajan tasalla kaikissa vaiheissa. Luo projektisuunnitelma ja tee sidosryhmien analyysi, jotta voit selvittää, kuka tarvitsee kuulla, mitä ja milloin he tarvitsevat kuulla sitä.

Käytä näitä 15 viestintätyökalua saadaksesi helpommin viestisi.

Epäonnistuminen heidän mielipiteitään

Viestintä on yksi asia, mutta se on yleensä tilan päivityksiä ja projektin seurantaa. Sinun on tehtävä enemmän, jotta heitä sitoutuisivat projektissa.

Tämä voi ärsyttää ihmisiä, kun he ovat aiheen asiantuntijoita tietyllä alueella, etkä pyydä heidän panostaan ​​jotain, jolla he ovat erittäin päteviä kommentoimaan.

Projektinjohtajat voivat joutua ansaan uskomaan, että heidän on tehtävä kaikkensa ja tehtävä kaikki päätökset itse, mutta näin ei ole lainkaan.

Tee sen sijaan: Kysy mielipiteesi siitä, miten hankekysymyksiä käsitellään niiden syntyessä. Ota heidän näkemyksensä huomioon. Sinun ei tarvitse tehdä mitä he ehdottavat, mutta se auttaa rakentamaan suhteita, jos kuuntelet.

Voit tehdä tämän projektien kokouksissa ja olla kuunneltavissa, kun he tulevat sinulle ehdotuksin. Jos se on tiimisi, varmista, että heillä on riittävä tilaisuus esittää näkemyksensä.

Uskottaessa kelpoisuutesi antaa sinulle supervaltuudet

Koska PMP® ei tee sinusta maailman parasta projektipäällikköä (vaikka se saattaisi auttaa pienestäkin). PRINCE2®-käytännön sertifikaatin, APMP: n tai minkä tahansa muun projektinhallintatiedon pitäminen ei tee sinua kauhistuttavaksi.

Pätevyydestäsi koko ajan ja miten kirjat tekevät asioita on varma tapa häiritä sidosryhmiäsi. He eivät halua kuunnella teidän huippupisteistäsi tentissä tai miten he käyttävät metodologiaa projektissaan. Itse asiassa he haluavat vain, että hanke menee hyvin. He eivät välitä paljon siitä, miten pääset sinne suurimman osan ajasta.

Älä oleta, että koska sinulla on pätevyys ja osaa esimerkiksi tehdä riskienhallinta, että et jää kiinni projektiriskistä.

Se tapahtuu parhaimmillaan! Joten on parempi olla nöyrä ja omistautunut, asettamaan taitosi hyvään käytäntöön käytännöllisellä tavalla, vaikka ette usko, että he asettavat sinut yläpuolesi yläpuolelle.

Tee sen sijaan: Sinun pätevyydestänne pitäisi hiljaa antaa sinulle luottamus tehdä työsi parhaan kykynsä mukaan, mutta huomaat, että monet projektipäälliköiksi toimivat ihmiset pitävät sertifikaatteja. Itse asiassa monet erikoistuneilla toimialoilla työskentelevät ihmiset saavat todistuksia, ja monille yrityksille, asiantuntemuksenne, mikä on arkkitehtuuria, kirjanpitoa tai projektinhallintaa, ovat yksinkertaisesti hygieeninen tekijä.

Älä odota sidosryhmiesi vaikutusta, älä puhu niistä koko ajan. Osoita taitojasi toimittamalla projekti hyvin ja osoittamalla, miten käytät oppimasi tietoja luokkahuoneessa.

Määräajan muuttaminen

Kun kaikki ovat allekirjoittaneet hankkeen virstanpylväitä ja tietävät, mitä tapahtuu, kun kaikki voivat työskennellä harmonisesti yhtenä ryhmänä.

Kun muutat määräaikoja ja et kerro kenellekään, silloin ihmiset alkavat ärsyttää.

Lue seuraava: Mikä on Project Milestone?

Päivämäärän muuttaminen vaikuttaa valtavasti toisten ihmisten työhön. He saivat varata loma-ajan projektin kriittisessä työssä. He ovat joutuneet täyttämään resursseja muissa joukkueissa, koska joku tarvitsee projektia tietyn ajan kuluessa. Jos muutat päivämääriä ymmärtämättä tätä taustaa, voit asettaa projektin vaaraan.

Tee sen sijaan: Projektin sponsori ymmärtää, jos et pääse sovittuihin virstanpylväisiin. Asiat muuttuvat. Projektin laajuuteen tai asioihin lisätään uusia kohteita. Mutta teidän tehtävänne ei ole yksimielinen aikataulujen muuttamisesta yksin.

Työskentele projektiryhmän kanssa ymmärtämään muutoksen vaikutuksia. Sitten ehdotat ratkaisua projektin sponsoriisi, selvittämällä päivämäärien muuttamisen syyt. Varmista, että kaikki sidosryhmät ovat tietoisia muutoksesta ja siitä, miten se voi vaikuttaa heidän työhönsä. Sitten, muuten kaikki sopivat, tee muutos ja päivitä projektiasiakirjat. Sinun ei pitäisi koskaan yksinkertaisesti tehdä muutoksia päivämääriin antamatta loput joukkue tietää ensin.

Wasting Their Time

Kokoukset! Me kaikki rakastamme, emmekö me? Niiden tulisi olla tehokkaita, hyvin hallinnoituja ja kaikkien aikojen hyvä käyttö.

Mutta se ei aina ole. Monta kertaa osapuolet valittavat, että he ovat hukanneet aikaa kokouksiinsa. Ei ole ollut esityslistaa, tai päätöstä, jonka he odottivat, ei tehty, koska huonot ihmiset olivat huoneessa.

Sinulla on myös muita mahdollisuuksia tuhlata aikaa - ei ole vain kokouksia. Älä sekoita niiden postilaatikkoa asettamalla ne kopioon sähköposteista, kun heidän ei tarvitse olla.

Tee sen sijaan: Hankkeilla on myös muita tehtäviä, joten heidän on käytettävä aikansa viisaasti. Varmista, että kokouksillasi on esityslista. Suunnittele ne, kutsu oikeat ihmiset ja varmista, että seuraat jälkikäteen.

Lue seuraava: 6 tapaa valmistautua projektikokoukseen.

Vain lähetä sähköpostia asianomaisille ihmisille. Jos tarvitset jotain, varmista, että he ymmärtävät, miksi heidän on oltava tietoisia ja välttää pelätty "vastaus kaikki" niin pitkälle kuin pystyt.

Vain olla tietoinen siitä, että muut ovat kiireisiä ja että projekti ei ole koko ajan etusijalla (jos se on missä tahansa ajassa).