5 Projektin ja liiketoiminnan välisiä eroja tavalliseen tapaan

Oletko todella tekemässä projektia? Tai mitä teet osaksi yrityksen päivittäistä toimintaa?

Kun puhun ryhmiin kuuluville ihmisille, he kertovat usein, että he eivät ole varmoja siitä, tekevätkö he projektin tai "vain" tekevät liiketoimintaa tavalliseen tapaan. Molemmissa tehtävissä tarvitaan organisaatiota ja yhtä päteviä, mutta se voi auttaa ymmärtämään, mitä työskentelet, jotta voit nähdä paremmin, missä se sopii koko organisaatiossa.

Selväkäämme ero, jotta voisitte olla varmoja siitä, mikä projekti on ja mikä on osa liiketoimintaa tavalliseen tapaan. Projektityön ja liiketoiminnan välillä on viisi keskeistä eroa tavalliseen tapaan. Näet usein yrityksesi tavalliseen tapaan lyhennetyn BAU: n.

1. Hankkeet Muuta liiketoimintaa; BAU tunnistaa muutoksen

Ensinnäkin on eroa siitä, miten muutosta käsitellään.

Yrityksen tavanomaiset liiketoiminnot johtavat liiketoimintaan. He pitävät valot päällä. He palvelevat asiakkaita, ja he osuvat tavoitteisiin. BAU-tiimit ovat myös ensimmäisiä, jotka tietävät, milloin nykyiset liiketoimintaprosessit eivät toimi ja eivät ole enää tarkoituksenmukaisia. Kun näin tapahtuu, BAU-ryhmät ovat niitä, jotka tunnistavat muutoksen tarpeen.

Johtaja voi strategisen katsauksen osana ehdottaa, mitä muutoksia tähän toimialaan tai liiketoimintaryhmään on tehtävä tavoitteiden saavuttamiseksi. Tai osaston valoisa kipinä saattaa ehdottaa muutosta työntekijän ehdotusjärjestelmän avulla.

Taajuuden toisessa päässä voi olla täysi liiketoiminnan tapaus, jonka ylimmän johdon tuottamat muutokset ovat välttämättömiä, jotta heidän jakautumisensa saavuttaisivat tavoitteensa vuodelle.

Se ei ole pelkästään liiketoimintaprosessien virtaviivaistaminen. BAU: n rooleissa työskentelevät voivat myös ymmärtää, että muutos on olennaisen tärkeää sääntelykehyksen muutosten tai osana organisaation kilpailutilannetta.

Frontline-henkilökunta pyrkii toimittamaan strategiaa, ja he tietävät, mitä he haluavat olla erilaisina saadakseen sinne.

Hankkeet ovat mekanismi tämän muutoksen toteuttamiseksi. Projektit tarjoavat muutoksia BAU-toimintoihin ja niiden kautta projektinhallinnan avulla. Selitämme, mitä projektinhallinta on edelleen. Projektiorganisaatio toimii BAU-tiimien tunnistamisen muutoksen toteuttamisessa. Tämä tapahtuu sen jälkeen, kun se on läpäissyt hankkeiden hyväksymisprosessin, joka on yleensä yritystoiminta ja ylimmän johdon hyväksyntä.

Tämä ei tarkoita sitä, etteivät projektiryhmän henkilöt voi koskaan ehdottaa parannuksia liiketoimintatapoihin, mutta he tekevät niin roolistaan ​​työntekijänä eikä osana hankkeen rooliaan.

Tämä jakaminen, jonka kuulet myös yhteenvedon "muuttaa liiketoimintaa, hoitaa liiketoiminta", näkyy myös hankkeiden lopussa.Projektin muutos on tuottaa tuotos. Se voisi olla osa uutta ohjelmistoa, rakennusta, uutta palvelua tai jotain muuta. BAU-tiimi on vastuussa siitä, että se hyödyntää sitä ja hyödyntää sitä hyödyllisesti. Toisin sanoen projekti tarjoaa mahdollisuuden saada etuja, ja BAU-toiminnot käyttävät sitä kykyä saada hyötyä todellisuudessa.

2. Projektit hallitsevat riskejä; BAU lievittää riskiä

Jotta liiketoiminnan tavanomaiset toiminnot olisivat tehokkaita, huomaat, että BAU-tiimit pyrkivät lieventämään kaikkia riskejä toimintaan. Epävarmuuden poistaminen liiketoiminnasta paremman organisatorisen vakauden ja toistettavien prosessien kannalta on hyvä asia.

Hankkeet, jotka ovat luonteeltaan ainutlaatuisia ja epävarmoja, edellyttävät riskialttiutta. Yhtiö tekee vähän hyppää tuntemattomalle vain tekemällä projektia, koska se tuo muutosta ja toimittaa jotain, joka ei ollut aiemmin.

Projektiryhmät siis lähestyttävät riskiä eri tavalla organisaation BAU-puolelle. Projektinjohtajat pyrkivät hallitsemaan sekä positiivisia että negatiivisia riskejä saadakseen parhaan tuloksen. Tämä voi sisältää riskin lieventämistä yrittääkseen rajoittaa sen todennäköisyyttä, mutta se sisältää myös muita riskinhallintastrategioita.

On epätodennäköistä, että sammutat projektin riskin, mutta saatat pystyä tekemään sen BAU: n töiden hyvästä toiminnallisesta syystä.

3. Hankkeet ovat aikarajoitettuja; BAU on käynnissä

Hankkeilla on alku, keskellä ja loppu. Tämä on projektin elinkaari. Itse asiassa hankkeen tarkimmat ominaisuudet ovat se, että se päättyy. Projektin johtaja ja projektiryhmä työskentelevät projektissa tänä aikana. Sitten joukkue hajoaa luovutusvaiheen ja lopussa vaiheen lopussa.

BAU ei pysähdy. Voit luonnollisesti sulkea toiminnon tai lopettaa prosessin, jos sitä ei enää tarvita yritykselle - vaikka sitä hoidettaisiin projektina! . BAU-funktio tuottaa jatkuvaa työtä ilman ennakoitavaa päättymispäivää.

4. Projektit voidaan aktivoida; BAU Usein ei voi olla

Projektit voidaan aktivoida ja usein BAU ei voi olla - luotat tavanomaisen työn jatkuviin toimintoihin. Toisin sanoen hankkeiden ja "muiden" tehtävien kirjanpitokäsittely on erilainen.

Hankerahoitus liittyy usein hyödykkeen käyttöönottoon, mikä tarkoittaa, että kustannukset voidaan aktivoida. Joissakin tapauksissa riippuen siitä, missä olet maailmassa ja paikallisissa kirjanpitosäännöissänne, voit jopa ottaa projektikustannukset viivan alapuolella.

BAU-kustannuksia pidetään yleensä opexina (käyttömenot) ja ne seurataan yhtiön tuloslaskelmissa.

Projektin rahoitus ja liiketoiminnan rahoitus ovat yleensä hyvin erikoistuneita alueita, joten on aina parasta neuvotella valtiovarainministeriön asiantuntijoiden kanssa ennen kuin arvioidaan, mitä organisaation organisaatiossa pitäisi ja jota ei pitäisi aktivoida. Tilinpitosäännöt eroavat maittain ja jopa organisaatiosta organisaatioon, jossa yksittäisillä yrityksillä on tiettyjä prosesseja ja tapoja tehdä asioita.

Jos olet epävarma, tarkista aina!

5. Projektit osallistuvat moniammatillisiin joukkueisiin; BAU osallistuu toiminnallisiin tiimeihin

Lopuksi on suuri ero projektiryhmien muodostamisessa. Hankkeisiin liittyy usein monitieteisiä asiantuntijaryhmiä, jotka on koottu yhteen tuotannon tuottamiseksi. Tietäen, miten motivoida projektiryhmä on tärkeä, koska joskus hankkeet alkavat ilman, että tavoite annetaan kaikille. Jos ihmisillä ei ole selkeää käsitystä siitä, mihin he työskentelevät, he eivät tahdo tehdä parasta työtä.

Projektiryhmät koostuvat ihmisistä, jotka täyttävät tiettyjä tehtäviä. Nämä eivät ole työnimikkeitä vaan projektin tehtäviä, joilla on erilainen vastuu. Projektiryhmän päätehtävät ovat:

• Projektin sponsori
• Projektinjohtaja
• Vanhempi toimittaja (työn suorittamisesta vastaava organisaatio, joka voi olla sisäinen joukkue, kuten IT tai ulkopuolinen toimeksisaaja tai myyjä) > Asiakas (tämä voi olla sisäinen asiakas, kuten erilainen osastopäällikkö tai asiakaspalvelujärjestö, asiakas, jolle toimitat hankkeen)
• Asiantuntijaryhmät (henkilöt, jotka on viety joukkueelle joko hankkeen tai sen osan, joka käyttää asiantuntemustaan ​​osallistumalla hankkeen menestykseen).
• Lue lisää projektiryhmän roolista.

BAU: n työtä puolestaan ​​hallinnoivat toiminnalliset ryhmät. He ovat asiantuntijoita omasta oikeudestaan, mutta ryhmiteltyinä osastoina ja tavallisesti vähemmän toiminnallisesti päällekkäisyyksiä muiden yksiköiden kanssa kuin projektiryhmät.

Normaalisti on hyvin selvää, mitä heidän on tarkoitus työskennellä ja joukkueen tavoitteita. Heillä on selkeät tavoitteet ja visio roolista, jolla osasto toimii yrityksessä. Esimerkki voisi olla asiakaspalvelutiimi, joka toimii osana suurempaa asiakaspalvelupyyntöä, joka käsittelee puheluita ja sähköposteja asiakkailta tuotteesta.

Tämä on monimutkaista: päällekkäisyyksiä on. Esimerkiksi kyseisen asiakaspalvelukeskuksen johtaja on alan ammattilainen. Heitä voidaan siirtää projektityöryhmälle työpaketin ja resursseihin, jotka liittyvät asiakkaan yhteyteen liittyvän hankkeen osan toimittamiseen. Projektityössään he kuitenkin ottavat tehtävän aiheen Asiantuntija-asiamiehenä eikä asiakaspalveluiden johtajajohtajana. Projektiryhmän jäsenenä he ovat vastuussa projektin budjetista ja heillä on laaja harkintavalta siitä, miten työ toteutetaan päämäärien saavuttamiseksi. Heillä ei ehkä ole tätä BAU-roolissaan.

BAU: n ja hankkeiden välinen ristiriita

Projektityö ja BAU-työ voi istua mukavasti rinnakkain, mutta useimmiten ei ole jännitteitä. Näin tapahtuu, koska hankkeet yrittävät muuttaa status quoa. Nykyinen tilanne toimii melko hyvin, ja ihmiset eivät suurimmaksi osaksi halua muuttaa, joten siellä on aina vähän jännitystä.

Toiseksi, kun pyydät ihmisiä liittymään projektiryhmään, he voivat kärsiä lojaaleja koskevasta ristiriidasta.Onko heidän ensimmäinen vastuu päivätoimistaan ​​tai projektistaan? Selkeät tavoitteet ja vahva sitoutuminen hankkeen johtamiseen voi auttaa tässä sekä ylläpitää viestintäyhteyksiä niin, että he tietävät, mitä yrityksen ja tiimin painopisteitä pitäisi olla.

Kolmanneksi liiketoiminnan pitäminen on aina etusijalla. Tämä vaikuttaa projektiyhtiöihin, jotka saattavat nähdä rahoituksen leikkaamisen, keskeiset resurssit palautetaan BAU: n rooleihin ja aikataulut viivästyvät, koska organisaation päivittäisten toimintojen säilyttämiseen tähtäävä työ on vetää keskittymään.

Projektinjohtajat voivat turhautua tähän, mutta se on aina sellainen, ja sen pitäisi olla. Ei ole mitään järkeä hankkia fantastinen projekti, jos yritys on mennyt rintakuvaan tällä välin, eikä kukaan saa käyttää sitä, mitä olet rakentanut!

Näiden ohjeiden pohjalta on helppo nähdä, oletko projekteissa tai BAU: ssa vai molemmissa.