Miksi sinun pitäisi investoida rakentamiseen Document Management Software

Kuvittele työpöytäsi. T

o oikealla näet pienen vuoron papereita. Siinä on sopimuksia, laskuja, projektin päivityksiä, sovelluksia, LEED-lomakkeita ja RFD: itä. Heillä kaikilla on oma paikkansa massiivisessa arkistokaapissa, mutta jotkut on allekirjoitettava, jotkut on skannattava, ja jotkut on lähetettävä asiakkaille.

Lyhyesti sanottuna toimistosi on sotku.

Näyttääkö tämä skenaario liian tutulta? Asiakirjan ylikuormitus on yleinen ongelma rakennusalan johtajille.

Onneksi rakentamisen hallintaohjelmisto tarjoaa erinomaisen ratkaisun tähän yleiseen ongelmaan.

Rakennushallintaohjelmisto sisältää valtavan osan asiakirjojen hallintavaihtoehdoista. Nämä ohjelmistoratkaisut auttavat käyttäjiä nopeasti paikantamaan asiakirjojensa ja lomakkeitasi ja vähentämään paperityötä täyttävän aikamäärän vähentämistä, jotta he voivat työskennellä asiakkaiden kanssa ja keskittyä rakennusalan työpaikkoihin.

Organisoida

Todennäköisesti tärkein asiakirjahallintaohjelmiston periaate on sen kyky järjestää tiedostoja. Työpöydälläsi ei enää ole hauskaa arkistokaappeihin tai paperipinoihin - liitä vain etsimäsi asiakirja hakukoneeseen etsiäsi tiedosto välittömästi.

Ohjelmiston avulla voit myös ladata olemassa olevat tiedostot, joten ohjelmistoratkaisussa ei ole outoa fyysistä tiedostoa ja tiedostoja. Ja monissa sovelluksissa voit käyttää näitä dokumentteja pilvessä ja löytää paperityötä liikkeellä ollessasi.

Eräitä esimerkkejä erinomaisista organisaatiojärjestelmistä ovat Aconex ja Viewpoint. Aconex otti Googlen hakualgoritmin jälkeen, jotta käyttäjät voisivat nopeasti löytää minkä tahansa asiakirjan, jota he etsivät. Viewpoint käyttää samanlaista algoritmia ja voi myös etsiä ja indeksoida Vista-sähköpostin liitteitä.

Yhteistyö parempaan

Jos valitset pilvipohjaisen rakennusdokumenttien hallintapalvelun, saat selville, että paperiasiat ovat nopeampia ja entistä tehokkaammin.

Avain?

Ohjelmisto helpottaa tiimisi kanssa työskentelyä.

Useat rakennusdokumenttien hallintaohjelmistot tarjoavat innovatiivisia ja intuitiivisia yhteistyövaihtoehtoja. Esimerkiksi Procoren rakennusprojektin asiakirjojen hallintatyökalun avulla päälliköt voivat jakaa eri käyttöoikeudet kullekin käyttäjälle. Vaikka Procore tallentaa tiedoston aiemmat versiot, se myös varmistaa, että jaettu sisältö on aina samassa luonnoksessa, jotta käyttäjät eivät vahingossa muokkaa väärää versiota. Ja koska se toimii iPadin, iPhonen ja Androidin lisäksi PC: n lisäksi, tiimisi voi aina käyttää näitä tietoja liikkeellä.

Säästä rahaa

Rakennusdokumenttien hallinnoinnilla on monia selviä tapoja säästää toimistosi rahaa.Sinun ei tarvitse sijoittaa yhtä paljon väriaineisiin, papereihin, kopiointiin ja arkistointiin. Mutta rakennusasiakirjojen hallintaohjelmisto voisi myös säästää yrityksesi tuhansia vuosia työhön. Hotel Executive kertoo, että asiakirjojenhallintaohjelmiston avulla yritykset voivat säästää 5 000 dollaria vuodessa leikkaustyön tekemisestä - ja nämä säästöt eivät pysähdy hotelleissa, vaan se ulottuu mihin tahansa liiketoimintaan, jossa on huomattavia asiakirjojen hallintatarpeita.

Asiakirjanhallintaohjelmisto voi myös auttaa yritystäsi menettäneiden asiakirjojen löytämisen kustannuksista. Yksi asiakirjan kuvantamisyritys arvioi, että se maksaa $ 120 - $ 250, jotta luodaan vääränlainen tai kadonnut asiakirja.