Puhelin Etiketti - Mielipiteesi käyttäminen puhelimessa käytettäessä

Milloin aloitit puhelimen käytön? Voi luultavasti heti, kun voisit sanoa "hello". Sinun ei tarvinnut enää taitoa soittaa tai vastaanottaa puhelua. Totuus on, vaikka se ei varmasti ole raketti tiede, oikea puhelin etiketti työympäristössä liittyy hieman enemmän kuin kyky lausua tervehdys. Koska se voi olla ensimmäinen yhteyskohta asiakkaan, asiakkaan tai jopa työnantajan kanssa, on tilaisuutesi tehdä hyvä ensivaikutelma …

tai huono. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joita sinun tulee noudattaa, kun käytät puhelinta työssä:

• Swallow First: Toisin sanoen suun ei pidä olla soitettaessa puheluun tai puhelimeen vastaamiseen. Haluat puhua selkeästi ja se on mahdotonta, jos olet pureskelu tai nieleminen.
• Nimi ja asema Ole hyvä: Kun saat puhelun työssä, sinun on tunnistettava itsesi ja yrityksesi ja osastosi tarvittaessa. Jos soittaja on siirretty sinut päälinjasta, voit ilmoittaa vain nimesi ja osastosi. Henkilö, joka alun perin vastasi puheluun, antoi todennäköisesti yrityksen nimen. Kun olet soittaja, tunnista itsesi samalla tavalla ennen kuin pyydät henkilöä, jonka yrität tavoittaa.
• Manners todella aiheuttavat: Ole aina kohtelias riippumatta siitä, kuka on rivin toisessa päässä. Olitpa puhumalla vastaanottovirkailijaan tai yritysjohtajalle koskaan unohda sanoa kiitos ja kiitos. Sen lisäksi, että jokainen ansaitsee kunnioituksen, puheluun vastaava henkilö voi varmistaa, että se käsitellään asianmukaisesti.

• Tarkennus: Vaikka me kaikki haluamme monitietoida (tai yrittää) pidättäytyä tekemästä muita asioita puhelun aikana. Sinun pitäisi antaa henkilölle, josta puhut, jakamattomaan huomionne. Sähköposti, sosiaalinen media ja pelit voivat odottaa.
• Nyt pidä kiinni: Ensinnäkin sinun on vältettävä kaikkia muita keskusteluja, kun olet puhelimessa. Todellisuus on kuitenkin joskus matkalla. Saatat joutua puhumaan jonkun, joka tulee toimistosi tai kabinettisi tai poimi toinen puhelu. Anteeksi itsesi ja rajoittaa toinen keskustelu muutaman sekunnin. Älkää antako joku odottaa pitoon loputtomiin. Jos et voi huolehtia toisesta asiasta nopeasti, mutta sitä on käsiteltävä välittömästi sen sijaan, että ottaisit henkilön, jolle puhuit pidossa, kysy, voisitko soittaa takaisin sopivaan aikaan.
• Älä anna soittajan menettää järjestelmään: On aikoja, jolloin et voi auttaa henkilöä rivin toisessa päässä, ja hänen on siirrettävä hänelle jollekin. Kun teet, varmista, että hän tietää kenelle siirrät puhelun ja miksi.Kerro hänelle, mitä tehdä, jos puhelu ei mene läpi tai jos henkilö, johon lähetät hänet, ei ole tai ei voi auttaa.
• Pidä viestit lyhyt ja makea: Kun jätät jonkun sanoma-viestin, puhu hitaasti ja selvästi, varsinkin kun ilmoitat nimen ja puhelinnumeron. Liian monet ihmiset jättävät hyvin pitkiä ja kauhistuttavia viestejä vain nopeasti mummakseen heidän nimensä ja numeronsa lopussa, jolloin vastaanottaja ei pysty palaamaan puhelua.
• Kerran on tarpeeksi: Jos jätät viestin ja henkilö, jolle jätit sen, ei pääse takaisin sinulle heti, koska se ei voi tällä hetkellä. Ei tarvitse soittaa uudelleen ja uudelleen. Jos se on kiireellinen asia, voit yrittää soittaa uudelleen seuraavana päivänä tai seurata sähköpostiviestiä, jossa sanotaan, että jätit myös vastaajapalvelun.
• Kuuntele ensin: Kuuntele kokonaan vastaanottamasi vastaajan, ennen kuin palaat puhelun. Voit oppia, että ei ole edes tarpeen soittaa (wow, mitä säästäjä) tai että sinun on huolehdittava jotain ensin. Esimerkiksi soittaja voi tarvita tietoja, joita voit olla valmis, kun hän tulee takaisin.