5 Kriittistä tapahtumasuunnittelua koskevat virheet Jokainen tapahtumajohtaja on vältettävä!

Tapsaakaan se, Murphy's Law sanoo, että jos jokin voi mennä vikaan, se todennäköisesti tulee! Se on vain elintärkeä tosiasia, että usein meidän on elettävä.

Mutta kun kyseessä on tapahtumasuunnittelu, toimivaltainen tapahtumajohtaja pyrkii aina hillitsemään Murphyn lakia tunnistamalla potentiaalin, että asiat menevät epäonnistumaan ja suunnitellaan vastaavasti.

Tapahtuman päällikkönä on ehdottomasti sinun vastuullasi varmistaa, että erityinen tapahtuma toimii sujuvasti ja mahdollisimman pienillä kahleilla niin inhimillisesti kuin mahdollista.

Todellisessa maailmassa ei ole mahdollista kattaa kaikkia mahdollisuuksia, mutta vähintäänkin sinun pitäisi olla tietoinen kriittisistä tapahtumasuunnittelumalleista, jotka jokainen tapahtumajohtaja on vältettävä.

Ennakkokatkaus on forearmed, joten pyydä joitakin olennaisia ​​vinkkejä, jotka voivat auttaa sinua välttämään epäonnistuneen katastrofin seuraavassa erityisessä tapahtumassa.

1. Huono kommunikaatio - tämä on luultavasti epäonnistuneiden tapahtumasuunnittelijoiden tekemä yleisin virhe ja on vältettävä kaikin keinoin, sillä huono kommunikaatio voi kirjaimellisesti tuoda katastrofin.
   Huono kommunikaatio on usein seurausta yksityiskohtien puutteesta varsinkin kun kyseessä on tapahtumavalintaluettelo. On ehdottoman tärkeää, että kommunikoit tehokkaasti sekä sisäisen tapahtumatiimin että toimittajiesi kanssa. Vaikka et ole parhaimmillaan mielenkiintoista mikromanageja tai itsellesi haitallista, sinun on oltava viestintäprosessin päällä ja varmista, että kaikki osallistujat tietävät täsmällisesti, mitä heiltä odotetaan ja millainen aikataulu.

1. Huono tai puuttuva varautumissuunnittelu - Muista Murphyn laki? Asiat todennäköisesti menevät vikaan johtokunnossa ja tietenkin tulevan erikoisen tapahtuman aikana. Se on normaalia ja odotettavissa. Ammatillinen tapahtumasuunnittelija ajattelee eteenpäin, tunnistaa potentiaalin, että asiat menevät vikaan ja joilla on hyvät valmiussuunnitelmat. Mitä esimerkiksi, jos rekisteröintijärjestelmäsi häiriintyy päivällä, mitä jos loppuisi ruokaa tai juoda, mitä jos ei ole tarpeeksi parkkipaikkoja, niin jos pääpuhuja ei pääse ajoissa, mitä jos ääni järjestelmä tai projektijärjestelmä aiheuttavat ongelmia tapahtumapäivänä - voisitteko selviytyä? Onko sinulla suunnitelma B?
2. Riittämätön kuljetus - oletko täysin varma, että järjestämäsi kuljetukset edustajien ja esiintyjien saamiseksi tapahtumaan ovat riittäviä? On tärkeää tarkistaa tapahtumasi viikot ja jopa (viime hetkellä) tapahtuman päivänä, että kaikki kuljetusvaatimuksesi täyttyvät. Jälleen ajattele tässä tapauksessa, mitä tapahtuu, jos ajoneuvosi tai ajoneuvojen rikkoutuminen tapahtuu tapahtuman päivänä, onko sinulla varmuuskopiointisuunnitelma?
3. Ilman selkeitä merkkejä - ei ole mitään turhauttavaa edustajille kuin osallistua erityiseen tapahtumaan ja olla epävarma tai hämmentynyt siitä, missä seuraavassa esityksessä tai esittelyssä pidetään. Vältä tätä varmistamalla, että näytät riittävästi merkkejä, jotka ovat helposti luettavissa ja ymmärrettävissä. On parempi mennä yli laidan yli kuin jättää osallistujiesi menettänyt ja hämmentynyt ja jatkuvasti pyytää ohjeita.
4. Riittämätön henkilökunta kädessä - erikoistapahtumanne päivänä olet todennäköisesti käsittelemässä hyvin paljon osallistujia. Älä tee virheen luottaa vain yksi tai kaksi henkilöä käsittelemään edustajan kysymyksiä tai huolenaiheita. Varmista varmasti, että tiedät numerot ja ennen kaikkea, että tapahtumasuunnitteluryhmän ja myyjien toimittaman henkilöstön välillä on riittävästi henkilökuntaa.

Ja lopuksi on olemassa vanha sanonta, joka menee "oletus tekee perseestä sinusta ja minusta", ja se ei ole koskaan ollut oikeampi kuin silloin, kun sitä sovellettiin tapahtumanhallintaan. Älä koskaan koskaan oleta, että kaikki alustat on peitetty - varmista, että ne ovat! Jos epäilystäkään, paras käytäntö on aina tarkistaa ja tarkistaa. Älkää jättäkö asioita viimeiseen minuuttiin ja löytäkää taistelupaloja tapahtuman päivänä.