5 Tapaa parantaa työntekijän kulujen hallintaa

Oletko hiljattain löytänyt suuria reikiä budjetillasi vain selville, että ne johtuvat yhä enemmän menetyksistä? Yrityksen kulutilit ovat yritysten suuri piirre, mutta ne voivat olla myös haitaksi, ellei niitä hoideta asianmukaisesti. Olitpa tuhlaa kirjanpidon osastoa tai hallintotunteja, jotka etsivät kustannusraportteja tai menettävät tuhansia dollareita kustannuksissa, joita ei voida perustella, todennäköisesti kärsivät suurista kassavirtaongelmista ennemmin tai myöhemmin.

Parempiä käyttäytymismalleja parantamaan rajoituksia tässä on muutamia keinoja yleisen kustannusjohtamisen parantamiseksi.

1. Rajaa kulutilit.

   Jos sinulla on ongelmia päästäkseen tarkalleen millekustannuslaskelmille, aktiivisten tilien lukumäärän rajoittaminen on yksi keino pitää kustannukset menemästä valvonnasta. Käytä luottokorttitoimittajaa, joka tukee henkilöstökorttien luomista tiettyihin kulukorvauksiin tai tarjoaa käteiskortteja, joissa on päiväkohtainen maksu. Jos työntekijä tarvitsee kuluja yli määrätyn summan, vaativat kuitit ja perustelut tiliotteille. Voit halutessasi tehdä tämän ylimääräisen askeleen määrittämällä määrärahat työntekijän aseman tai hallinnan avulla pitämään prosessit jäsennellyksi ja ymmärrettäväksi yrityksesi kasvaessa.

2. Tarjoa kannustimia kannustaa kustannusten seurantaan.

   Kulujen seuranta on toinen velvollisuus, jonka työntekijät eivät ehkä halua ottaa. Lisäämällä lisää paperityötä, kun he ovat jo liikematkalla, voi olla turhauttavaa, joten heille kannustetaan tekemään niin. Tarjoa ylimääräisiä etuisuuksia tai päiväkohtaisia ​​maksuja aikataulun vastaanottamisesta, ehkä osastolla tai koko yrityksen laajuisella kilpailulla. Joitakin haasteita, joita voidaan harkita, voivat sisältää pieniä lahjoja, työntekijöiden tunnustusta tai lounaita. Kysy työntekijöiltä, ​​mitä he haluavat saada, ja sitten luo standardeja ja kynnysarvioita palkintojen myöntämiseksi, jotta työntekijät tietäisivät, mitä tarkoitetaan.

3. Selvitä hyväksyttävät ja kohtuuton kustannukset.

   Mitä mieltä olet hyväksyttävistä työntekijöiden kustannuksista ja mitä työntekijän mielestä voi olla kaksi eri asiaa. Sen sijaan, että käsittelisit työntekijöitä tarpeettomien kustannusten suhteen, luo käyttöopas, jossa määritellään tarkalleen, mitä pidät hyväksyttäviksi kustannuksiksi yhteisten kustannusten, kuten lounaiden, päivällisten ja yritystuotteiden, kannalta. Tähän pitäisi sisältyä maksimirajoituksia esimerkiksi lentoyhtiön lippujen, aterioiden tai hotellien ja osoitteiden päivitysten ja lisäosien osalta, joita työntekijät voivat houkutella lisäämään kulutustiliään. Kohtuullinen ja perusteltu selittää mahdollisimman suora ja selkeä.

4. Synkronoi yrityskorttitilastot kirjanpito-ohjelmiston kanssa.

   Monet kirjanpitosovellukset vetävät korttitapahtumia suoraan luottokortin takapäästä, joten et käytä huomattavaa aikaa vastaamaan kuitit liiketoimiin.Voit myös vaatia työntekijöitä käyttämään kulun seuranta- ja raportointiohjelmistoja, jotta he voivat tarkistaa ja vastaanottaa tuloja reaaliaikaisesti. Se auttaa pitämään kaiken koordinoidusti - ja auttaa sinua havaitsemaan hyväksyttävien kustannussääntöjen rikkomukset.

5. Automaattiset kustannusrajoitukset.

   Käytä kustannusjohtamisjärjestelmiä, joiden avulla voit määrittää parametrit kustannuskuluihin, luokkiin ja kustannuksiin, joita ei voida hyväksyä. Kun käsittelet näitä kustannuksia automaattisesti, pienennät järjestelmän käyttämiseen kuluvaa aikaa. Jos on olemassa suuria ongelmia, järjestelmä tuo ne tietoon ilman, että sinun tarvitsee syöttää päivittäin. Anna työntekijöille tilaisuus nähdä, miten tämä ohjelmisto toimii, jotta he ymmärtävät, miten seurataan heidän menojaan. Tämän pitäisi vähentää merkittävästi henkilöstöä, joka rikkoo kustannussääntöjä.

Lopuksi, älä unohda, että jotkut työntekijät saattavat vain "saada sen". Voit harkita sellaisten työntekijöiden kustannustehokkuusoikeuksien peruuttamista, jotka rikkovat jatkuvasti yrityksen sääntöjä ja vaativat sen sijaan ensimmäisen kuluja.

Vain korvaamalla hyväksyttävät kulut, sinun pitäisi käytännössä poistaa mahdolliset rikkomukset. Tietenkin kannattaa muistaa, että työntekijöillä, joilla on suuria kuluja, ei ehkä ole henkilökohtaisia ​​resursseja, joten yrityksesi ei pitäisi aiheuttaa kohtuuttomia rasitteita työntekijöillesi. Hankkimalla sopusointuisen kohtaamispaikan yrityksesi, työntekijöiden ja kustannusjohtajien tulisi löytää tehokkaampi keino.