Kuinka onnistunut rahankeräyskävelytapahtuma

Erikoistapahtumasuunnittelijat - etenkin voittoa tavoittelemattomien maiden - tietävät, että ulkomaisten varainkeruutapahtumien järjestäminen on hyvä idea. Tämäntyyppiset tapahtumat, kuten muut yhteisön varainhankintaan liittyvät ideat, edellyttävät, että ensi vuoden tapahtuman suunnittelu alkaa välittömästi tämän vuoden varainkeruutapahtuman päätyttyä. On tärkeää tarkastella tapahtumaa ja keskustella siitä, mitä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa, kun tapahtuma on vielä tuore joukkueen mielissä.

Keskustelu onnistumisista ja parannuksista varmistaa, että nämä ominaisuudet voidaan sisällyttää tai parantaa ensi vuoden tapahtumalle. Tällainen ennakoiva suunnittelu lisää myös sponsoreiden arvoa. Ja väistämättä kaikki menestyksekkäät yhteisön kävelee toivovat kasvavan ja laajentuvan vuosi vuodelta.

Mutta on tärkeää, että keskitymme ensisijaisiin tavoitteisiin tällaisten tapahtumien järjestämisessä: varainhankinta. Niinpä niille tapahtumasuunnittelijoille, jotka ovat aiemmin pitäneet yhteisön käveltyä, yksi tärkeimmistä suunnitelluista ajankohdista tosiasiallisesti tapahtuu kävelyn päätyttyä. Jotta saisit tietää monista näkökohdista, jotka koskevat yhteisön varainhankintakävijän suunnittelua ja toteuttamista, aiomme tutustua Chicagon Y-ME-rintasyöpäorganisaation isännöimään Äitienpäivän tapahtumaan.

Y-ME: n perusti kaksi rintasyöpäyhdyshääriä vuonna 1979. Voittoa tavoitteli parhaiten monikielisen kansallisen rintasyövänsä Hotline-ohjelma rintasyöpäpotilaille.

Ohjelma sai mainetta maan ainoana 24 tunnin maksuttomana puhelinpalveluna, jonka henkilökunta omistaa kokonaan rintasyöpätyöntekijät, jotka ovat koulutettuja vertaisohjaajia. Mutta järjestö myös järjesti vuosittaisen varainkeräyskävelyn äitipäivänä, joka tuki heidän ohjelmiaan ja palveluitaan. Takaisin Vuonna 2007 Y-ME kasvatti yli 7 miljoonaa dollaria lähes 43 000 kävijää 12 kaupunkia.

Vuoteen 2008 mennessä 15 kaupunkia osallistui. Valitettavasti Y-ME sulki ovensa vuonna 2012, mutta sen vuotuisen varainhankinnan perinne on edelleen suuri tapaustutkimus voittoa tavoittelemattomille tapahtumasuunnittelijoille.

Suuri osa Y-ME: n varainhankinnasta voi johtua järjestäytyneestä lähestymistavasta suunnitteluun ja tärkeimpien tavoitteiden seurantaan. Organisaation entinen erityisjohtajien johtaja Liz Klug oli kertonut tämän ennätyksellisen vuoden 2007 jälkeen: "Meillä on suunnitelma eri vaiheissa suunnitteluprosessin aikana. Niinpä ryhdymme toimiin edistääkseen kriittisimpiä kohtia ajoissa varmistaaksemme, että olemme onnistuneita. Esimerkiksi kaupungissa, jossa voimme järjestää tapahtuman ensimmäistä kertaa, meidän on keskityttävä varmistamaan, että meillä on hyvä paikka ja paikka, jossa ihmiset haluavat palata. Alas tien voimme keskittyä siihen, mitkä kahvilat pudotamme esitteitä."Katsotaanpa, kuinka Klug ja Y-ME -tapahtuman suunnittelujoukkue järjestivät tällaisen onnistuneen tapahtuman.

Suunnittelu Vaihe 1: Numerojen analysointi

Yhteisökeskuksen tai vastaavan tapahtuman ylläpito edellyttää useiden eri tavoitteiden yhdistämistä, mutta viime kädessä järjestö tai hyväntekeväisyys järjestää tapahtuman, joka kerää rahaa niiden syyksi.

Tällöin seuraava tapahtuma on ensimmäinen tapahtuma, kun nykyinen tapahtuma päättyy, ja suurin osa siitä ympäröi "numeroita".

"Tarkastimme tarkasti numeroita tapahtuman päätyttyä", kertoo Liz Klug , "Verrattiin sitä, miten teimme tänä vuonna verrattuna edelliseen [vuosi]. Tarkastelimme osanottajan kokemusta. Arvioimme sponsorointiluokkia. Vastaamme kaikkiin tapahtumiin liittyviin välittömiin sähköpostiviesteihin. "Tapahtumasuunnittelijat ryhtyvät välittömiin toimenpiteisiin varmistaakseen, että kaikki tämänvuotisen tapahtuman osallistujat jatkavat ensi vuonna.

Klug myös kaivettiin yksityiskohtiin. Arvioinnissaan hän tarkasteli kaikkea vapaaehtoisten lukumäärää, jotka osallistuivat jaettujen t-paidojen määrään. Hän kysyy sitten, tarvitaanko hän enemmän tai vähemmän seuraavalle vuodelle.

Suunnitteluajankohta

Yhteisön varainhankintakävijän järjestämiseen on tärkeää tietää, mitä vaiheita on käsiteltävä eri aikoina.

Useimmilla ei-järjestöillä ei ole luksusta runsaasti henkilöstöä ja vapaaehtoisten komitean jäseniä ajaa tapahtuman menestystä. Mutta suunnittelijat tunnustavat, että heidän on varmistettava, että he työskentelevät tiiviisti kaupungin pormestarin toimiston ja julkisten töiden osaston kanssa saadakseen tapahtuman julkiseen kalenteriin.

Klug ehdottaa, että viimeisen askeleen analysoinnin jälkeen ensimmäinen askel on keskittyä yritysten rekrytointiin. Jos tapahtuma ei ole uusi ohjelma, on tärkeää saada yritystukea ensi vuoden tapahtumalle heti tämän vuoden tapahtuman päätyttyä. "Keskityimme sponsorointien uusimiseen, kun toimitimme tapahtumien viimeistelyraportin", Klug sanoo. Hän tarjoaa myös seuraavia kohokohdat suunnittelijoille, jotka ovat kiinnostuneita järjestämään yhteisön kävelytä varainkeruutapahtumana:

Tunnista yritys sponsorit

Kehitä tiimi-ohjelmia

• Määritä tapahtumatoimet
• Aloita kävelyrekrytointi
• Viimeistele tapahtumalogiikka
• Pidä tapahtuma
• Pidä "kiitos" -tapahtuma
• Arvioi ja aloita seuraava tapahtuma
• Y-ME palkkaisi myös ulkopuolisen logistiikkayrityksen käsittelemään monia logistisista vaatimuksistaan. Yksi hyödyllisimmistä oli verkko-rekisteröintijärjestelmän toteuttaminen.
• Online-rekisterijärjestelmän menestys

Y-ME sai nopeasti tiedon verkon käytön tärkeydestä verkko-ilmoittautumisesta ja on sen jälkeen kannattanut voimakkaasti online-rekisteröinnin ja varainhankinnan tekniikan käyttöä.

He investoivat verkkoyhteyssuhteiden hallintajärjestelmään palvelemaan vuoden 2003 rodun verkkosivuilla. Tällainen järjestelmä toimii henkilökohtaisena verkkosivustona vapaaehtoisille, jotka tekevät henkilökohtaisia ​​vetoomuksia lahjoituksille ja muille osallistujille. Se tallentaa tiedot yhdeksi tietokannaksi ja toimii työkaluna joukkueen kapteeneille rohkaisemaan jäseniään.Tulokset olivat hyviä.

Online-osallistujien määrä nousi 4 000: sta 11: een 594. Online-lahjoitukset kasvoivat 5 000: sta 19: een, 650: een. Y-ME-tiimi uskoi saavansa 2 dollaria. 35 miljoonaa tavoitetta, ja bonuksena tekniikka vähensi hallinnollisia kuluja noin 20 dollaria. 000.

Tällainen järjestelmä voi toimia myös tärkeänä viestintätyökaluna, jonka avulla organisaatio voi seurata ja osallistua edelleen osanottajiin itse kilpailupäivän jälkeen.

Kilpailupäivän aikataulu

Yhteisön kävelee useimmiten aamuisin. Riippuen monimutkaisuudesta signage ja sijainti, asennus tapahtuma voi yleensä alkaa jo viikkoa ennen tapahtumaa, kun useimmat aktiviteetit tapahtuvat pari päivää ennen kävellä.

Kun Y-ME aikoo suunnitella vuosittain varainkeruutapahtumansa, ryhmä pyrkii yleensä rajoittamaan aluetta, jossa he kävivät kävelemässä, niin että se ei vaatinut huomattavaa resurssien määrää tiettyjen toimintojen suorittamiseen, kuten sulkemiseen alas kaduilla. Heidän kävelynsä ei yleensä ollut kilpailukykyinen, joten se auttaa myös, ettei heidän tarvitse ottaa huomioon vaatimuksia kilpailukykyisemmälle kilpailuympäristölle.

Kilpailupäivän aikataulu yleensä kääntyi seuraavasti:

Tapahtumasuunnitteluryhmä saapuu (2. 5 tuntia ennen kävelyä)

Vapaaehtoinen sisäänkirjautuminen (2 tuntia ennen kävelyä)

• Sponsor Check- In ja Setup (2 tuntia ennen kävelyä)
• Rekisteröinti alkaa (1. 5 tuntia ennen kävelyä)
• Line Setup (30 minuuttia ennen kävelyä)
• Avajaiset (10 minuuttia ennen kävelyä) < Kilpailu alkaa
• Main Stage -viihde alkaa (1 tunti kuluttua kävelyn alusta)
• Viralliset päävaiheen huomautukset (kuluttua kävelee lopussa, 1,5 tunnissa)
• Ohjelmisto virallisesti päättyy
• Tapahtuman erittely alkaa (tapahtuman lopettamisen jälkeen)
• Vinkkejä yhteisön kävelun tai juoksun suunnitteluun
• Jotta järjestöt, jotka ovat kiinnostuneita pitämään yhteisön käveltyä tai ajaa ensimmäistä kertaa, Klug tarjoaa useita ehdotuksia, jotka auttavat varmistamaan onnistunut tapahtuma.
• Aloita lämpimillä ohjaimilla, mukaan lukien hyvin yhdistetyt vapaaehtoiset, sponsorit tai suuri joukko. Määritä mitattavissa olevat tulokset.

Arvioi kilpailijatapahtumia kaupungeissasi / sijainnistasi parhaiden toimintatapojen ja parantamisalueiden tunnistamiseksi.

Työskentele kaupungin pormestarin toimiston ja puistoalueen kanssa keskustellessasi tarvittavista luvuista ja tapahtumalogistiikasta: aika, sijainti ja osallistujamäärä. Varmista, että olet valmis näihin kokouksiin.

• Ymmärrä budjettiasi ja varmista, että pidät liikekulut 25-30% uudelle tapahtumalle. Jotkut hyväntekeväisyysjärjestöt pyrkivät 15-20 prosenttiin kokonaiskuluista.
• Suojaa sponsorit 100% tapahtumasi liikekuluista.