Helppo Home Business Filing Systems

Myös tässä digitaalisessa maailmassa on yllättävää, kuinka paljon paperia kotiyritys voi kertyä. Lisäksi kotiyrityksessä on paljon jäljittämistä, rahoitustilejä, markkinointistrategioita, projekteja, asiakkaita ja paljon muuta. On tärkeää kehittää organisaation järjestelmiä jo yrityksenne alussa, jotta voit löytää mitä tarvitset, kun tarvitset sitä.

Mitä sinun on tallennettava ja järjestettävä

Jotkin asiat, jotka sinun on kehitettävä arkistointijärjestelmä, riippuvat paljon yrityksestäsi.

Jos esimerkiksi myyt mahtavaa tuotetta, tarvitset jotain, joka seuraa mainosjakaumaa. Tässä on kuitenkin yleinen luettelo kohteista, jotka sinun on seurattava kotitoimistossa:

• Liiketoimintasuunnitelmat.
• Oikeudelliset asiakirjat (esim. LLC-paperityöt, yritystodistus ja henkisen omaisuuden rekisteröinnit, sopimukset)
• Yhteystiedot (ammattilaiset, asiakkaat, myyjät, palveluntarjoajat jne.)
• Taloudelliset tiedot (voitto / tappio- maksut / saamiset)
• Verot
• Liiketoiminnan kulut (kuitit)
• Hankkeet

Tämän luettelon lisäksi sinun on lisättävä yrityksesi erityisiä kohteita.

Kotiyrityksen järjestämisjärjestelmät

Kertoimet käytät erilaisia ​​tapoja tallentaa ja käsitellä papereita ja muita tärkeitä tietoja. Keskeinen tekijä on valita menetelmä, joka toimii parhaiten sinulle. Jokaisella on erilainen ajattelutapa ja järjestäytyminen. Esimerkiksi joillekin ihmisille on järkevämpää organisoida tiedostoja aakkosjärjestykseen, mutta toisten mielestä on helpompi järjestää päivämäärät.

Jos et ole varma, mikä toimii parhaiten sinulle, kokeile yhtä, ja jos yrität ylläpitää sitä, ota käyttöön toinen järjestelmä.

Tässä on kolme tapaa järjestää tiedostosi ja tiedot:

Yksinkertainen arkistointijärjestelmä:

Pienille yrityksille, jotka eivät luo liikaa paperityötä, sideainejärjestelmä on hyvä valinta.

Se on myös ihanteellinen niille ihmisille, jotka haluavat saada kaikki yhdessä paikassa tai tarvitsevat tietonsa liikkuviksi. Sideainesysteemi käyttää suurta kolmea rengas sideainetta, arkinsuojaa ja poikkileikkausta. Jako-osioiden avulla voit organisoida yrityskategorioitasi, kuten vireillä olevat tilaukset, valmiit tilaukset, eri lomakkeiden jne. Alkuperäiskappaleet jne. Sieltä alkaa kerätä tiedostot arkinsuojuksille.

Kun sideaine täyttyy - viikon, kuukauden tai kolmen kuukauden lopussa - on aika puhdistaa. Siirrät asiakkaiden tilaustiedostot ja muut historialliset tietueet perinteiseen arkistointijärjestelmään, joka tarkasti seuraa sidosorganisaatiota.

Perinteinen arkistointijärjestelmä:

Perinteiset arkistointijärjestelmät käyttävät arkistokaappeja, roikkuvia tiedostoja ja manilla-kansioita. Lähes jokainen yritys lopulta tarvitsee tämäntyyppistä arkistointia liiketoiminnan kasvaessa.Liian paljon papereita syntyy ajan mittaan, ettei heitä ole. Ja koska verotiedot on säilytettävä seitsemän vuoden ajan, tarvitset paikan tallentaa kaikki nämä tiedot. Perinteiset arkistointijärjestelmät ovat ihanteellisia tavaroille, joita on säilytettävä, mutta niitä ei saa käyttää säännöllisesti, kuten edellisen vuoden verot ja liikennelupa. Seuraavassa on muutamia vinkkejä perinteisen arkistointijärjestelmän irti maasta ja onnistunut:

• Ajattele, millaista järjestelmää todella käytät. Voit mennä pähkinöihin hankkimaan viileitä toimistotarvikkeita ja laatimaan kaikkein yksityiskohtaisimmista ja värikkäimmistä arkistointijärjestelmistä maailmassa, mutta jos se ei sovi työntyylisi tyyliin, se on tuhlausta aikaa ja rahaa.
• Luo järjestelmä paperin hallintaan, joka mahdollistaa vähiten "koskettamista". Haluat välttää rakentaa paperipilareita ja käsitellä jokaista kappaletta useita kertoja. Sen sijaan voit tehdä päätöksiä siitä, mihin paperiin tulee mennä ensimmäisen kerran, kun kosketat sitä.
• Määritä arkistointiaika. On helppo välttää tätä tehtävää kuin rutto, mutta se on pakollista ja auttaa yritystäsi sujuvammin. Varsinkin kuitit ja muut verotuksessa käytettävät tavarat pitävät tämän tavaraa järkevästi tekemällä veroja paljon helpommin.

Elektroninen arkistointijärjestelmä:

Digitaalinen maailma ei ole täysin poistanut tarvetta paperin varastointiin, mutta se on helpottanut tietojen tallentamista. Digitaaliset järjestelmät voivat luoda, lähettää ja hallita laskuja, ja se voi seurata kotiliiketoiminnan taloudellisia resursseja ja tuoda sitten verosovelluksiin e-arkistointia varten. Voit skannata kuitit ja tallentaa ne tietokoneessa olevaan tiedostoon (vaikka sinun kannattaa pitää paperiversio myös hyvin). Sähköiset järjestelmät voivat tallentaa asiakkaasi, asiakkaasi ja mahdolliset tiedot asiakassuhteiden hallintajärjestelmään helpon pääsyn, sähköpostin, laskutuksen ja paljon muuta. Online-järjestelmiä voi käyttää ideoiden tallentamiseen, projektien hallintaan, tiedon järjestämiseen tai tutkimukseen.

Mutta kuten paperitiedostojärjestelmät, digitaalisessa arkistointisysteemissä on oltava organisaatiorakenne, joka käyttää tietokoneessa tai pilvessä olevia tiedostoja ja tiedostoja. Helpointa hallintaa varten käytä samaa rakennetta ja tiedostonimiä digitaalisessa järjestelmässä kuin paperiohjelmistossasi.

Voit suojata digitaaliset tiedostot varmuuskopioidaksesi ne erilliselle kiintolevylle tai verkkotallennusjärjestelmään.

Kaiken edellä olevan yhdistelmän

On todennäköistä, että sinun on käytettävä useampaa kuin yhtä järjestelmää, jotta voit hallita kaikkia yrityksesi tallentamia tietoja ja materiaaleja. Ensin sinun on päätettävä, mikä toimii parhaiten sinulle ja toteuttaa se sitten. Esimerkiksi sinulla voi olla sitova järjestelmä, joka auttaa sinua järjestämään yrityksen päivittäisen hallinnan, kuten aikataulusi, markkinointi ja lomakkeiden kopiot. Perinteinen järjestelmäsi voi pitää kaikki pitkän aikavälin paperit, kuten aikaisempien vuosien verot, luvat ja liiketoiminta-oikeudet sekä immateriaalioikeudelliset rekisteröinnit. Voit käyttää digitaalista järjestelmää ideoiden tallentamiseen, kuten Evernote ja seurata projekteja.

Toisaalta saatat haluta olla mahdollisimman digitaalinen, käyttämällä online-tehtäväluetteloa ja -kalenteriä, skannaamalla kaikki kuitit tietokoneeseen sekä käyttämällä ohjelmistoja tai verkkopalveluja kaikkiin muihin liiketoiminnan hallintatarpeisiin. Jopa niin, haluat silti järjestelmän hallita paperia, joka ei saada aikaan. Avain on löytää järjestelmä, joka on helppo pitää kiinni ja löytää tarvittavat tiedot, kun tarvitset sitä.

Päivitetty syyskuu 2016 Leslie Truex