Oppia Mikä hankkeen etappi on

Yksi hankkeen määrittelevistä ominaisuuksista on, että ne kestävät tietyn ajan. Tämä voi olla muutamasta viikosta useisiin vuosiin ja joissakin tapauksissa suuria rakennusprojekteja tai julkisia töitä varten vuosikymmeniä.

Jotta voidaan seurata etenemistä matkan varrella ja varmistaa, että tärkeimmät tulokset saavutetaan aikajanalla, projektinjohtajat käyttävät virstanpylväitä.

Projektin virstanpylvään määritelmä on nolla-ajoitus, joka merkitsee hankkeen saavuttamista.

Niitä käytetään tavalla, joka osoittaa eteenpäin liikkumista ja edistystä ja osoittaa ihmisille, mitä tapahtuu, vaikka heillä ei olekaan yksityiskohtaista tietoa tehtävistä, jotka liittyvät siihen. Tältä osin ne ovat erittäin hyödyllisiä sidosryhmien viestinnässä ja odotusten asettamisessa.

Kun käytät Project Milestones

Projektinhallinnan virstanpylväitä käytetään merkitsemään:

• Merkittävien työvaiheiden alkaminen
• Merkittävien työvaiheiden päättyminen
• Merkitseminen
• Näyttää, milloin tärkeä päätös tehdään.

Ja muita kiinteitä pisteitä, jotka vaativat nimenomaan, koska virstanpylväät ovat erinomainen tapa seurata projektia.

Kuinka usein asetat etenemissuunnitelmasi

Minua kehotettiin harjoittelujaksoon, jonka avulla asetat virstanpylväät suunnitelmaan noin kerran kuukaudessa. Tämä on hieno ja hyvä peukalosääntö, mutta sinun on käytettävä asiantuntevaa arviota. Joissakin kuukausissa voi olla paljon toimintaa, ja tärkeitä kokouksia pidetään virstanpylväinä, päätöksiä tehtäessä ja yhden vaiheen sulkemisen ja toisen aloittamisen.

Muina kuukausina saatat keskittyä suoritukseen, ja jos sinulla on jotain vähän, voit kiinnittää virstanpylvään.

Tämän sanoman mukaan raportointitarkoituksessa on hyödyllistä luoda syy, jonka mukaan jokainen raportointisykli on vähintään kerran, ja puhumme enemmän virstanpylväistä ja viestinnästä hieman.

Miten virstanpylväitä edustaa Gantt-kaaviosi

Virstanpylväät ovat yksi Gantt-kaavion osista ja ne näkyvät kaaviossa timanttina. Niitä ei näytetä tavallisena tehtävänä, koska niillä on kesto nolla: toisin sanoen he eivät ota aikaa. Gantt-kaavion suunnittelussa vain ne tapahtuvat!

Jos et käytä Gantt-kaavioita, voit silti käyttää virstanpylväitä. Tässä on 5 vaihtoehtoa Gantt-kaavioille: voit silti sisällyttää virstanpylväitä suunnitelmaan käyttämällä näitä.

Jos haluat pysyä henkilökohtaisesti järjestettynä ja projektinhallintaohjelmasi ei ole täysin integroitu kalenteriisi, voit kopioida ja liittää tärkeät päivämäärät päiväkirjaasi. Riippuen siitä, miten haluat työskennellä, tämä voi olla hyödyllinen vinkki, joka muistuttaa sinua siitä, mitä pitäisi tulla esiin!

Miten nimi maamerkkejä

Virstanpylväillä pitäisi olla selkeä kuvaus projektin aikataulusta, mutta ei sellainen, joka merkitsee, että ne ovat tehtävä. Joten niitä ei pitäisi kutsua "Hanki sopimus siirtyä vaiheeseen 2", mutta "Vaihe 2 alkaa". Jos haluat heijastaa pyrkimystä päästä sopimukseen siirtyä vaiheeseen 2, lisää sitten tehtävä juuri ennen kuin sanoo sen.

Virstanpylväiden tulisi kuvata, miten ne edustavat tässä vaiheessa:

• Testausvaihe on valmis
• PID hyväksytty
• Sopimus allekirjoitettu
• Kaupungintalon henkilökunnan kokous

Monet projektipäälliköt valitsevat numeronsa vertailun helppous. Jos käytät työnjaon rakennetta, voit käyttää numerointia siitä. Muussa tapauksessa on hyvä käyttää M1-, M2- ja niin edelleen selventämään, mihin olet viitannut. Selkeä nimeämisrakenne on tärkeämpää, mitä enemmän virstanpylväitä sinulla on, joten mieti, miten aiotte tehdä tämän, jos projekti kestää useita kuukausia.

Vikatilanteiden kirjautumisen

Virstanpylväät ovat osa projektisi aikataulua, joten kun aikataulusi on perustunut, sinun on harkittava virstanpylväiden kirjautumista.

Jos haluat muuttaa välitavoitteesi päivämääriä, sinun kannattaa käyttää normaalia muutoksenhallintamenetelmää suunnitelmien muutosten tekemiseen. Tämä voi olla yhtä helppoa kuin jutteleminen hankesuunnittelijallesi ja antamalla heille tietää, miksi päivämäärät on muutettava tai muodollista, kuten uuden suositeltavan aikataulun laatiminen ja sen hyväksyminen suunnittelukomitealle ratifioituna.

On parasta selvittää, miltä merkkipaalun kirjautumiskehotus on, jos sellainen on, ennen kuin tarvitset sitä, jotta et menetä mitään aikaa, jolloin sinun on tehtävä muutos.

Käyttämällä virstanpylväitä viestintään

Virstanpylväät ovat hyödyllisiä viestinnässä ja raportoinnissa, koska ne edustavat suunnitelmaan sisältyviä vähimmäiskohtipisteitä. Toisin sanoen, jos otit kaikki muut tehtävät, voit silti nähdä, mitä tapahtui ja pitämään projektia eteenpäin käyttämällä vain virstanpylväitä.

Sinun pitäisi pystyä poistamaan virstanpylväät ja laittaa ne hallintapaneeliin tai projektiraporttiin. Heidän tulisi kertoa projektin tarina riittävän yksityiskohtaisesti tyydyttämällä henkilöt, joihin olet raportoinnut, tavallisesti hankkeen sponsori tai muu johtoryhmä, kuten ohjausryhmä (tai projektihallitus). Joka kuukausi tai käytettävän raportointitaajuuden perusteella voit osoittaa, mitkä välitavoitteet on saavutettu.

Raportointi virstanpylväitä vastaan ​​on melko suoraviivaista, ja se tehdään usein taulukkona. Voit luetella virstanpylvään kuvauksen, päivämäärän, jonka se oli määrätty ja sitten uusi ennustettu päivämäärä. Kun virstanpylväs on saavutettu ja se voidaan merkitä täydelliseksi, lisäät myös kyseisen päivämäärän. Toivottavasti se on sama kuin ennustettu päivämäärä, mutta hankkeet eivät aina toimi näin.

Tällainen taulukko tekee selväksi, mitä on suoritettu ja mikä on erinomainen. Voit suunnitella vastauksen kysymykseen: "Miksi emme löytäneet tätä virstanpylvästä? "Ennen kuin menet ja tavata sponsoriasi tai lähetä raportti!

Kun projektisuunnitelma on hyvin pitkä ja sinulla on paljon virstanpylväitä, on helpompi hylätä täytetyt virstanpylväät jokaisen raportointikauden aikana. Ilmoita vain kuukausittain tulevista tai valmistuneista virstanpylväistä: seuraavan kuukauden aikana irrota mitä viime kuussa valmistui, jotta et lisää jatkuvasti raportin pituutta kertomalla ihmisille heidän jo tuntemastaan ​​työstä.

Virstanpylväät ovat todella hyödyllinen projektinhallintatyökalu suunnittelua, aikataulua ja raportointia varten, ja ne ovat helppokäyttöisiä. Laita muutamia seuraavaan projektisuunnitelmaan, seuraa heitä ja löydät itsesi oppimasta siitä, mikä taajuus toimii parhaiten sinulle.

Kuten kaikessa projektinhallinnassa, käytä niitä joustavasti toimittamaan haluamaasi tulosta käyttäen näitä vinkkejä ja ohjeita ilmoittaaksesi omia päätöksiäsi.