Työntekijä irtisanominen IT-näkökulmasta

Työntekijän antaminen voi olla likaista työtä, mutta IT-osaston on autettava tekemään se - aina, jos olet fiksu.

On välttämätöntä ottaa tietotekniikka käyttöön työntekijän irtisanomisprosessissa, koska entinen työntekijä, jolla on edelleen pääsy yrityksen verkkoon ja yrityksen omistama yritystieto, on turvallisuusuhka. Suurimmassa osassa irtisanomisia entiset työntekijät eivät koskaan ajattele tekevänsä haittaa tietokonejärjestelmillemme, mutta miksi ottaa mahdollisuutesi, että olet voinut joutua yhteen huonoon munaan?

Lisäksi on järkevää säilyttää tietyt tekniset resurssit, tiedot ja lokit siinä tapauksessa, että entinen työntekijä tai yritys itse päättää jatkaa oikeudenkäyntiä.

Lopuksi, on tärkeää integroida IT prosessiin, jotta varmistetaan, että työntekijöiden irtisanomisvalvonta on riittävän kattava vastaamaan asiaankuuluvia Sarbanes-Oxley-vaatimuksia.

Tietoturva- ja tietojen säilyttämispolitiikan on oltava yrityskohtaista ja räätälöitävä sen lainsäädännön mukaisesti, jossa yrityksesi toimii.

3 IT-periaatteet Yritykset tarvitsevat käsittelemään

On kuitenkin olemassa ainakin kolme laajaa IT-periaatetta, joihin yrityksen on noudatettava työntekijän päätyttyä ja sen jälkeen.

• Keskeytysilmoitus tietotekniikkaosastolle - edes kokouksen päättymistä edeltävät kokoukset on arvostettu, jotta IT voi estää pääsyn kokouksen aikana.
• Jokaisella yrityksellä on oltava tiukasti noudatettava politiikka, joka selkeästi ilmoittaa, kenen on ilmoitettava kenen työntekijöiden työsuhde päättyy tai päättyy. Tämän käytännön olisi myös annettava tehtäväksi, että nämä ilmoitukset annetaan välittömästi, jotta kaikki asianomaiset yksiköt voivat ryhtyä pikaisiin toimiin.
  Ilmoittautuneiden tulee olla tietoturvakosketus, ja tämän henkilön velvollisuuksiin kuuluu tutkia, dokumentoida ja peruuttaa työntekijän pääsy sähköisesti tallennettuihin tietoihin ja tietojärjestelmiin.

• Tarpeellinen peruuttaminen. Ilmoitettuaan IT vastaa välittömästi käyttöoikeuksien lakkaamisesta ja kaikkien sellaisten tietueiden säilyttämisestä, joita yritys tarvitsee nyt tai tulevaisuudessa.

Mitä tehdä, kun työsuhde päättyy

Jos irtisanottu työntekijä on, hänen on välittömästi peruutettava kaikki entisen työntekijän tietokoneen, verkon ja tiedon käyttöoikeudet.

Etäkäyttö olisi myös poistettava ja entinen työntekijä olisi hävitettävä kaikesta yrityksen omistuksesta, mukaan lukien tekniset resurssit, kuten kannettava tietokone ja henkinen omaisuus, kuten yritysasiakirjat, jotka sisältävät asiakasta, myyntiä ja markkinointia koskevia tietoja.

Kuitenkin sellaisen työntekijän tapauksessa, jonka työsuhteen päättyminen on välitöntä, on neuvoteltava työntekijän johtajan, HR: n ja muiden keskeisten päätöksentekijöiden kanssa, jotta määritettäisiin asianmukainen tapa päästä irti henkilön jäljellä olevat työpäivät.

Samoin kuin käyttöoikeuksien ja turvallisuusselvitysten myöntäminen olisi dokumentoitava tulevaa käyttöä varten, käyttöoikeuden peruuttaminen olisi myös dokumentoitava erityisesti oikeudellisiin tarkoituksiin. Tavoitteena on luonnollisesti aina oltava mahdollisuus luopua käyttömahdollisuuksista, jotka tekevät hyvää liiketoimintatapaa taloudellisesti, teknisesti ja laillisesti.

Tietojen ennaltaehkäiseminen

Jokaisella yrityksellä on oltava tietojenkäsittely- ja säilytyskäytännöt, jotka täyttävät yrityksen tarpeet ja noudattavat sovellettavia lakeja. Tällaisissa käytännöissä käsitellään yrityksen tietojen varmuuskopiointia, palauttamista ja säilyttämistä yleensä.

Yrityksen tulisi kuitenkin myös laatia toimintalinjoja, joissa määritellään yksityiskohtaisesti, milloin ja miten tietotekniikan pitäisi säilyttää mahdolliset ja erityisen arkaluonteiset tiedot, tietueet, lokit ja muut materiaalit, joilla voi olla oikeudellista merkitystä. taistelu.

Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun kyseessä on entinen työntekijä, jolla on korkeatasoinen asema tai jätetty yritys epäilyksen alla.

Näiden kolmen periaatteen soveltaminen ja soveltaminen olisi yhtiön johtoryhmän, tietotekniikka- ja henkilöstöosastojen ja tietojenkäsittelytieteen erikoislääkäreiden sekä tietotekniikan käyttöä säätelevien lakien yhteinen työ.

Yhteistyön tuloksena on oltava entistä parempi tietoturva yritysten tietojärjestelmille sekä paremmat valmiudet oikeudenkäynteihin, jotka koskevat yritysten tietovarkauksia, hakkerointia ja muita laskentatekniikan laitonta tai väärää käyttöä. IT: n arvostettu kumppani takaa, että nämä tavoitteet saavutetaan työsuhteen päättyessä.

Enemmän työttömyyttä

• Ylin 10 ehtoa, kun työntät työntekijää
• Ylin 5 syytä työntekijääsi
• Työntekijän paras päivä?

** Richard Jones on freelance-toimittaja ja Michiganin osajärjestelmän ylläpitäjä.