Miten tehokkaan kokouksen aikataulun kehittäminen

Kokousjärjestys on niiden kohteiden luettelo, jotka osanottajat toivovat saavansa kokouksessa. Esityslista tulee jakaa osallistujille useita päiviä ennen kokousta, vähintään 24 tuntia, jotta osallistujilla on mahdollisuus valmistautua kokoukseen.

Kokouspöytäkirjoihin yhdistettynä osallistujat saavat kokouksen jälkeen saamansa asiakirjat, ja esityslista on kokouksen suunnitelma ja edellisen kokouksen raportoitu seuranta.

Kun kehität sellaisen kokouksen esityslistaa, jota ei ole suunniteltu säännöllisesti, seuraavat vaiheet auttavat sinua. Myöhemmin tässä artikkelissa näet mallin säännöllisesti järjestetylle kokoukselle. Kaksi erilaista kokousta on samankaltaisia, mutta eivät ole täsmälleen samat.

Kokousaikataulun kehittäminen

Ensinnäkin tunnistaa, tarvitaanko muita työntekijöitä kokouksen suunnittelun helpottamiseksi. Sitten päätät, mitä toivottavasti saavutat pitämällä kokousta. Tee kokouksesi tavoitteet. Määritetyt tavoitteet muodostavat puitteet tehokkaalle kokoussuunnitelmalle.

Kuten Stephen Covey kertoo seitsemän tottumaa erittäin tehokkaista ihmisistä , "Aloita loppujen lopuksi mielessä". Kokouksen tarkoitus määrittelee kokouksen painopisteet, kokoustavoitteet ja kokouksen osanottajat.

Esityslistan laatiminen on suunnitelman tekeminen kokoukselle. Aloitat päätavoite tai tarkoitus, jonka yrität saavuttaa pitämällä kokousta.

Kun olet päättänyt tavoitteestasi, sinun on selvitettävä, tarvitsetko ylimääräisiä työntekijöitä avustamaan esityslistaa. Jos kyllä, pyydä heitä liittymään sinuun.

Kun olet määrittänyt yleisen tavoitteen, sinun tai sinun joukkueesi on tehtävä seuraavat päätökset. Kokouksen tarkoituksen tai tavoitteen lisäksi jokainen näistä kohdista näkyy kokouksen esityslistalla.

• Tarvittavat osallistujat varsinaiseen kokoukseen,
• kohteet, jotka tarvitsevat keskustelua tai toimia, jotka johtavat tavoitteen tai tarkoituksen saavuttamiseen,
• Ryhmän ennakoiva aika on tarpeen jokainen kohta,
• Kokouspäivä ja -aika,
• Sopiva paikka, joka pitää kaikki osallistujat mukavasti kokouksessa,
• Kokousta edeltävää työtä. Tämä sisältää kaikki lukemiset, dokumentointi, tiedot, kokouspöytäkirjat edellisestä kokouksesta tai muut valmistelut, jotka tekevät todellisen kokouksen onnistuneeksi. Tämä valmistelu tulee liittää kokouksen ilmoitukseen ja esityslistaan, kun jakat ne kutsutuille osallistujille.

Edellä mainittujen päätösten lisäksi tavallisten asialistan kohtien tulisi sisältää:

• Tarkastella kokouksen tarkoitusta, esityslistaa ja odotettuja tuloksia ja tuotetta.
• Tarkista edellisen kokouksen pöytäkirja.
• Tarkastele osallistujien edistymistä edellisessä kokouksessa tehdyistä sitoumuksista ja toimenpiteistä.
• Huomautuksen vastaanottajan tai johtajan on tarkistettava osallistujien sitoumukset kokouksen aikana lopullisena esityslistanä.

Päätä, kenen on osallistuttava aikataulun suorittamiseen

Kun olet päättänyt, että kokous on tarpeen tavoitteesi saavuttamiseksi, sinun on kehitettävä osallistujaluettelo.

Kaikki työntekijät eivät voi tai pitäisi osallistua jokaiseen kokoukseen, mutta kutsumalla oikeita osallistujia lisäävät menestyksen todennäköisyyttä. Määritä osallistujat asettamalla itsellesi kysymyksiä, kuten seuraavaksi.

Säännöllisesti järjestettävien kokouksien kokousohjelma

Jokainen kokous ei tarvitse räätälöityjä suunnitelmia. Useimmilla työntekijöillä on säännöllisesti järjestetty kokouksia omille yksiköilleen tai työryhmilleen. Sinulla on myös tiimejä ja hankkeita, joihin osallistut.

Jatkossa oleva hanke ei välttämättä vaadi kokousta varten äskettäin kehitettyä esityslistaa, mutta tiimillesi on hyvää palvelua ottamalla tavanomainen lähestymistapa kokoukseen.

Säännöllisesti järjestetty kokous jakautuu kolmeen segmenttiin, joista jokaisella on tavanomaiset esityslistan kohdat: informaatiotarvikkeet, toimintotiedot ja eteenpäin suunnattu suunnittelu.

Kokousjärjestys

Informaatiotarvikkeet

Toimintaesineet

Jatkosuunnittelu

Jos noudatat näitä ohjeita, kun kehität kokousasiakirjasi, lisää todennäköisyyttä, että kokouksesi tuottaa tuloksia.

Kokoustapaan liittyvä

• Kuka omistaa ryhmän kehittämän ratkaisun?
• Kuka omistaa prosessin, josta ryhmä keskustelee?
• Kuka tarvitsee tietää jakamasi tiedot?
• Kuka voi toimittaa tietoja ja tosiasioita ohjaamaan päätöksentekoa?
• Kuka on kokemusta tai asiantuntemusta jakaa ryhmän kanssa?
• Kenen on tuettava kaikkien ratkaisujen tai tehtävien toteuttamista?
• Kenen on annettava lupa tai resurssit kokouksen tuloksen saavuttamiseksi?
• Kuka voi vastustaa ratkaisujen tai suuntausten toteuttamista?
• Lämpeneminen ja tervehdys. Harkitse lyhyt jäänmurtaja riippuen siitä, kuinka usein ryhmä kokoontuu.
• Tarkastele kokouksen tarkoitusta, esityslistaa ja odotettuja tuloksia ja tuotetta.
• Tarkista edellisen kokouksen pöytäkirja.
• Tarjoa tarvittavat osasto- ja yritystiedot, joita tiimi tarvitsee.
• Tarkastele toimintakohteita, toimintasuunnitelmia ja sitoumuksia. Review ryhmä etenee tavoitteisiin.
• Keskustele ja tee päätöksiä tämän kokouksen esityslistan kohdista.
• Tunnista seuraavat vaiheet.
• Tunnista seuraavan kokouksen tarkoitus, lopputulos ja esityslista.
• Huomautuksen tekijän tulee tarkistaa ihmisten kokouksen aikana tekemät sitoumukset.
• Määritä tarvitsemasi tuki henkilöiltä, ​​jotka eivät ole ryhmässä, ja anna osallistujille yhteyttä.
• Lähettäkää pöytäkirja 24 tunnin kuluessa kokouksesta.

  Lisää tehokkaisiin kokouksiin

  • Tapaa ja tervehtiä Kokous jäänmurtaja lounaalle
  • Kehitä ryhmän normit
  • Joukkuetasot näyte