Tehokkaan työntekijän luottokorttikäytännön kehittäminen

Nykyään sekä pienet että suuret yritykset yrittävät minimoida kustannukset, jotka liittyvät matkustukseen tai muihin työntekijöiden tekemisiin ostoihin yrityksille. Yksi parhaista tavoista vähentää tarpeettomia kuluja työntekijöiltä on luoda työntekijän luottokorttipolitiikka. Yhtiön luottokortin väärinkäytön vähentämiseksi yrityksen olisi laadittava säännöt ja säännöt siitä, miten yrityksen luottokorttia tulisi käyttää.

Monet yritykset eivät kuitenkaan ole tietoisia parhaista tavoista kehittää luottokorttikäytäntöjä. Monet yrittäjät haluavat aina luoda nämä toimintatavat, mutta heillä ei ole suuntaa siitä, miten. Tämän vuoksi tässä on elävä kuvaus siitä, miten yritykset pystyvät tehokkaasti luomaan työntekijöiden luottokorttikäytäntöjä.

1. Kortinhaltijan velvollisuudet

Jos yritys antaa henkilökunnalle luottokortteja, on asetettava säännöt, jotka ohjaavat kortin käyttöä. Työntekijöitä olisi pidettävä vastuussa kortin turvallisuudesta sekä kaikista yrityksestä tulevien tietojen yksityisyydestä. Työntekijöiden on varmistettava, että kortti säilytetään turvallisessa paikassa, kortissa ei ole vilpillistä toimintaa ja kortin tunnistenumero on suojattu. Yrityksen on myös ilmoitettava, että yrityksen luottokortti on rajoitettu ainoastaan ​​työntekijän eikä minkään muun henkilön käyttöön.

2. Spelling Out Expense Limits

Yrityksen pitäisi pystyä muodostamaan säännöt, jotka sanovat toimista tai liiketoimista, joissa luottokorttia tulee käyttää.

Tosiasiassa menot olisi rajoitettava tiettyjen työntekijöiden tarpeisiin. Jokaisella osastolla tulisi olla oma kehysraja. Yrityksenä on hyvä kertoa jokaiselle työntekijälle kehyksistä liikkeeseenlaskun aikaan. Lisäksi jokainen työntekijä ei saisi ylittää tätä rajaa, ja jos joku tekee, hän joutuu maksamaan rajoitusmaksuja.

Lopuksi yrityksen luottokortteja ei koskaan pitäisi käyttää käteisvaroihin.

3. Säännöllinen käyttöraportti

Jokaisen yrityksen on pidettävä työntekijöitä vastuussa yrityksen luottokortin käytöstä. Sanotaan, että jokaisen kuukauden lopussa jokaisen työntekijän on annettava yksityiskohtainen selvitys kaikista maksuista, tuloista ja oikeista kirjanpitokoodeista. Jokaisen työntekijän on varmistettava, että hän liittää menokatot kuukausittaiseen ilmoitukseen, ennen kuin hänelle toimitetaan todentamistarkoituksessa. Kaikki nämä asiat on tehtävä ajoissa, jotta vältetään maksuviivästykset. Näin varmistetaan, että yritys seuraa kuukausittaisia ​​menojaan helposti ja tilintarkastus yksinkertaistuu.

4. Ei korttien käyttö yksittäisten kulujen osalta

Yhtiön on oltava erittäin tiukka työntekijän luottokortin käytöstä, sillä kukaan ei saa käyttää sitä henkilökohtaisiin kuluihinsa.Lyhyesti sanottuna kortin käyttö tulisi rajoittaa liiketoimintaan liittyvään toimintaan. Henkilökohtaisen käytön määritelmä on tällöin kaikki kustannukset, jotka eivät liity yrityksen toimintaan. Yrityksen tulee olla erittäin vaikea työntekijälle, joka käyttää korttia omilla maksuillaan.

5. Käyttötarkoitus

Jos yritys antaa työntekijäluottokortteja, on suositeltavaa suorittaa kortin tarkistus tietyn ajan kuluttua.

Kortin tarkistamisen tulisi tehdä työntekijöiden välittömästä valvojasta yhdessä yhtiön kirjanpidon osaston jäsenen kanssa. Työntekijän valvojan tulee varmistaa, että kortin käyttö on rajoitettu siihen, mitä tarkoitetaan. Toisaalta tilitoimiston tulee tarkistaa, ovatko kaikki työntekijän toimittamat kuitit ja muut menot asiakirjat aitoja.

Siksi jokaisella yrityksellä pitäisi olla tehokas ja luotettava luottokorttikäytäntö, joka estää kortin väärinkäytön henkilöiltä. Tämä asettaa yrityksen hyvän taloudellisen aseman, koska yksikään työntekijä ei käytä väärin korttiaan henkilökohtaisista kuluista. Yrityksen on myös varmistettava, että sekä esimiehen että kirjanpidon osasto ymmärtävät kaikki politiikan osa-alueet.