Miten yrityksen kokouksen suunnittelu

Onneksi olkoon! Yhtiömme järjestää kokouksen henkilöstön ryhmälle, joka valitaan kaikilla yrityksen tasoilla. Toimitusjohtaja on antanut sinulle vastuu projektipäällikölle tapahtumasta. Nämä vinkit ja näytehankesuunnitelma osoittavat yhden tapaa, jolla projektipäällikkö voisi lähestyä yrityksen kokousten tai vastaavan monimutkaisen hankkeen projektisuunnitelmaa.

Esisuunnitelma

Ensimmäinen askel on suunnitella suunnitelma.

Aloitat keskustelemalla tapahtumasta sidosryhmien kanssa. Jos tämä tehdään viime vuonna, mikä meni oikein? Mikä meni vikaan? Kuka hallinnoi hanketta ja voi auttaa sinua välttämään tartuntaa tänä vuonna? Koska toimitusjohtaja määräsi projektin sinulle, mitä hän haluaa pois tapahtumasta? Milloin tapahtuma on? Missä? Mikä on budjetti?

Kerää mahdollisimman paljon tietoa. Tämä on luuranko, jolle rakennat projektisuunnitelman.

Rakenna joukkue

Mitä muita resursseja tarvitset tämän projektin onnistumiseksi? Onko muilla osastoilla ihmisiä, jotka voivat auttaa sinua tekemään tapahtuman menestykseksi? Mitä sinun tarvitsee tehdä saadaksesi apua? Voitteko vain kysyä tai tarvitset virallisen hyväksynnän pomoilta? Kuinka kauan tarvitset niitä? Mitä erityisiä taitoja sinun tarvitsee antaa? Voiko kukaan muu antaa kyseistä taitoa, jos haluamasi henkilö ei ole käytettävissä?

Koska tämä on koko yrityksen kokous, miten HR voi auttaa?

Tarvitsetko apua laitososastolta? Entä markkinointiosasto? Tarvitsetko apua tällä alueella?

Suunnittele aikataulu

Kun tiedät, kuinka kauan kokous kestää, alkaa täyttää aikalohkot. Tarvitsetko avaimen kaiuttimen? Kuka se on? Aiotko pitää osallistujat yhteen vai pilkottaako heidät pienempiin ryhmiin osan ohjelmasta?

Kuinka monta muuta puhujaa tarvitset? Kuka järjestää pienemmät istunnot, jos puhkeat?

Tapahtuma kestää yli yhden päivän? Miten suljet ensimmäisen päivän? Miten avaat uudelleen toisen päivän?

Miten päätetään lopussa? Tarvitsetko sulkemispuheen? Miten hoidat hotellista logistiikan, jos varat hotellin?

Etsi välilyönti

Selvitä, kuinka monta ihmistä on tulossa. Määritä sitten, kuinka suuri tila tarvitset. Missä tapahtuma järjestetään? Onko hotellihuoneessa tilaa vai tarvitsetko suurempaa tilaa? Onko toimitusjohtaja halunnut kokouksen pitäytyvän paikan päällä, jotta ihmiset voivat keskittyä vai haluaako se toimistossa kustannusten minimoimiseksi?

Mitkä alueesi ominaisuudet voivat tarjota tarvitsemasi tilan? Onko hotelli lähellä lentokenttää hyvä valinta, joka minimoi matkustusaikaa poissaolevilta ihmisiltä tai jos haluat löytää jotain poissa olevasta kaupungista, joka on hiljaisempi?

Mitä eri tiloista veloitetaan heidän tiloistaan? Mitä ne sisältävät ja mitä sinun tarvitsee ostaa ja tuoda sisään? Antaako heille henkilö, jolla voit työskennellä? Mikä on niiden politiikka, joka koskee materiaalia ja ulkopuolelta tulevia ihmisiä?

Vetäydy

Kun olet kerännyt vastaukset ainakin useimpiin näihin kysymyksiin, voit aloittaa projektisuunnitelman.

Muista, että tässä esittelemme vain projektitoimintojen luettelon, vain työnjaon rakenne (WBS). Se ei sisällä mitään tehtävien tai aikajaksojen välisiä riippuvuuksia. Ne lisättiin myöhemmin.

Esimerkki yrityksen kokoushankesuunnitelmasta

Projektin suunnittelussa Projektinhallinnan perusvälineiden avulla keskustelimme suunnitteluprosessin ajattelusta ja projektinhallinnan taidoista. Tässä on, miten projektisuunnitelman työnjaon rakenne (WBS) voisi etsiä projektia yrityksen kokouksen suunnittelusta:

1. Esisuunnittele projekti

1. Määritä budjetti
2. Keskustele pääjohtajan kanssa hankkeen tavoitteiden määrittämisestä
3. Ota yhteys edelliseen projektipäällikköön vinkkejä
4. Määritä sidosryhmäluettelo
5. Ota yhteyttä sidosryhmiin syötettäviksi.
6. Määritä, kuinka monta puhujaa / esittäjää tarvitaan
7. Määritä, kuinka monta tukihenkilöä tarvitaan
8. Määritä, kuinka monta työntekijää osallistuu
9. Luettelo mahdollisista tapahtumapaikoista > 2. Hanki hankkeen edustaja
10. Hanki edustaja

Hanki edustaja HR: stä

1. Katso, onko Ostaminen anna apua
2. Pyydä Susania käsittelemään kaikki puhujan tiedot
3. > Aikataulu projektiryhmän alkutapaamiselle
4. 3.
5. Aseta aukioloaika
6. Aseta puheen pituus

Laske kaiuttimien lukumäärä

Tarjoa puhuja

1. Suunnittele aamupäivän keskellä (aika ja pituus)
2. Järjestä kokoushuoneen virkistys tauon aikana (vesi, roskakori jne.)
3. Suunnittele lounastauko (aika, pituus
4. Suunnittele iltapäivän istunto (pituus, kaiuttimien määrä)
5. Rekrytoida iltapäiväpuhujat
6. Plan Day One sulkeminen (aika, kuka, pituus)
7. 3b Suunnittele toinen päivä > Aseta aloitusaika
8. Aseta aamun istunnon pituus
9. Laske aamukäynnille tarvittavien kaiuttimien lukumäärä
10. Recruit kaiuttimet
11. Suunnittele keskipitkä aamu -tauko (aika ja pituus)

Suunnitelma iltapäivällä (pituus, kaiuttimien määrä)

1. Rekrytoida iltapäiväpuhujat
2. Suunnittele iltapäivän istunto (pituus, kaiuttimet jne.)
3. Lopetus puhe (aika, kuka, pituus)
4. Järjestä lähtöselvitysajoitus hotelliin
5. 4. Suunnittele välilyönti
6. Määritä osallistuvien määrä
7. Suunnittele istumajärjestys (rivejä vs. pöytiä)
8. Laske tarvittava tila
9. Tutki käytettävissä olevia paikkoja tilan (kustannukset, sijainti, palvelut mukaan lukien) > Kerro kussakin päivässä ja yhteensä
10. Määritä tarvittavien tukihenkilöiden lukumäärä ja tyyppi
11. Selvitä, kuinka monta osallistujaa / puhujaa / henkilökuntaa tarvitsevat huoneet

Neuvottele kustannuksista ja päivämääristä käytettävissä olevilla paikoilla

1. valitulla sijainnilla
2. 5.Ilmoita tapahtuman tapahtumasta
3. Viimeistele kaikki yksityiskohdat tapahtuman sijainnin kanssa
4. Varmista ilmoittautuneille osallistujille
5. Ilmoita kaikki aiheen ja esitysaika / päivä
6. Ilmoita kaikki tehtävät ja muutokset tukihenkilöt
7. osallistujilta
8. Ilmoita tarvittaessa korvaavan osanottajille
9. 6.

Hanki kaikki osallistujat, puhujat, henkilökunta

1. Hanki kaikki materiaalit ja lahjat osallistujille
2. Vahvista tapahtumapaikan mukaan
3. 7. Tarkastele ja arvioi
4. Lähetä tyytyväisyyskysely kaikille osallistujille
5. Lähetä arviointikysely kaikkiin puhujiin
6. Lähetä kiitos kaikille puhujille ja henkilökunnalle

Pidä läheinen kokous projektiryhmän kanssa

1. Suunnittelu > Yllä olevan hankesuunnitelman työnjaon rakenne (WBS) näyttää otoksen yrityksen kokouksen suunnittelusta. Se on vain ääriviiva. Projektiryhmän pitäisi vielä työskennellä näillä tavoilla ja laajentaa niitä monilla. Lisäksi heidän tulee työskennellä kunkin tehtävän, tehtävän suhteellisen merkityksen ja tehtävien välisten suhteiden / riippuvuuksien aikana.