Välttää myöhästymismaksut ja korkotulot puuttuvista laskujen määräajoista.

Liiketoimintakulut kulkevat kattavuudesta välttämätöntä satunnaisiin, mutta yksi turhauttavaa aluetta ennakoimattomista kuluista on myöhästymismaksuja ja tarpeetonta kiinnostusta. Jos olet koskaan unohtanut maksaa yrityksen laskun ajallaan, olet todennäköisesti kohdannut yhden näistä väistämättömistä kustannuksista, paljon sinun kipeästi. Turhautuminen kasvaa kymmenkertaiseksi, kun ammattimaisen kirjanpitäjän, jonka olet määrittänyt hoitaaksesi maksamasi tilisi, ei ole eräpäivää, mikä aiheuttaa yllättäviä kustannuksia, joiden olette välttämättä välttäneet, koska käytät erityistä henkilöä käsittelemään näitä asioita.

Kuitenkin, käsitteletkö maksut ("AP") omalla tavallaan ja taistelette aikataulujen täyttämiseksi tai jos sinulla on vaikeuksia hallinnoida kirjanpitäjänne ja katsella palkkioita, on useita asioita, joita voit varmista, että kirjanpitoprosessit on kohdistettu noudattamaan päivämääriä ja täyttämään määräajat.

1. Tarkastele nykyisiä kirjanpitoprosesseja katkosten selvittämiseksi

Jos olet jo uhattuna toistuvista maksuviivästyksistä ja kertyneistä koroista, sinun on aloitettava tarkastelemalla jokaisen maksullisen tilisi vaiheesi ja laskunhallintaprosessit. Saapuvien laskujen saapumisesta tarkistus-, hyväksyntä- ja maksujaksoihin maksujen dokumentointiin ja maksullisten laskujen hakemiseen; jokainen askel on tarkistettava tarkkuuden ja tehokkuuden vuoksi.

Korosta, missä laskut jumittuvat työnkulkuun, tunnista mahdolliset syylliset (esim. Hidas postikäsittelyaika, harvinaiset laskun tarkistusajat, poissa olevat hyväksyttäjät) ja sopeutumaan ensin suurimpiin ongelma-alueisiin.

Jos AP: n työnkulussa on useita ihmisiä, saat kaikki osallistumaan prosessin hahmottelemiseen, jotta varmistetaan täydellinen avoimuus ja vastuuvelvollisuus. Saatat ajatella, että posti avataan sen päivän jälkeen, jolloin se on vastaanotettu, vain sen selvittämiseksi, että se pidetään viikon ajan ennen kuin se reititetään tilitoimistolle.

2. Määritä kirjanpitomenettelyt, prosessit ja odotukset

Ennen kuin etsit uudistettua ratkaisua, aloita luoduilla säännöillä ja odotuksilla, jotka ohjaavat tulevia tehtäviä ja tehtäviä maksettavilla tileillä. Ehkä tähän sisältyy maksimaaliset kääntöajat, vaiheittainen hyväksymisprosessi tai odotus siitä, että kaikki laskut maksetaan 3 päivää ennen eräpäivää. Prosessien tulee olla yrityksen tavoitteiden ja kykyjen mukaisia, ja kaikkien osapuolten on päästävä sopimukseen ja sovittava siitä, että yrityksen koko ostotarjous varmistetaan.

3. Tehtävien ja muistutusten luominen go-to-kalenterissa ja tehtävänhallintaohjelmassa

Nopein tapa sisällyttää automaattiset työnkulkutoiminnot kirjanpidon prosesseihin on tehdä nykyisestä tehtävä- ja kalenteri-hallintasuunnitelmasta sovittamaan tehtäviesi. Kun olet määrittänyt odotuksesi parannetuista kirjanpitoprosesseista, rikkoa ne yksittäisiin tehtäviin.Uusista laskutuksista tallentamiseen toimittaakseen tarkastajalle tarkistusjaksoon jokainen erityistehtävä olisi luotava toistuvana muistutuksena kalenterissa ja tehtäväohjelmassa. Kuka tahansa on vastuussa tietyn tehtävän suorittamisesta, sen pitäisi asettaa heidät sopivaan taajuuteen varmistaakseen aikataulun.

Tehtäväpohjaisen lähestymistavan laskutuksen ja hallinnoinnin avulla työnkulkujen pitäminen on helppoa ja helppoa. Tehtävät voidaan helposti jakaa, siirtää ja tarkistaa, jotta voidaan varmistaa, että noudatetaan mainittuja prosesseja ja menettelytapoja. Jokainen lasku noudattaa samaa prosessia, yhdenmukaistaa vaiheet ja mahdollistaa yrityksen johtajien ja omistajien paremman valvonnan ja valvonnan. Voit helposti tarkistaa ohjelman tehtävät (kirjanpitäjän muistiin nähden) nähdäksesi, mitkä tehtävät on merkitty täydellisiksi tai erinomaisiksi.

4. Toteuta automaattinen laskutuksenhallinnan työnkulkuohjelma

Optimaalinen ratkaisu maksuviivästysten, maksujen ja etujen välttämiseksi on toteuttaa integroitu laskuhallintaohjelma, joka automatisoi työnkulut, synkronoi kirjanpito-ohjelmat ja varmistaa maksimaalisen näkyvyyden koko prosessin ajan. Erilaisista käyttäjäprofiileista automaattisiin sähköposti-ilmoituksiin ja mobiilihyväksyntöihin yhdistämällä laskunhallintaohjelma työnkulkuun yhdistää kaikki pisteet varmistaaksesi, että tehtävät ja tilit maksettavat määräajat eivät koskaan unohtaa.

Etkö ole varma mistä aloittaa? Se voi tuntua hieman ylivoimaisena aluksi. Aloita yksinkertaisin vaihe nykyisistä prosesseista ja rakenna hitaasti. Sinun ei tarvitse siirtyä postituksesta täysin automatisoituun järjestelmään yön yli.