Payroll-ohjelmiston arviointi pienyrityksille

Pidätkö hiuksiasi yli palkkalistoilla? Oman palkanlaskennan tekeminen, vaikka vain yhdelle työntekijälle, on pieniä yrittäjiä varten monia ansioita. On paljon tietoa, ja monien liittovaltion, valtion ja paikallisten palkkasumma-asetusten noudattaminen on tuskaa. Lisäksi sinulla on määräaikatauluja, maksut ja raportit kaikille näille virastoille.

Ei ole ihme, että monet pienyritykset kääntyvät näiden tehtävien palkkalistoihin.

Mutta mikä palkkalistoilla palvelu on paras?

Mitä palkkasummapalvelut ovat?

On olemassa kahdenlaisia ​​palkanlaskentapalveluita: verkkopalveluja ja (paremman termin puuttuessa) henkilökohtaisia ​​palveluja. Verkkopalvelut voivat olla sovelluksia tai verkkopohjaisia. Henkilökohtaiset palvelut ovat yksityishenkilön omistama yritys, joka voi tehdä palkanlaskun verkossa tai joka voi olla paikallinen.

Arviointiprosessi toimii samalla tavoin molemmille palkkalistoille. Mutta tässä artikkelissa keskitytään verkkopalveluihin. Seuraavassa on joitakin ominaisuuksia, jotka sinun kannattaa ottaa huomioon:

Kuinka paljon palkkio maksaa verkossa?

Ensimmäinen asia, jota yrittäjät kysyvät, kun etsit palkkapalvelua, on: "Kuinka paljon se maksaa?" Vaikka kustannukset ovat tärkeitä, muut tekijät ovat yhtä tärkeitä.

Harkitse palvelun kustannukset nyt ja tulevaisuudessa. Jos sinulla on vain pieni tai keskisuuri yritys, jossa on vain yksi tai kaksi työntekijää, kannattaa rajoittaa kustannuksia skaalautuvalla palvelulla, jossa kustannukset ovat vähäiset vain muutamille työntekijöille ja jotka lisääntyvät, kun lisäät työntekijöitä ja palveluita.

Useimmille palkkalistoille katselin, hinta on kuukaudessa, joten voit muuttaa milloin tahansa. Useimmat perustivat kustannukset työntekijöiden määrään. Jotkut tarjoavat 1099-mahdollisuuden maksamaan toimeksisaajia, myyjiä tai freelancereita. (Löydät lyhyen luettelon kustannuksista tämän artikkelin lopussa.)

Kustannukset tulevat kahdelle tasolle joillekin palveluille: peruspalvelu, joka laskee ja toimittaa palkkatodistuksia, mahdollisesti W-2-palvelua ja täyden palvelun vaihtoehto, joka myös maksaa ja maksaa palkkasumma- ja veroilmoituksia, mukaan lukien lomake 941 (neljännesvuosittainen palkanlaskennan verotuslomake).

Mitä täydellisen palveluhankintapalvelun tulisi sisältää?

1 . Asennus, koulutus ja hallintapaneeli. Järjestelmän on oltava helppo asentaa. Sinulla pitäisi olla kojelauta, joka ohjaa sinut prosessien läpi ja voit tarkistaa toimintoja, kuten arkistointi- ja palkkatodistuksia. Koulutuksen tulee olla yksinkertaista, ja siinä on hyviä videoita, joiden avulla voit työskennellä eri prosessien läpi. Millainen palkkasumman tietämys olettaa olet? Useimmilla yritysten omistajilla on vain vähän tietoa, joten palvelusi on annettava yksityiskohtaiset perustiedot palkanlaskennan ehtoista, palkanmaksuista ja arkistoista.

2. Paychecks . Jokainen näistä järjestelmistä antaa sinulle mahdollisuuden syöttää jokaiselle työntekijälle tiedot, mukaan lukien W-4 lomake liittovaltion tuloveron ennakonpidätykseen ja muut tiedot, jotka tarvitaan palkkojen valmisteluun. Järjestelmien tulisi antaa sinun kirjoittaa kirjattuja sekkejä tai tarkistaa suorat talletukset (paras tapa). Tarkista pankki sen vaatimuksista.

3. W-2 muodot. Palvelussasi tulee antaa sinulle W-2 lomakkeita , vuosipalkka- ja verotiedotuslomake, joka on annettava työntekijöille tammikuussa. Täyden palvelun vaihtoehto on myös toimitettava nämä lomakkeet sosiaaliturvahallinnolle sinulle sopivana ajankohtana.

4. Arkistoida ja tallettaa palkkaverot. Tämä on luultavasti tärkein palvelu.

Kun joku lähettää ja maksaa nämä verot, on suuri vastuu. Täyden palvelun järjestelmän on toimitettava sinulle kaikki asian kannalta merkitykselliset palkkasumma- ja työsuhde-asiakirjat. Heidän tulee suorittaa maksut puolestasi asianmukaisten liittovaltion, valtion ja paikallisten sääntelyvirastojen kanssa. Lomakkeiden tulee sisältää lomake 941 - neljännesvuosittainen palkka- ja verolaskelma sekä liittovaltion ja valtion työttömyysmaksutyypit.

Palvelussa on myös seurattava valtion ja paikallisia palkkasummia, mikä on valtava apu, jos sinulla on eri kaupungeissa ja valtioissa työskenteleviä työntekijöitä.

Mitä muita ominaisuuksia odotan?

Verotakuita. Palvelusi on taattava, että verolomakkeet lähetetään ennen kaikkia määräaikoja ja että maksut suoritetaan ajoissa, jotta sinun ei tarvitse maksaa sakkoja tai rangaistuksia. Palvelun tulee sopia maksamasta sakkoja tai rangaistuksia myöhästyneelle arkistointia tai maksua varten.

Jos he eivät tee tätä takuuta, älä käytä niitä.

Matkapuhelimen esteettömyys. Sinun pitäisi pystyä käyttämään hallintapaneelia ja tekemään muutoksia, lähettämään tietoja tietokoneestasi, matkapuhelimestasi tai tablet-laitteestasi tai jopa soittamaan tietoja.

Työntekijän itsepalvelu. Joissakin näistä palveluista on kojelauta, jonka avulla työntekijät voivat kirjautua sisään ja saada tietoja heidän nykyisistä palkkatasoistaan. He saattavat pystyä muuttamaan W-4-tietoja verkossa.

Integrointi kirjanpitojärjestelmään. Sinun palkkahallinnon integrointi kirjanpitojärjestelmään säästää aikaa ja rahaa. Intuit Payrollia myydään vain QuickBooks Online -palvelulla, joten tämä voi olla hyvä vaihtoehto sinulle, jos sinulla on jo QBO. Patriot-ohjelmistolla on kirjanpitojärjestelmä, jonka voit lisätä palkkasummasi palveluun.

Muita tärkeitä kysymyksiä

Tuki ja huolto. Tämä on todella tärkeä. Asiat tapahtuvat ja palkanlaskenta on suoritettava tiettyinä aikoina. Sinun on tiedettävä, että palvelu on saatavilla ja hyödyllistä.

Korkein palvelutaso on puhelu. Minkä tunnin aikana asiakaspalvelussa on?

Toiseksi korkein taso on chat. Mitkä ovat heidän tuntejaan?

Kolmas taso on sähköposti. Kuinka nopeasti palvelu vastaa sähköpostiviesteihin?

Testaajan tai ensimmäisten 30 päivän aikana varmista, että otat yhteyden useaan kertaan arvioidaksesi tarjottua tukea.

Päivitykset. Palkkasumma-asetukset ja verokannat muuttuvat aina.Kun arvioit järjestelmiä, kysy, miten he päivittävät ohjelmistonsa ja miten he välittävät nämä päivitykset sinulle.

Suojaus. Kuinka turvallinen on heidän järjestelmänsä? Onko pilvessä (luultavasti)? Kuinka usein he varmuuskopioivat?

Muut lisäpalvelut, joita saatat haluta

1099 palvelua. Jotkin näistä järjestelmistä ovat lisämaksuja (lisäkustannuksia), joiden avulla voit maksaa työntekijöille, myyjille ja freelancereille ja antaa heille 1099-MISC-lomakkeet (samanlaiset kuin W-2-lomakkeet työntekijöille). Palvelun tulee myös tarjota 1099-MISC-lomakkeiden hakeminen IRS: n kanssa.

Varmistuslähetys . Jos maksat muita kuin työntekijöitä, saatat joutua varmuuskopioimaan ennakkomaksut maksuista. Jos sinulla on 1099-palvelu, sinun tulee pystyä tekemään tämä ja antamaan raportteja.

Potentiaalisten palveluiden tarkistaminen

Kun olet kaventanut valintasi muutamiin palveluihin, tarkista ne. Tarkista online-luokitukset, mutta älä luota niihin liikaa. Parempi paikka tarkistaa on Better Business Bureau. Katso, mitä valituksia on tehty tämän yrityksen vastatessa ja miten heidät on ratkaistu.

Mitkä ovat joitakin palkanlaskennan palveluja harkitsemaan?

Löydät paljon palkkalistoja, jos haet verkossa. Tässä on vain muutamia, joiden avulla voit aloittaa haun. Valitsin täyden palvelun vaihtoehdon jokaiselle.

I ntuit Full Service Payroll. Tämä palvelu on lisäosa QuickBooks Online -palveluun. Hinnoittelu riippuu siitä, mikä versio QBO: sta haluat ja mitä palkkalistoja tarvitset. Hinnoittelu on kuukausittain.

Patriot Payroll Software . Heidän täyden palvelun palkanlaskentajärjestelmä alkaa 25 dollaria kuukaudessa yhden työntekijän, kasvava määrä työntekijöitä.

Paychex. Heidän järjestelmä perustuu työntekijöiden lukumäärään. He vaativat kirjallisen tarjouksen potentiaalisesta asiakkaasta ennen hintatietojen julkaisemista.

Gusto : Heidän hinnoittelu on 39 dollaria kuukaudessa perushinta plus 6 dollaria kuukaudessa per henkilö (oletan, että tarkoittaa henkilöä kohti maksetaan).

ADP on kolme palkkaluokkaa, mukaan lukien HR. Hinnoittelua ei ollut saatavilla.

Kuinka kokeilla palkkajärjestelmää

Viimeinen ongelma: Ongelma näiden järjestelmien kokeilussa on se, että ne edellyttävät sinua "lähtemään" ja et voi antaa palkkatuloja useammin kuin kerran. Patriot ja Gusto ovat demoversioita, joita voit kokeilla. ADP: llä on kaksi maksutonta kuukausimaksua, mutta se tarkoittaa, että olet sitoutunut kahden kuukauden kuluttua heidän järjestelmäänsä.