HR Parhaat käytännöt hyötyjen kommunikointiin sähköpostin käytön

Elämme nykyaikaisessa maailmassa, jossa tiedot vetää ympäri maapalloa yhdestä henkilöstä seuraavaan sekuntiin. Sähköposti (sähköposti), tekstiviestit ja virtuaalikokoukset ovat korvannut puhelin- ja etanapostiviestintää useimmissa yrityksissä. Jopa henkilöresurssien osasto pystyy lähettämään nopean sähköpostin lähettämään tärkeän päivityksen useille ihmisille kerralla sen tehokkuuden vuoksi.

Adobein äskettäin tekemä tutkimus osoittaa, että millennials, suuri joukko työntekijöitä työpaikoilla nyt, suosivat sähköpostiviestintää. Siksi on tärkeä työsuhdeturvaohjelmien välittäminen.

5 tapaa saada enemmän hyötyä Viestintä sähköpostilla

Säännöllisiä sääntöjä noudatetaan, kun työntekijän etuja koskevat tiedot lähetetään sähköpostitse ja muilla digitaalisen viestinnän muodoilla. Nämä säännöt on suunniteltu toteuttamaan kaksi asiaa:

• Varmista kaikkien mukana olevien henkilötietojen terveydellistä tietoturvaa
• Tarjoa selkeää viestintää työntekijöiden eduista loppulukijalle

Jotta HR-tiimisi tehokkaasti käyttäisi sähköpostia viestinnän etuja koskevat tiedot, tässä on muutamia parhaita käytäntöjä, jotka on otettava käyttöön nyt.

# 1 - Tietää tarkasti, mitä haluat kommunikoida sähköpostilla

Yksi etusijapisteistä etujen välittämisessä sähköpostitse on tiedon saaminen useille ihmisille heti ilman uhraamasta paljon aikaa .

On kuitenkin tärkeää ymmärtää, mitä sinun tarvitsee viestiä sähköpostitse. Muista, että sähköpostin vastaanottajat käyttävät todennäköisesti noin 10 sekuntia tai vähemmän sen lukemista. Tee tämä lasku luomalla keskitettyyn kampanjaan, joka on suunnattu yhteen tiettyyn viestiin. Pidä tiedot ytimekäs ja rajattu keskeiseen ajatukseen.

Jos sinulla on enemmän kattavuutta, lähetä se seuraajaviesteissään, jotta ihmiset todella ottavat aikaa lukea. Lisäksi ennen kuin lähetät sähköpostiviestin, ymmärrä, onko viesti parhaiten toimitettu sähköpostitse tai jos jotain muuta muotoa tarvitaan. Jotkut ihmiset reagoivat paremmin muihin viestinnän muotoihin.

# 2 - Käytä asianmukaista etikettiä ja kielioppia

Olisi sanomattakin selvää, mutta hyödyllisenä viestintäasiantuntijana kannattaa aina käyttää parasta mahdollista kielioppi- ja sähköpostietitietoa. Käytä silmiinpistävää sähköpostiviestin riviä. Käytä blind-kopiota lähettämällä sähköpostia suurelle määrälle työntekijöitä kerralla henkilökohtaisten sähköpostiosoitteiden suojaamiseksi. Aloita sähköpostiosoitteesi yksinkertaisella lomakkeella, joka sisältää tervehdyksen, lyhyen johdantoraportin, lisätietoja tukevat ja wrap up -lauseen, joka sisältää kutsun toimintoihin (jos tarvitaan). Käytä roskakoriä määräaikoja tai päivämääriä varten ja sisällytä kaikkien ilmoittautumislinkkien täydellinen URL, koska jotkut sähköpostipalveluntarjoajat eivät käänny tätä hyvin vastaanottajille.Liitteet voivat päätyä roskapostiin, joten käytä niitä säästeliäästi. Anna työntekijöille tiedot, jotka liittyvät siihen, mitä sähköpostiviesti sanoo.

# 3 - Lisää toinen viestintätyö vaivaa

Muista, että kuluttajat kuluttavat suurelta osin sähköpostiviestejä, koska päivittäin päivittäin miljoonissa postilaatikossa päivittäin vastaanotetut sähköpostit ovat vain vähäisiä.

Ymmärrä myös, että ihmisten on usein kuultava viesti useissa eri muodoissa ja useita kertoja ennen kuin he toimivat. Etuna kommunikaattorina kannattaa käyttää useita viestintämuotoja välittää tärkeät viestit työntekijöille. Ajattele kommunikaatiostrategiaasi useilla kerroksilla. Videot, kirjalliset materiaalit, postikortit ja muut välineet voivat tavoittaa työntekijöitä. Tee kaikkien viestien saatavuus niille, joilla voi olla haittoja tai kielitaitoja.

# 4 - Tarjoa helposti luettavia viestejä viestisi tueksi

Anna antamasi digitaalisen viestinnän lisäksi tärkeitä hyötytapahtumia ja määräaikoja markkinoinnin ulkoasuilla. Esimerkiksi jos avoin ilmoittautuminen lähestyy, aloita julisteiden sijoittaminen alueille, joilla työntekijät voivat nähdä heidät, jotka puhuvat tästä ajasta.

Toinen esimerkki voisi olla yritystoiminnan edistäminen julisteiden ja lentolehtien kanssa, jotka puhuvat terveistä elämäntavoista. Edut, jotka ovat hyödyllisiä visuaalisten ja markkinointivälineiden kuten julisteiden, lentolehtisten ja videotietojen avulla, edistävät tehokkaasti etuja. Keskity markkinointiin työntekijöiden tarpeiden, heidän terveydentilansa ja yrityksen tarjoaman edun arvoon nähden.

# 5 - Anna työntekijöille kaikki tarvittavat tiedot saadaksesi lisää tukea

Yksi hyödyllisistä sähköpostiviesteistä on se, että tiedot lähettävä henkilö jättää tahattomasti kriittiset tiedot. Yhteystietojen poistaminen, etujen puhelinnumerot ja linkki saadaksesi lisätietoja etuusjärjestelyistä tai hinnoista ei ole koskaan hyvä idea. Varmista, että olet todistanut sähköpostin ja ajattele lukemista lukijan näkökulmasta. Varmista ainakin ainakin, että kenen kanssa voit ottaa yhteyttä hyötykysymyksiin ja verkkosivustoosoitteeseen, jossa lukijat voivat saada lisätietoja.

Edut viestinnässä sattuu olemaan yksi monista tekijöistä, joita sähköpostiviesti voi palvella, mutta on järkevää ennen kuin se nojaa tähän viestimuotoon koko ajan. Sekoita asiat ja käytä edellä mainittuja vinkkejä saadaksesi parhaan mahdollisen hyödyn irti työntekijästäsi.

Kuvakorvaus: Fotolia