Video: Miten voit välttää maksuhäiriömerkinnän? 2025
Laskennallinen suunnitelma on työntekijän korvauskorvausjärjestely tai menetelmä työntekijöiden korvaamiseksi IRS-säännösten mukaisista liiketoiminnan kuluista.
Jos yrityksellesi on vastuullinen suunnitelma, tiettyjen liikekulujen korvaaminen ei ole verovelvollinen työntekijälle. Jos yrityksesi takaisinmaksusuunnitelma ei ole vastuuvelvollisen suunnitelman IRS-vaatimusten mukainen, nämä korvaukset ovat veronalaisia työntekijälle, ja näistä maksuista on tehtävä liittovaltion tuloveroista ja palkkasummasta perittävät verot.
Lisäksi työnantajan on ilmoitettava nämä maksut työntekijän W-2-lomakkeelle.
Vastuullisiin suunnitelmiin voi kuulua muun muassa:
- Työntekijän matkakustannukset, mukaan lukien ateriat ja viihde,
- Työkalujen ja laitteiden hankinta ja
- Työntekijöiden kotitoimistokulut.
Vastuullisessa työsuunnitelmassa on myös oltava menettely, jossa työntekijät palauttavat ylimääräiset korvaukset (ylittävät sallitut määrät) työnantajalle. Jos työnantaja laatii ja ylläpitää vastuullisen suunnitelman, työntekijän matkakuluja ei tarvitse kohdella verotettavana tulona.
Sallitut suunnitelman vaatimukset
Jotta järjestö voi pitää "vastuullisena suunnitelmana" IRS: n, järjestelysi sisältää KAIKKI seuraavista:
- Kuluilla on oltava liikekumppanuus ; toisin sanoen heidän on oltava maksettu tai syntynyt suorittaessaan palveluja työntekijänä.
- Työntekijän on otettava asianmukaisesti huomioon työnantajalle nämä kulut kohtuullisessa ajassa. Sinun on vaadittava työntekijöitä toimittamaan sinulle yksityiskohtaiset tiedot näistä kuluista, mukaan lukien päivämäärä, aika, paikka, määrä ja liiketoiminnan tarkoitus kustannuksille.
- Sinun on vaadittava, että työntekijä palauttaa ylimääräiset korvaukset kohtuullisen ja tietyn ajan kuluessa olosuhteista riippuen
Jos kaikki nämä kolme vaatimusta eivät täyty, IRS ei ole vastuussa, ja kaikki työntekijääsi korvaamat kulut ovat verovelvollisia työntekijälle.
Ylimääräiset korvaukset
Ylimääräinen korvaus on korvaus suurempi kuin sallitut määrät. Jos työntekijä ei palauta ylimääräisiä korvauksia kohtuullisessa ajassa, nämä ylimääräiset määrät ovat veronalaisia työntekijälle. Yleisimpiä olosuhteita ovat tapaus, jossa työntekijälle annetaan etukäteen, ennen kuin hän lähtee matkalle, ja hänen kulunsa matkalla ovat pienemmät kuin edellisen määrän.
IRS on määrittänyt kohtuullisen ajan ylimääräisten korvausten palauttamiseksi esimerkiksi:
- Ennakkomaksu, joka on saatu 30 päivän kuluttua kuluista
- Työntekijä toimittaa riittävät kulut 60 päivän kuluessa niiden maksamisesta tai aiheutumisesta.
- Työntekijä palauttaa ylimääräisen korvauksen 120 päivän kuluessa siitä, kun hänet on maksettu tai hänet on maksettu.
- Työntekijälle on annettava lausunto (vähintään neljännesvuosittain), joka pyytää palautusta tai riittävää kirjanpitoa ennakkomaksuista, ja työntekijä noudattaa 120 päivän kuluessa lausunnon vastaanottamisesta.
Laskevan suunnitelman lähettäminen IRS: lle
Ei, ei ole pakollista toimittaa kirjallista suunnitelmaa IRS: lle. Mutta sinun pitäisi pystyä osoittamaan, että olet määritellyt vaatimukset työntekijöiden korvaamisesta kulut. Tarvitset jotain kirjallisesti osoittaaksesi IRS: lle, että ymmärrät, mikä on vastuullinen suunnitelma ja että käytät liiketoimintaasi vaatimuksiin.
Ensinnäkin sinun on asetettava nämä vaatimukset kirjallisesti osana työntekijän käytäntöjä ja menettelytapoja.
Toiseksi, sinun on dokumentoitava kaikki työntekijän kanssa tekemät liiketoimet kulujen korvaamisesta, jolloin kirjaukset osoittavat, että kaikki vastuullisen suunnitelman vaatimukset on noudatettu.
Vastuullinen suunnitelma ja yritysverot
Nämä kulut ovat vastuussa suunnitellussa suunnitelmassa, ei vaikuta suoraan sinun kykyisi vähentää nämä kulut yrityksesi veroilmoituksestasi. Sinun on kuitenkin toimitettava riittävät asiakirjat todistamaan, että nämä kulut olivat liiketoimintaan liittyviä.
Esimerkiksi matkakorvauksista voit vähentää kulut sopivalla rivillä liiketoimintoverotuksellasi. Esimerkiksi aterioiden ja viihdykustannusten osalta käytä C-luettelon riviltä 24b (yksityisyrittäjille tai yhden jäsenen LLC: lle).