Meet Management käytännöt Help Tuottavuuden parantaminen

Vietämme paljon työtä kokouksissa. Monissa tapauksissa huonot kokouskäytännöt aiheuttavat osanottajien ajankäytön hyödytöntä käyttöä. Aiheeseen liittyvässä tehtävässä opastan viiden tavallisen kokousskenaarioiden kääntämisestä tuottaviin tapahtumiin. Tässä viestissä tarjoan uusia ideoita tukemaan yhteyksien hyödyllisyyttä, tuottavuutta ja vaikutuksia.

Kokoushallintaavain - Stand PAT

P

urpose, A genda ja T Jotkut johtajat käyttävät PAT > imeframe. Osallistuvien osallistuminen näihin kriittisiin kohtauskokonaisuuksiin ennen istuntoa varmistaa, että ihmiset ovat valmiita osallistumaan kokoukseen ja tukemaan kokouksen yleistä tarkoitusta. Selkeä P. A. T.näkymä auttaa varmistamaan tuottavan istunnon.

Sinun pitäisi pystyä määrittelemään kokouksen tarkoitus enintään 1 tai 2 lauseella. "Kokouksen tarkoituksena on suunnitella uusi markkinointikampanja" tai "Tämä kokous on tarkastella merenkulun uutta politiikkaa käsittelyn tuloksia. " Tarkoitus auttaa varmistamaan, että kaikki tietävät, miksi he ovat siellä, mitä on tehtävä ja miten ohjata edistymistä ja johtaa päätökseen.

Aseta esityslista. Luettelo kohteista, joita aiot tarkastella / keskustella / tarkastaa. Haluan asettaa määräajan jokaiselle esityslistalle (katso alla) ja tunnistaa henkilö, joka vastaa keskustelun hillitsemisestä. Aseta aikataulu; ainakin asettaa alkamis- ja päättymisaika.

Suosittelen myös kussakin esityslistan kohteen keston asettamista. Kokonaiskokouksen aikataulun pitäisi olla yhteensä.

Aloita tapaamiset aikataulussa

Jos työskentelet yhdessä sellaisissa kulttuureissa, joissa ihmiset joutuvat kokouksiin koko ajan jopa viisi tai kymmenen minuuttia suunnitellun alkamisajan jälkeen, on aika aloittaa uusi suuntaus.

Yksi yritys rohkaisee johtajiaan sulkemaan oven suunnitellulla alkamisaikalla, ja myöhässä olevat eivät ole tervetulleita osallistumaan. Vaikka tämä saattaa olla drakonomisempaa kuin sinun pitäisi toimia, sinun ei pitäisi olla huolestuneita siitä, että kokous järjestettäisiin, tarkasteltiin tarkoitusta ja vahvistettiin odotuksia ja ajoitusta.

Älä odota, että kaatopaikat tulevat näkyviin. Kun joku saapuu myöhään, älä mene takaisin ja tarkista, mitä on jo katettu. Jatka kokousaiheidenne kanssa. Tämä on hankalaa sairastajalle ja parantaisi hänen kerryttämisensä todennäköisyyttä seuraavassa kokouksessa.

Jos kokouksen järjestäjä / sponsori ei näy ajoissa, pidä kokous peruutettuna ja palaa töihin. Viiden tai seitsemän minuutin odotusaika on kohtuullinen. Kertoimet ovat, kokouksen järjestäjä juoksi odottamattomiin vaikeuksiin ja haluaisi, ettet tuhlaa aikaa odottamassa häntä.

Pidä kokous aiheesta

Hyvä käytäntö on antaa jollekulle rooli pitää kaikki seurassa kokouksen aikana. Liian usein keskustelut horjuvat ja heikentävät sitten mielipiteiden, ideoiden, tosiasioiden ja tunteiden kieroutumista. Sen sijaan anna rooli ja ilmoittakaa kaikille osallistujille, että tämä henkilö tekee interaktiivisen keskustelun, jos ja milloin keskustelu poistuu esityslistasta ja keskustelusta.

Joissakin yrityksissä tätä roolia kutsutaan "Traffic Cope" muiksi, "Topic Keeper". Riippumatta merkistä, rooli on erittäin hyödyllinen kokouksesi tehokkuuden ja tuottavuuden vahvistamisessa.

Jos ylimääräisiä aiheita ilmenee, jotka eivät ole asialistalla, mutta on tärkeää keskustella niistä, ne on selvästi otettava ja sijoitettava "parkkipaikalle" tulevaa harkintaa varten tai keskustelulle tai erilliselle kokoukselle. Kokouksen omistajalla on oikeus sallia alaikäinen keskustelu, jos se tukee yleiskokouksen tarkoitusta.

Pidä ja jaa kokouspöytäkirjat / minuutit

Joku muu kuin kokouksen järjestäjä pitää pöytäkirjaa kokouksesta. Pöytäkirjoissa on hyvä merkintä:

Kokousaika, päivämäärä, sijainti

• Tarkoituksen kuvaus
• Esityslista
• Luettelo osallistujista ja luettelo osallistujista
• Yksityiskohtainen tiivistelmä johtopäätöksistä, toimenpiteistä, vastuista ja päättymispäivistä. Monet julkaisijat käyttävät esityslistaluetteloa oppaan laatimiseksi päätelmistä ja toimista.
• Suunniteltu seuranta kokous, jos todella tarvitaan.
• Ihannetapauksessa jakaa kokousasiakirjat niin pian kuin mahdollista kokouksen päätyttyä ja ehdottomasti yhden arkipäivän kuluessa. Pöytäkirjat ja muistiinpanot ovat tärkeä muistutus osallistujille sekä tiedotuslähde muille sidosryhmille tai niille, jotka ovat jääneet kokouksen ulkopuolelle. Pöytäkirjat ovat loistava työkalu, jotta voimme muistuttaa ihmisiä ja tiimejä heidän sitoutuneista jatkotoimistaan.

Perimmäinen linja nyt:

On mahdollista, että kokous johtaa myönteisiin tuloksiin, auttaa edistämään projekteja ja eteenpäin ihmisiä, eivät vain laske sitä. Jotkut ahkeruus ja tahallinen vahvistaminen kokoushallintastrategiasi parantavat todennäköisyytesi suurta tulosta.

-

Päivitetty Art Petty