7 Sähköpostin hallintavinkkejä nopean tuottavuuden lisäämiseen

Yksi pienimmistä yrityksistä yleisimpiä haasteita on tasapainottaa tarve saada paljon aikaan, mikä ei näytä tarpeeksi aikaa. Olemme usein ohi aikataulun mukaista joukkoa, ja useimmat meistä voivat hyötyä jonkin verran ylimääräisestä ajasta tai ainakin tuottavammasta ajankäytöstä.

Ajanhallinnan osalta haasteena on usein kuvata, kuinka käyttää aikaa tuottavammin. Hyvä paikka aloittaa sähköpostin hallinta; tämä on yksi aluetta, joka ylittää luettelon aikapelastuksista monien pienyritysten omistajille.

Koska sähköposti on jatkuva viestintä, eikä meillä ole täydellistä määräysvaltaa tulevasta virtauksesta, meidän on työskenneltävä tuottavuuden parantamisessa siitä, miten saamme, järjestämme, vastaamme ja edes ajattele sähköpostia. Alla olevat vinkit auttavat luomaan järjestelmän, jolla voit hallita sähköpostiasi tavalla, joka tukee tuottavuutta sen sijaan, että syö sitä pois.

1. Poista ilmoitukset käytöstä.

Sähköposti pyrkii jatkuvasti koko päivän ja yön, joten on tärkeää, että voit hallita tulevien viestien kulkua päivässäsi. Sammuta uusien viestien ilmoitukset sekä tietokoneellesi että älypuhelimelle, jotta estät jatkuvat häiriöt ja häiritsevät aikataulusi ja tarkista, onko posti sopiva sinulle.

2. Päätä postilaatikon käyttäminen.

On olemassa monia erilaisia ​​filosofioita, kun kyse on sähköpostilaatikon hallintaan. Voit käyttää postilaatikkoasi catchall, rajoittaa sen vain korkean prioriteetin viestit tai tehdä se työtehtäväluettelon.

Avain on valita yksi kohde postilaatikostasi ja tarttua siihen.

3. Luo sähköposteja ja mustalistoja.

Useimmat sähköpostiasiakkaat ja sähköpostipalveluntarjoajat antavat käyttäjille mahdollisuuden tehdä luetteloita turvallisista osoitteista varmistaakseen, että kyseiset viestit päätyvät, kun taas mustalla listalla tai estämällä, mitä pidät roskapostiviesteistä. Ota aikaa päivittää nämä luettelot usein pitämällä saapuvan sähköpostisi puhtaana.

4. Aseta ajastin ja eräprosessi.

Jotkut pienyrittäjät hyötyvät siitä, että heillä on taskukellot vain heidän sähköpostiosoitteessaan. Jos tämä toimii sinulle, jätä päivän aikana tietty määrä aikaa vastata viesteihin, siirtää toimintotähteitä tehtäväluetteloosi, poistaa roskapostia ja saada tarkka käsitys siitä, mitä tarvitset seuraavaksi.

5. Käytä sääntöjä prosessin automatisoimiseksi.

Jotta sähköpostinhallintaprosessia voitaisiin tehostaa entisestään, käytä sähköpostiasiakkaasi sääntöjä, jotka lajittelevat, liittävät, siirtävät ja järjestävät viestisi. Samalla, kun luomaan sääntöjä, jotka tukevat tapaa, jolla käytät sähköpostia, kun olet luonut ne, voit vähentää huomattavaa osaa sähköpostin käsittelyaikaa.

6. Hanki pään aloitus älypuhelimesta.

Monet pienyrittäjät ovat älypuhelimia, jotta he voivat pysyä yhteydessä toisiinsa ja työskennellä jopa silloin, kun he ovat poissa toimistosta.Jos usein tarkistat sähköpostia mobiililaitteellasi, voit tallentaa huomattavan määrän aikaa lukemalla ja käsittelemällä viestejä, kun olet matkapuhelu. Vaikka olet vain tavan poistaa roskaa ja viestejä, joita sinun ei tarvitse säästää, voit hyötyä siitä, että sinulla on virtaviivainen postilaatikko, kun palaat toimistoon.

7. Jos et lue sitä, irrota tilaus!

Sähköpostiviestit ja muut sähköposti markkinointiviestit voivat olla erinomainen tapa pysyä yhteydessä asiakkaisiin, kollegoihin, kumppaneihin ja muihin yrityksiin, joista olet kiinnostunut, mutta nämä viestit voivat nopeasti kasaantua.

Jos et ole lukenut tietyn toistuvan postituksen useita numeroita, keskeytä tilauksesi. Sähköpostiviestien ja muiden automatisoitujen viestien rajoittaminen vain niihin, jotka luet säännöllisesti, voi olla helppo tapa vähentää postilaatikkoosi irtotavarana.

Saat entistä enemmän työkaluja, joiden avulla voit tulostaa entistä tuottavammin pienyrityksissasi. Tutustu tähän 101 tuottavuussovelluksen luetteloon.