Kaikki henkilöstöhallinnon yksiköt pitävät laajaa kirjaa. Laki vaatii henkilöstöä pitämään monet heistä tietyn ajanjakson ajan. Työntekijät ovat hyvin tietoisia siitä, että nämä tietueet ovat olemassa (ja jotkut ovat sen käsityksen mukaan, että tiedosto seuraa niitä yrityksestä toiseen, mikä ei ole totta).
Koska työntekijät tietävät, että nämä tietueet ovat olemassa, he haluavat tarkastella niitä aika ajoin, jotta näet, mitä tiedosto sisältää.
Päättäessäsi tarjota työntekijälle (ja entiselle työntekijälle pääsynsä) pitää mielessä kaikki yrityksellesi sovellettavat lait.
Useissa valtioissa on lakeja, jotka edellyttävät yritystä tekemään tiettyjä osia tiedostosta nykyisten ja entisten työntekijöiden käyttöön. Tarkista työsuojeluasiamiehenä, että käytäntösi noudattaa kaikkia lakeja.
Esimerkiksi liittovaltion laki vaatii, että Yhdysvaltojen vammaislakiin liittyvät tiedot säilytetään erillään henkilöstörekistereistä. Jos yrityksesi on HIPAA: n alainen, varmista, että lääketieteellisen kirjanpidonne noudattaa myös sitä.
Sinulla saattaa olla paljon liikkumavaraa siitä, mitä sallit työntekijän näkemään tiedostoissaan. Muista kuitenkin, että vaikka olette määrittäneet, että työntekijä ei voi päästä tiettyihin tietoihin, kuten vertailutarkistuksiin, niin että siinä tapauksessa, että kyseinen tieto on havaittavissa, on kyse oikeudenkäynnistä.
Siksi kehota henkilökuntasi kirjaamaan asiat tarkasti ja noudattamaan lakia aina. Työntekijärekisteriä ei ole paikka sisäpiirissä tai pienissä huomautuksissa.
Nämä eivät mene hyvin tuomioistuimeen.
Yleisenä sääntömääräyksenä on, että yhdellä arkistokäyttäjän vartijalla varmistetaan menettelyjen noudattaminen ja johdonmukaisuus. Et halua, että yksi HR-päällikkö antaa ihmisille mahdollisuuden ottaa tietonsa takaisin työpisteeseensä, kun taas toinen estää pääsyn lainkaan.
Vaatimus kaikille lähteä läpi yhden lähteen auttaa pitämään asiat yhdenmukaisina ja laillisina.
Tietojen tallentamista ja tallentamista ja käyttöä koskevat lait ovat hankalia. Varmista, että pysyt ajan tasalla.
Alla oleva käytäntö on hyvä alku yrityksellesi, mutta muista, että tilasi ja paikalliset lait voivat vaihdella.
Työntekijärekisterin otos Käyttöoikeus
Kaikki työntekijät, entiset työntekijät ja työntekijöiden edustajat voivat tarkastella henkilötiedoston tiettyjä sisältöjä etukäteen ilmoittamalla siitä henkilöstöhallinnon henkilöstölle. Työntekijän palkkaluokitukseen, kuten hakemukseen, edistämiseen, kurinpitotoimintaan ja siirtoon liittyvät asiakirjat voidaan tarkastella . Lisäksi työntekijä voi tarkastella lomakkeiden ja koulutustietojen kirjaamista.
Asiakirjat, jotka työntekijä eivät saa tarkistaa sisältävät viittauksia tai vertailutarkastuksia, kirjanpitoa kaikista hallintatoimista, lääkärintarkastuksista, oikeudenkäyntiin liittyvistä asiakirjoista, asiakirjoista, jotka rikkovat toisen työntekijän luottamuksellisuutta , ja asiakirjat, joita käytetään työntekijöiden suunnittelussa.
Menettelytapa
Työntekijä, joka haluaa tarkistaa henkilötiedostonsa sallitun sisällön, on otettava yhteyttä henkilöstöön 24 tunnin varoitusajalla (viikonloppuisin). Entisille työntekijöille tai henkilöille, jotka ovat tuntemattomia henkilöstöhallinnon henkilöstölle, on esitettävä tunnistetiedot ja / tai todiste henkilötiedoston käyttöoikeudesta.
Työntekijöiden on tarkistettava henkilökuntatiedostot henkilöstöhenkilöstön läsnä ollessa.
Työntekijät eivät saa poistaa toimistosta mitä tahansa henkilötiedoston osaa.
Työntekijä voi pyytää valokopiota tiedostosta tai sen osista. Sisällöltään henkilökunnan henkilöstö toimittaa valokopiot. Laajan kopioinnin vuoksi työntekijä joutuu maksamaan valokopiot.
Jos työntekijä on tyytymätön henkilökuntatiedostoonsa kuuluvan asiakirjan kanssa, työntekijä voi kirjoittaa henkilöstönsä henkilöstön läsnä ollessa selvityksen tai selvityksen ja liittää sen riidanalaiseen asiakirjaan. Henkilöstö tai työntekijä eivät missään olosuhteissa muuta todellista asiakirjaa.
Työntekijä voi myös pyytää, että asiakirja poistetaan henkilötiedostosta. Jos henkilöstöhenkilöstö on samaa mieltä, asiakirja voidaan poistaa.
Jos henkilöstöhenkilöstö ei ole samaa mieltä, asiaa voidaan hakea muutosta avoimessa ovipolitiikassa.
Ravintolan henkilökunnan kouluttaminen - ymmärrys ravintola-valikoista, baareista ja yleisistä ongelmista
Auttaa rakentamaan moraalia ja lisäämään myyntiä ravintolassasi.
Vinkkejä salasanasuojattujen tiedostojen palauttamiseen Quicken
Quicken-salasanan unohdus on turhauttavaa. Käytä näitä vinkkejä salasanalla suojatun datatiedoston palauttamiseen ja taloutesi tietojen palauttamiseen.
Miten erotat tehtävät pienen henkilökunnan kanssa?
Miten erottaa keskeiset velvollisuudet ja vähentää riskiä yrityksesi kirjanpidossa.