Projektihankkeen suunnittelu Projektinhallinnan perustyökaluilla

Työelämä on yhä hankkeiden maailma. Projektit ovat, miten kehitämme uusia tuotteita, toteutamme strategisia aloitteita ja teemme kaikkea uutta organisaatiossa.

Hankkeet ovat määritelmän mukaan tilapäisiä ja ainutlaatuisia aloitteita , toisin kuin säännölliset toiminnot. Ja vaikka monet yritykset ovat riippuvaisia ​​koulutetuista, sertifioiduista projektipäälliköistä, jotka johtavat aloitteitaan, projektiosaamista vaaditaan yhä enemmän kaikille ammattilaisille.

Tässä artikkelissa esitellään projektihankkeen suunnittelu ammattihenkilöille, jotka ovat kiinnostuneita ottamaan käyttöön käytännöt, jotka toimivat niin ammattimaisille projektipäälliköille.

Ota aikaa määrittelemään ja suunnittelemaan projektisi:

Projektinjohtajat ymmärtävät, että hankkeen kokonaiskeston kesto on käytetty suunnittelussa. Monilla meistä on taipumus kiirehtiä aloittamaan työn, joka hankkeiden maailmassa on samanlainen kuin ohita lukemalla ohjeita siitä uudesta huonekaluosasta, jonka olet ostanut yhdestä niistä "koota itsellesi" vähittäiskauppiaille. Mahdollisuudet ovat, kiire tehdä työtä lukematta ohjeita aiheuttaa vakavia ongelmia jonakin päivänä sinun pyrkimyksesi.

Sen sijaan, että menisit suoraan työhön, on tärkeätä kynsistää muutamia kriittisiä kysymyksiä:

1. Mitä oikein olet luomassa? Ole mahdollisimman tarkka.
2. Milloin on täytettävä?
3. Mitkä resurssit (ihmiset, laitteet ja budjetti) pääset hankkeen loppuun?

Edellä mainitut kolme kohtaa ovat soveltamisalaa koskevan lausunnon peruskomponentit. Jokainen projektipäällikkö pyrkii selkeyttämään laajuutta ennen työn aloittamista.

Company Holiday Party -aloitteen etsintä:

Yrityksen juhlatilaisuuden esimerkkitapaus voi olla seuraavanlainen: Tavoitteenamme on suunnitella ja toimittaa yrityksen loma-puolue 100 työntekijälle ja niiden merkittävät muut ennen joulukuun loppua, kustannuksella, joka ei saa ylittää 10 000 dollaria. Suunnitteluun ja koordinointiin kuuluu 4 jäsenkomitea, jonka toimitusjohtaja valvoo. Puolueeseen kuuluu avoin baari, päällystetty ateria, jälkiruoka ja viihde.

Vain ottaa aikaa käsityön tekemiseen, tämä yksinkertainen mutta tärkeä lausunto tarjoaa voimakkaita ohjeita projektin mukana olevalle henkilölle. Jokainen ymmärtää hankkeen luonteen, aikataulun, resurssit ja talousarvion.

Määritä tehtävä alas diskreetteihin töihin:

Projektinjohtajat luovat jotain, jota kutsutaan työnjaon rakenteeksi kuvaamaan selkeästi toimiva termi, kaikki projektin työ, jonka joku on täytettävä tietyssä ajassa kehys. Tapaustesi mukaan työn jakautuminen voi sisältää:

• Sijainnin tunnistaminen.
• Varmista huoneen saatavuus ja lukitse se talletuksella.
• Valitse elintarvikkeiden asetukset.
• Vahvista palkki ja mitä palkki sisältää.
• Tunnista jälkiruokavaihtoehdot.
• Luo ja jaa kutsuja ruokavalintoihin.
• Viimeistele ruokavalinnat palautettujen kutsumusten perusteella.
• Päätä viihdetyypin mukaan.
• Tarkastele vaihtoehtoja viihdettä ja valitse.
• Varmista ruokasaliasennus.
• Ostopöydän lahjoja vieraille.
• Koordinoi ja välitä tapahtuma.

Projektinjohtajat kehittäisivät projektin työn jakautumista harkitsematta resursseja tai ajoitusta, mutta enemmän aivoriihi-muodossa. Kun kaikki hankkeen toteuttamiseksi tarvittava työ on tunnistettu, on aika tehdä se, määrittää tehtävät ja kysyä tiimisi jäseniltä aikaa ja kustannuksia.

Hankesuunnitelman laatiminen työn jakautumisesta:

Kun olet tehnyt edellisen sivun tunnistetun yksinkertaisen työn erittelyn, sinun on nyt:

• Varmista, että kaikki pääkohdat hankekokonaisuuden saavuttamiseksi ovat on tunnistettu.
• Vahvista, kuka käsittelee mitä työtehtäviä ja luo vastuullisen matriisin, josta päätyy tärkeisiin työtehtäviin.
• Pyydä jokaista jäsentä tarkastamaan tehtävänsä, selvittämään aika- ja kustannusarviot, merkitsemään määräajat, tiivistämään resurssitarpeet ja varmistamalla, että he ovat perusteellisesti arvioineet työn, jonka heidän on oltava vastuussa.

Kun edellä mainitut vaiheet on suoritettu, projektiryhmän on toimittava yhdessä järjestyksessä tapahtumien järjestämiseksi oikeassa järjestyksessä, huomioimatta resurssien ristiriitoja tai mahdollisia aikataulutushaasteita. Huomaa: projektipäällikkö suorittaisi tämän vaiheen kehittämällä verkkokaavion, laskemalla kriittisen polun ja resurssien aikataulun usein tietokoneohjelmiston avulla.

Pienempää projektiasi epävirallisissa menetelmissä voi olla vain se, mikä on tarpeellista yksinkertaisen post-it-tyyppisen lähestymistavan avulla. Tämän prosessin avulla voit kehittää täydellisen kuvan vaiheista ja määräajoista suunnitella ja toimittaa suuri loma-puolue!

Anna työ aloittaa:

Nyt kun olet ottanut aikaa hankkeen asianmukaiseen soveltamisalaan, tunnistat tärkeimmät tehtävät, seuraat tehtäviä ja arvioit aikaa ja resurssivaatimuksia, olet valmis asettamaan tiimin työskentelemään heidän osoitettu vastuu. Tehtäväsi epävirallisena projektipäällikkönä on seurata työtä, tukea ryhmän jäseniä ja auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan haasteet sellaisinaan. Hyvä projektipäällikkö kokoontuu säännöllisesti tiimin jäsenten kanssa arvioimaan edistystä ja tunnistamaan ja suunnittelemaan uusia riskejä.

Bottom Line:

Edellä kuvattuja lähestymistapoja voidaan soveltaa missä tahansa projektitilanteessa osastossasi tai liiketoimintayksikössäsi. Kehitä selkeä alue, tunnista työ, varaa resurssit, kehitä arvioita ja aikataulu ja seuraa ja valvo työtä. Työpaikkasi ammattihankkeiden johtajat tunnistavat ja arvostavat käytäntöjäsi, ja tuloksesi ovat paljon paremmat kuin vain hyppääminen työhön ilman, että ajattelemme sitä.Paras menestys seuraavalla aloitteellasi!

-

Päivitetty Art Petty