5 Projektinhallinnan ehtoja sinun tulisi tietää

Projektinhallinta on työ, johon liittyy paljon jargon ja terminologia. Kun tiedät, mitä se tarkoittaa, on helppoa seurata keskusteluja ja vaikuttaa tehokkaasti. Se lisää luottamusta töihin, jos ymmärrät, mitä kaikki muut puhuvat ja auttavat sinua ottamaan vakavammin töissä, jos käytät oikeita termejä itse.

Tässä oppaamme 7 projektinhallinnan termeistä, jotka sinun pitäisi tietää.

1. Riski

"Riski" on termi, joka liittyy siihen, mikä saattaa mennä pieleen projektissasi. Jos esimerkiksi rakennat uuden toimistohakun, teräksen hinta saattaa nousta ja vaikuttaa budjettiin. Mutta se ei ehkä mene ylös. Samoin, jos aiot järjestää vuotuisen yritysvierailun ulkona, se saattaa olla hieno sää, mutta saattaa sateita. Lyhyesti sanottuna riski on sellainen, jota ei ole vielä tapahtunut.

On tärkeää tietää, mitkä riskit ympäröivät projektia, koska voit suunnitella niitä. Voit asettaa toimintasuunnitelmasi B tai varautumissuunnitelmiin ryhtymällä toimiin yrittäessäsi välttää riskin tapahtuvan. Teräksen ja säähinnan hinnalla ei ole paljon, mitä voit todella tehdä pysäyttääksesi ne, mutta voit tehdä suunnitelmia siinä tapauksessa, että ne tekevät.

Voit esimerkiksi vuokrata teltan tai varustaa sateenvarjoilla, joten jos se sattuu piknikpäivänä, ihmiset voivat silti olla hyvissä ajoin.

Tämä artikkeli siitä, mitä sisällyttää riskirekisteriisi auttaa aloittamaan.

2. Issue

Projektiryhmän jäsenet usein hämmentävät kysymyksiä ja riskejä, ja se on tärkeä projektipäällikkönä varmistaessasi, että puhut ongelmista, kun tarkoitat ongelmia ja riskejä, kun tarkoitat riskejä.

Jos riski on jotain, jota ei ole vielä tapahtunut, ongelma on tapahtunut.

Asiat ovat vain ongelmia, joita projekti joukkueesi kohdistuu.

Olet ehkä nähnyt sen tulevan (ja käsitteli sitä riskinä) tai se saattaa olla täysin odottamaton. Joko niin, se on nyt tapahtunut, ja sinun on tehtävä jotain siitä!

3. Milestone

Virstanpylväät ovat ajankohtaisia ​​pisteitä, jotka merkitsevät keskeisiä hetkiä projektin aikana. Niitä käytetään usein:

• Vaiheen alku
• Vaiheen loppu
• Suurten työtehtävien loppuminen tai suuri tehtävä
• Tietyn kiinteän aikataulun merkitseminen
• Kiinteä suunnitelmapäivämäärät

Ajattele virstanpylväitä sellaisena päivämääränä, jonka kirjoittaisit kalentereissasi kotona - projektin tärkeitä hetkiä, kuten testauksen viimeistely tai käynnistysjulkaisu.

Virstanpylväät ovat yksi Gantt-kaavion yhdeksästä osasta, joten näet heidät projektitieistasi timanttina.

4. Sponsori

Projektin sponsori istuu Project Boardissa. He ovat henkilö, joka "omistaa" hankkeen ja he saavat etuja.Jos esimerkiksi käynnistät uuden tietojärjestelmän käyttämään tehtaan tiimiä, Factory General Manager olisi projektin sponsori. IT-tiimi olisi osa projektiryhmää, mutta ne eivät ryhtyisi sponsorointirooliin.

Projektin sponsori on henkilö, johon voit kääntyä, kun tarvitset ylimmän johdon ohjausta. Tämä voi olla

• ongelman poistaminen
• löytää resursseja
• hyväksyä budjetti
• tehdä päätöksiä
• hyväksyä lopullinen erittely

ja niin edelleen. Projektipäällikkö raportoi toimeksiantajalle hankkeen keston ajan sekä linjanhallinnan rakenteesta että kirjaimellisesti viikoittain tai kuukausittain (tai reaaliaikaisesti) projektin raportoinnissa.

Lue lisää projektin sponsorin roolista.

5. Sidosryhmä

Sidosryhmät ovat muita projektiin osallistuneita ja vaikuttavia henkilöitä. Joillakin hankkeilla on laaja sidosryhmä, joka kattaa organisaation kaikki osastot. Toisilla on rajallinen soveltamisala.

Jotkut sidosryhmät ovat organisaation ulkopuolella, kuten hallitus tai sääntelyelimet. Heitä on myös pidettävä ajan tasalla asiaankuuluvien tietojen kanssa.

Useimmat sidosryhmät tukevat (tai ambivalentteja) projektien aiheuttamiin muutoksiin, mutta kaikki eivät ole!

Tapaat sidosryhmät, jotka eivät ole tervetulleiksi projektiasi avoimilla aseilla! Hanki vinkkejä vaikeiden sidosryhmien käsittelemiseen tässä haastattelussa projektinhallinnan asiantuntijan David Bryden kanssa.