Request Document (RFP)

Johdanto

Kun monimutkainen liiketoiminnan vaatimus on määritetty, yritys on valmis etsimään toimittajaa vaatimusten täyttämiseksi. Ensimmäinen vaihe myyjän löytämisessä on luoda ja lähettää ehdotuspyyntö (RFP). RFP-asiakirjan tulisi sisältää yksityiskohtaisesti kaikki liiketoiminnan vaatimukset ja mitä yritys tarvitsee mahdolliselta myyjältä täyttämään RFP: ssä määritellyt vaatimukset.

Myyjä tekee tarjouksen, joka perustuu sen ymmärtämiseen RFP: ssä määritellyistä vaatimuksista ja kilpailevat tarjoukset arvioidaan tuottamaan joko voittavan toimittajan valinnan tai lyhyen luettelon toimittajat, jotka toimittavat sitten esitykset yritykselle.

Hakemusasiakirjan

RFP-asiakirja on ratkaiseva, kun hankitaan myyjä, joka pystyy täyttämään asiakkaan liiketoiminnan vaatimukset. Jos asiakirja on virheellinen, joko epäselviä vaatimuksia, puuttuvia vaatimuksia tai toimittajien kohtuuttomia vaatimuksia, RFP-prosessi johtaa epätäydellisiin tarjouksiin tai joissakin tapauksissa ei lainkaan tarjouksia. Toimittajien ei tarvitse esittää tarjouksia jokaiselle vastaanottamallesa RFP: lle, ja vaikka ne voisivat täyttää RFP-vaatimukset, niillä ei ehkä ole kykyä toimittaa vaatimuksia ajoissa. Myöhemmin on usein havaittavissa, kun asiakas lähettää RFP: n pienemmille toimittajille, jotka voivat olla johtajia omalla alallaan, mutta joilla ei ole keinoja tai kykyä täyttää asiakkaan tarpeita.

Jokainen RFP on erilainen kuin määritetyt vaatimukset ja asiakkaan erityistarpeet. Jopa saman yrityksen sisällä RFP-dokumentti voi erota toisistaan ​​ensisijaisten vaatimusten mukaan. Joidenkin RFP: ien kohdalla painopiste voi olla hinta, kun taas toiset voivat keskittyä toimitusaikoihin tai vaadittujen tarvikkeiden laatuvaatimuksiin.

RFP-asiakirjan erityisominaisuudet

RFP-asiakirjan ominaisuuksia tarvitaan. Jokaisella RFP: llä pitäisi olla esimerkiksi tietty päivämäärä ja kellonaika, jolloin asiakas tarvitsee kaikki mahdolliset toimittajat tekemään tarjouksen. Jos tarjoukset jätetään kyseisen päivämäärän jälkeen, ne on hylättävä. Jos myyjä ei voi jättää tarjouksen ajoissa, tämä saattaa viitata mahdolliseen organisaatioratkaisuun ja mahdollisesti toimitusongelmiin.

Asiakkaan on kuitenkin annettava myyjille riittävästi aikaa tarjouksen tekemiseen. Jos vaatimukset ovat erityisen monimutkaisia, myyjät saattavat joutua koottamaan vastausryhmän, jotta he voivat jakaa vaatimukset alueille, joita he voivat ymmärtää ja sitten koota tarjouksen. Jos RFP: ssä määritetty aikataulu on liian lyhyt, vastauksia voi kiihdyttää ja myyjät voivat arvata hankkeen monimutkaisuutta sen sijaan, että he ymmärtäisivät sen täysin.Tämä johtaa epätarkkoihin tarjouksiin ja hukkaan RFP-prosessiin.

RFP-asiakirjassa on ilmoitettava prosessi, jos myyjillä on lisäkysymyksiä RFP: ssä määritellyistä vaatimuksista. Toimittajille ei saa antaa soittaa asiakkaalle, koska tämä voi johtaa siihen, että yhdelle myyjälle annetaan lisätietoja, mikä antaa heille kilpailuedun.

On parasta järjestää puhelinneuvottelu, jotta kunkin myyjän edustajat voivat pyytää ja kuunnella asiakkaalle palautettuja kysymyksiä. Tämä takaa oikeudenmukaisuuden hinnoitteluprosessissa.

RFP-dokumentissa on myös määriteltävä selvästi toimittajien RFP-vastaus. Jos tämä ei ole selkeästi määritelty, lähetetään vastauksia, jotka ovat eri muodoissa ja myyjien tarjouksia ei voi vertailla. Vastausmuodossa tulisi yksilöidä, mitä myyjältä vaaditaan kussakin osassa, kuten viittaukset, potentiaalisten ryhmien jäsenten jatkaminen, asiakirja, jossa toimittajat ymmärtävät vaatimukset ja hinnoittelun muoto. Jos jokainen toimittaja noudattaa oikeaa vastausmuotoa, se helpottaa tarjouksien vertailua.