Good Business Writingin salaisuudet

Ensi silmäyksellä matematiikka ja vakuuttava viestintä - liike-elämän kirjallinen ja erityisesti julkinen puhe - näyttävät olevan vähäisiä yhteisiä. Loppujen lopuksi matematiikka on objektiivinen tieteen, kun taas puhuu puheen laatu, taivutus, silmäkontakti, persoonallisuus, kehon kieli ja muut subjektiiviset komponentit.

Kuitenkin pinnan alla ne ovat hyvin samankaltaisia.

Suullisen esityksen menestys riippuu ennen kaikkea sen rakenteen tarkkuudesta.

Matematiikka on kyse tarkkuudesta. Siksi ei ole niin outoa ajatella, että joidenkin matematiikan käsitteiden soveltaminen suullisiin esityksiin voisi tehdä niistä huomattavasti tehokkaamman.

Elokuvateollisuudessa sanotaan, että kolme avaintekijää menestyvät onnistuneessa elokuvassa: käsikirjoituksen, käsikirjoituksen ja käsikirjoituksen. Samoin kolme avaintekijää menevät onnistuneeseen puheeseen: rakenteen, rakenteen ja rakenteen.

Ei vakuuttunut? Aloitetaan sitten jotain vähemmän radikaalilla. Mielestäni voimme kaikki olla samaa mieltä siitä, että hyvä puhuu liittyy hyvään kirjoittamiseen. Jos voit kirjoittaa hyvän tekstin, olet valmis tekemään hyvän suullisen esityksen. Siksi, jos parannat kirjoitustasi, parannat myös puhetta.

Yksinkertaistaessamme asioita, tästä eteenpäin puhumme lähinnä hyvistä kirjoituksista, koska useimmissa tapauksissa samat ajatukset koskevat suoraan hyvää puhetta.

Hyviä liiketaloudellisia tietoja, tiedä mitä teet

Monet kaupalliset yritykset eivät täytä potentiaaliaan - ja joskus jopa joutuvat konkurssiin - koska he eivät oikein määritä liiketoimintaansa

Hajuvesiyritykset esimerkiksi eivät myy tuoksuvia nesteitä, vaan rakkautta, romantiikkaa, viettelevyyttä, itsetuntoa jne. Bio-elintarvikeyritykset eivät myy orgaanisia tuotteita vaan rehellisyyttä, puhtautta, luontoa jne. Autovalmistajat eivät myy kuljetuksia vaan pikemminkin vapautta, seikkailua, spontaaniutta, arvovaltaa jne.

Tosiasia on, että jokainen teollisuus, jopa jokainen yksittäinen tuote, joutuu määrittämään, mistä todella kyse on - ja tuhansia niitä!

Kirjailijat ovat onnekkaita. On olemassa lukuisia muunnelmia kuin mitä me teemme, mutta on todellakin vain kaksi perustavaa laatua olevaa kirjoitustapaa. On tärkeää tunnustaa tämä, koska ne eivät ole vain erimielisiä, toisinaan ne ovat täysin päinvastaisia. Joten jos emme tunnista selkeästi, minkä tyyppistä kirjoitusta me teemme - ja miten se eroaa toisesta - voimme melkein varmasti tehdä vakavia virheitä.

Mitkä ovat kahta tyyppiä? Ja miten ne eroavat toisistaan?

Luova kirjoittaminen

• Tekstit, kuten novellit, romaanit, runot, radionäyttelyt, näyttelyt, televisiokäsikirjoitukset, elokuvakäsikirjoitukset jne.
• Luovan kirjoittamisen perimmäinen tarkoitus on huvittaa ja viihdyttää.

Oppimateriaalin kirjoittaminen

• Tekstit, kuten muistelmat, raportit, ehdotukset, koulutuskäsikirjat, uutiskirjeet, tutkimuspapereita, myyntikirjeitä jne.
• Kirjallisuuden kirjoittamisen perimmäinen tarkoitus on antaa ohjeita ja ilmoittaa siitä.

Hyvä liiketoiminnan kirjoittaminen vaatii oikean asenteen

Koska luovien ja selittävien kirjoitusten tavoitteet ovat niin erilaisia, ennen kuin avaat avaimen, sinun on omaksuttava asianmukainen asenne kirjoittamistyypillesi.

Luova kirjoittaminen

Jokainen haluaa lukea, mitä haluat kirjoittaa.

Loppujen lopuksi kuka ei halua olla hauskaa ja viihdyttävää?

Oppimateriaalin kirjoittaminen

Kukaan haluaa lukea, mitä aiot kirjoittaa.

Useimmat ihmiset eivät pidä opasteta ja ilmoitettu. He luultavasti haluaisivat tehdä jotain muuta.

"Kirjallisuuden kirjallisen asennon tunnistamisen ja hyväksymisen merkitys ei voi ylittyä, koska se voi muuttaa dramaattisesti itse kirjoittamasi luonnetta. Tässä on muutamia esimerkkejä.

a. Corporate image brochure

Minulla oli tilaus kirjoittamaan yrityskuvaesite. Nämä kalliit, kiiltävät vihkot ovat varmoja kahdesta asiasta:

• Lähes kaikki suuryritykset kokevat pakotettu tuottaa ne.
• Lähes kukaan ei koskaan lue niitä.

Aloittamalla asenne, jota kukaan ei halua lukea, mitä olin kirjoittamassa, luin esitteen, jonka ihmiset eivät vain lukitse.

He itse asiassa kutsuivat yritystä pyytämään lisää kopioita, jotta heille annettaisiin ystäviä, asiakkaita ja ammattitaitoisia kollegoja!

B. Vaahtotuotteet

Toisena tilaisuudessa minulle annettiin tilaus kehittää markkinointikampanja, joka herättää tuotteen elvyttämistä ja pysähtyy myyntiin. Soveltamalla kirjoitusasennetta, huomasin, että kolmea tuotteen tärkeimpiä etuja ei ollut kunnolla hyödynnetty.

Miksi? Valmistaja katsoi, että kaikesta tuotteestaan ​​oli tärkeää, joten vuosikausia he olivat järjestelmällisesti haudannut nämä kolme tärkeintä hyötyä lumivyöryllä, joka sisälsi muita vähemmän kiinnostuneita tietoja potentiaalisille ostajille. Uusi kampanja keskittyi voimakkaasti keskeisiin etuihin; lähes kaikki muut tiedot siirrettiin taustalle tai poistettiin. Tuloksena myynti kasvoi noin 40% ensimmäisen vuoden aikana.

Joissakin vivahteissa tämä itse-sama selittävä kirjoitusasenne voi olla - ja sitä pitäisi soveltaa - myös puhumaan.

Olennaista lähestymistapaa kirjalliseen kirjallisuuteen

Koska luova kirjoittaminen ja kirjoitus on olennaisesti erilaisia ​​tavoitteita ja asenteita, ne edellyttävät olennaisesti erilaisia ​​lähestymistapoja.

Luova kirjoittaminen

Toista kielellä iloa.

Toisin sanoen käytä kielen hallitsemista hauskanpitoon ja viihdyttämiseen.

Oppimateriaalin kirjoittaminen

Järjestä tietoja kiinnostuksen aikaansaamiseksi.

Kielen älykäs käyttö ei koskaan anna mitään tylsää tietoa mielenkiintoiseksi; kuitenkin voit järjestää tiedot, jotta se olisi mielenkiintoista. Unohda kirjallisesta pyrotekniikasta. Keskity sisältöön.

Jätämme nyt luovaa kirjoitusta, koska suurin osa siitä, mitä kirjoitamme ja sanomme, on selostus.

Mitä tarkoitamme "hyvillä kirjoituksilla"?

Olemme nyt valmiita palaamaan käsitykseen siitä, miten matematiikka pätee hyvään liiketoiminnan kirjoittamiseen ja laajentamiseen hyvään puheeseen.

Kun joku lukee selostustekstin tai kuuntelee puhetta, he todennäköisesti pitävät sitä hyvänä tai ei hyvänä. Luultavasti teet tämän itse. Mutta mitä tarkoitat, kun sanot, että teksti tai puhe on "hyvä"?

Kun jotkut kamppailevat, useimmat ihmiset päätyvät yleensä kahteen kriteeriin: clear ja lyhyt .

Matematiikka riippuu yksiselitteisistä määritelmistä; jos et ole selvillä ongelmasta, et todennäköisesti löydä ratkaisua. Joten tarkastelemme näitä kriteerejä yksityiskohtaisesti objektiivisten määritelmien - ja jopa lähes matemaattisten kaavojen - määrittelemiseksi, onko teksti tai esitys todellakin "hyvä".

a. Selkeys

Mistä tiedät, että liikeyritys on selkeä?

Jos tämä kuulostaa typerältä kysymykseltä, yritä vastata siihen. Luultavasti teet jotain tällaista:

Kysymys: Mikä tekee tästä tekstistä selkeän?
Vastaus: On helppo ymmärtää.
Kysymys: Mikä on helppo ymmärtää?
Vastaus: Se on yksinkertainen.
Kysymys: Mitä tarkoitat yksinkertaisella tavalla?
Vastaus: On selvää.

Sinä itse asiassa päädyt ympäri ympyrää. Teksti on selkeä, koska se on helppo ymmärtää … koska se on yksinkertainen … koska se on selvä.

"Tyhjennä", "helppo ymmärtää" ja "yksinkertainen" ovat synonyymejä. Vaikka synonyymeissä voi olla vivahteita, niillä ei ole sisältöä, joten sinun on vielä jäljellä omalla subjektiivisella arvostuksella. Mutta mitä luulet olevan selvää, ei voi olla selvää toiselle.

Siksi annamme "selvä" objektiivisen määritelmän, melkein kuin matemaattinen kaava. Selkeyden saavuttamiseksi - i. e. käytännössä kaikki ovat yhtä mieltä siitä, että on selvää - sinun on tehtävä kolme asiaa.

1. Korosta, mikä on erittäin tärkeää.
2. Korosta, mikä on toissijaista.
3. Poista mitä ei ole merkityksellistä.

Lyhyesti: CL = EDE

Kuten kaikki matemaattiset kaavat, tämä toimii vain, jos osaat soveltaa sitä, mikä edellyttää tuomion.

Tässä tapauksessa sinun on ensin päätettävä, mikä avaintekijä , i. e. mitkä ovat tärkeimmät ideat, joita haluat lukijasi poistamaan tekstistäsi? Tämä ei ole aina helppoa. On paljon yksinkertaisempaa sanoa, että kaikki on avainasemassa, joten laitat kaiken, mitä sinulla on.

Mutta on sanonta, joka varoittaa: Jos kaikki on tärkeää, niin mikään ei ole. Toisin sanoen, ellei ensin teet töitä määritellä, mitä todella haluat lukijasi tietävän, he eivät tee sitä puolestasi. He häviävät tekstistäsi ja joko luovuttavat tai tulevat ulos toisesta päästä, eivätkä tiedä, mitä he ovat lukeneet.

Entä kaavan toinen osa, korostakaa, mikä on toissijaista merkitystä?

Se kuulostaa tarpeeksi yksinkertaiselta.Et halua, että keskeiset tiedot ja ideat menettäisivät yksityiskohtia. Jos korostat selkeästi sitä, mikä on avainasemassa - otsikoissa, kursiivissa, alleviivattuna tai yksinkertaisesti, miten järjestät tiedot - niin mitä tahansa jäljelle jää, se poistetaan automaattisesti.

Nyt ainoa asia, jonka tehtävänä on, on poistaa mitä ei ole merkitystä. Mutta miten erotella toissijainen merkitys ja mitä ei ole merkityksellistä? Jälleen kerran tämä edellyttää tuomion, jota seuraa seuraava erittäin tärkeä testi.

Toissijainen merkitys

on mikä tahansa, joka tukee ja / tai kehittää yhtä tai useampaa keskeistä ajatusta. Jos arvioit, että tietojasi itse asiassa tukee tai kehittää yhtä tai useampaa keskeistä ajatusta, pidät sen. Jos ei, poistat sen. B. Yhtenäisyys

Mistä tiedät, että teksti on tiivis?

Jos tämä taas kuulostaa typerältä kysymykseltä, yritetään vastata siihen.

Kysymys: Mikä tekee tästä tekstistä ytimekkää?

Vastaus: Se on lyhyt.
Kysymys: Mitä tarkoitat lyhyenä?
Vastaus: Ei ole liian monta sanaa.
Kysymys: Mistä tiedät, ettei sillä ole liian monta sanaa?
Vastaus: Koska se on tiivis.
Joten jälleen kerran päädymme ympyrään. Teksti on tiivis, koska se on lyhyt … koska sillä ei ole liian monta sanaa … koska se on tiivis.

Jälleen kerran meillä on lähes matemaattinen kaava ongelman ratkaisemiseksi. Jotta tiivistys olisi mahdollista, yrityksesi kirjallisuuden tulisi täyttää kaksi kriteeriä. Sen on oltava:

Pitkä tarpeen

1. Lyhyt mahdollinen
2. Symbolilla:

CO = LS Jos olet täyttänyt "selkeyden" kriteerit oikein, tarvittaessa". Se tarkoittaa kattaa kaikki tärkeät tärkeät ideat, jotka olet tunnistanut, ja kaikki toissijaisen merkityksen ajatukset, joita tarvitaan näiden keskeisten ajatusten tukemiseen ja / tai kehittämiseen.

Huomaa, että sanojen lukumäärästä ei sanota mitään, koska se on merkityksetön. Jos 500 sanaa tarvitaan "niin kauan kuin on tarpeellista", 500 sanaa on käytettävä. Jos se kestää 1500 sanaa, niin tämäkin on hyvä asia.

Tärkeä asia on, että kaikki, mitä tekstissä pitäisi olla, on täysin siellä. Mitä tarkoittaa "niin lyhyt kuin mahdollista"?

Jälleen kerran tämä ei ole mitään tekemistä sanojen lukumäärän kanssa. On hyödytön sanoa alussa, "en saa kirjoittaa yli 300 sanaa aiheesta", koska 500 sanaa voi olla vähimmäismäärä.

"mahdollisimman lyhyt" tarkoittaa, että pysyt mahdollisimman lähellä kuin mahdollista. Mutta ei siksi, että ihmiset haluavat lyhyitä tekstejä; abstraktissa termeissä "pitkä" ja "lyhyt" ei ole merkitystä.

Tärkeää on, että kaikki sanat, jotka ovat pienemmät, vähentävät selkeyttä. Emme saa olla jäykkiä tästä. Jos "niin kauan kuin on tarpeellista" voidaan tehdä 500 sanaa ja käytät 520, tämä on luultavasti kysymys yksilöllisestä tyylistä. Se ei haittaa. Kuitenkin, jos käytät 650 sanaa, on melkein varmaa, että teksti ei ole täysin selvä - ja että lukija sekoittuu, kyllästyy tai menetetään.

Summittaisesti tiivis tarkoittaa sanomista, mitä sanoin sanojen vähimmäismäärän mukaan. Yhteensopivuus:

Auta selkeyttä varmistamalla tiedon parasta jäsentämistä.

• Pitää lukijan kiinnostusta tarjoamalla mahdollisimman suurta tietoa mahdollisimman vähän aikaa.
• Hyvän kirjallisen kirjoittamisen on myös usein kannustettava lukijaa.

C. Tiheys

Tiheys on vähemmän tuttu käsite kuin selkeys ja sitkeys, mutta yhtä tärkeä hyvän liiketoimintasuunnitelman kannalta. Matemaattisessa muodossa tiheys koostuu seuraavista:

Tarkat tiedot

1. Loogisesti yhdistetty
2. Toisin sanoen:

D = PL Tarkkojen tietojen merkitys

Oletetaan, että annat huoneen, jossa on kaksi muita ihmisiä ja sanovat: "Se on hyvin kuuma tänään." Yksi näistä ihmisistä tulee Helsingistä; mielessään, hän tulkitsee "kuuma" merkitsevän noin 23 ° C. Toinen on Khartumista; hänelle "kuuma" tarkoittaa 45 ° C.

Olet poissa melko huono alku, koska jokainen on täysin erilainen ajatus siitä, mitä haluat sanoa. Mutta luulet sanottavan: "On erittäin kuuma tänään, lämpötila on 28 ° C". Nyt ei ole sekaannusta. He molemmat tietävät aivan selvästi, että se on 28 ° C ulkopuolella ja että pidät tämän erittäin kuumana.

Käyttämällä mahdollisimman tarkkoja tietoja yritystoiminnan kirjoittamisesta antaa kirjailijalle kaksi merkittävää etua:

1) Mielenhallinta

Älkää hämäämme termillä "mielenhallinta", koska juuri tämä on hyvä kuvaus kirjailija haluaa saavuttaa. Hän tarvitsee lukijan mielen mennä vain, jos hän ohjaa sitä ja missään muualla.

Koska niitä voidaan tulkita tuntemattomilla tavoilla, epäselviä termejä (niin kutsuttuja "weasel-sanoja"), kuten "kuuma", "kylmä", "suuri", "pieni", "hyvä", "huono" jne. ., anna lukijan mielen paeta kirjoittajan kontrollista. Ajoittainen raukeaminen ei ole kriittinen; liian monta tekstiä tekstistä johtaa väistämättä lukijan sekaannukseen, ikävyyteen ja epäluuloisuuteen.

2) Lukijan luottamus

Tarkan tiedon käyttäminen luo luottamusta, joka on tärkeää yritystekstin kirjoittamista varten, koska se kertoo lukijalle, että kirjailija tosiasiassa tietää, mistä hän puhuu.

Lukijan luottamus on tärkeää kaikessa tekstissä, mutta se on ratkaisevan tärkeä argumentaationa. Jos yrität voittaa pisteen, viimeinen asia, jonka haluat, on lukija haastaa tiedot, mutta tämä on ensimmäinen reaktio epätäsmällinen kirjoittaminen herättää. Tarkka kirjoittaminen varmistaa, että keskustelu koskee tietoja, ts. e. mitä johtopäätöksiä pitäisi tehdä, eikä siitä, onko koko asia tarpeen palata lisätutkimuksia varten.

Loogisen yhdistämisen merkitys

Tarkat tiedot (tosiasiat) eivät sinänsä riitä liiketoiminnan kirjoittamiseen. Jotta olisi järkevää, tiedot on organisoitava tietojen tuottamiseksi, i. e. auttaa lukijaa ymmärtämään.

Tietojen muuntamiseen tietoja on kaksi tärkeää testia:

1. Relevanssi

Onko tietyn datan todella tarpeen? Kuten olemme nähneet, tarpeettomat tiedot vahingoittavat ymmärtämistä ja lopulta heikentävät luottamusta.Siksi kaikki tiedot, jotka eivät joko auttaisi ymmärtämään tai edistämään luottamusta, olisi poistettava.

2. Häiriöt

Tietojen välinen looginen yhteys on ilmaistava selkeästi estääkseen lukijaa tekemästä vääriä johtopäätöksiä. Esimerkiksi erityistilanne voidaan sekoittaa yleiseen tilanteeseen; hyvitys saavutuksesta voi tuntua kuuluvan vain yhteen henkilöön, kun se todella kuuluu ryhmään; yrityspolitiikka saattaa vaikuttaa sovellettavaksi vain hyvin erityisissä olosuhteissa eikä kaikissa olosuhteissa jne.

Jotta looginen linkki olisi selvä, sijoittakaa kaksi dataa mahdollisimman läheiseen toisiinsa yrityksesi kirjallisesti, mieluiten vierekkäin.

Kun tiedot ovat laajalti erotettuja, niiden looginen suhde peitetään ja lukija ei todennäköisesti pysty muodostamaan yhteyttä.

Mitä haluat? Mitä lukijat haluavat?

Pyydän usein ammattimaisilta kirjailijoilta, mitä he ajattelevat, kun he istuvat näppäimistöllä ja tekevät tekstin. Vastaus on yleensä jotain, "Miten haluan esitellä materiaalini?" "Mitä sävyä ja tyyliä minun pitäisi käyttää?" "Missä järjestyksessä minun pitäisi asettaa tärkeimmät ideani?" Ja niin edelleen.

Jos kuitenkin aloitat yrityksesi kirjoittamisen oikealla asenteella, että kukaan ei halua lukea kirjoittamasi, ensimmäinen tehtäväsi ei ole mikään näistä. Ennen kaikkea sinun täytyy

löytää syitä siihen, miksi ihmiset tarvitsevat viettää aikaa lukemaan kirjoittamasi . Yleensä et voi pakottaa ihmisiä lukemaan mitä he eivät halua, vaikka heille maksettaisiin.

Esität esimerkiksi raportin, jossa määritellään mahdollisuuksia lisätä myyntiä ja voittoa. Kuitenkin, jos se ei ole hyvin kirjoitettu, myös ihmiset, jotka täytyy lukea osana työtä, eivät todennäköisesti anna sille täyden huomiota. Toisaalta, jos he välittömästi näkevät omat kiinnostuksensa lukemalla, mitä olet kirjoittanut, niin he tekevät niin mielellään ja täysipainoisesti. Itse asiassa et luultavasti voinut estää heitä lukemasta sitä!

Tällä tavoin luodaan niin voimakas halu lukemaan, riippuen lukijan tyypistä ja tietotyypistä. Riippumatta sopivimmasta laitteesta, ratkaiseva asia on tunnistaa sen välttämättömän tarpeen käyttää sitä. Siihen asti kun tämä tarve on täytetty, mikään muu ei ole minkäänlaista merkitystä.