Opas konferenssi- ja kokouspaketin hinnoitteluun

Toisin kuin Yhdysvalloissa, eurooppalaisten hotellien tavanomainen käytäntö on tarjota yritysten konferenssi- ja kokouspaketteja tapahtumasuunnittelijoille, jotka järjestävät seminaareja, konferensseja ja muita kokoustiloja hotellissa. Ajatus tarjota pakattuja tapahtumapaikkapalveluja on yhdistää kokoushuoneen, ruokaa ja juomaa sekä audiovisuaalisia tarpeita kaikkiin osiin kokouspaketiksi tasainen päiväpalkkio osallistujan perusteella.

Tämä käytäntö ei ainoastaan ​​ole yleensä tehokkaampi tapahtuman suunnittelussa mukana oleville, vaan tekee tapahtumapaikkaan liittyvien kustannusten hallintaan ja ennustamiseen paljon yksinkertaisemman prosessin.

Yhdysvalloissa taas on paljon yleisempiä, että hotellit voivat koota konferenssikustannusten rivikohta rivikohtaan perustuen kunkin kokouksen tai tapahtuman yksityiskohtaisiin ja räätälöityihin tarpeisiin. Vaikka käytäntö sallii tapahtumasuunnittelijalle mahdollisuuden hallita tarkemmin tapahtuman kaikkia yksityiskohtia, se myös luo usein monimutkaisia ​​juhla-tilaustilauksia ja vaikeampaa hallita kustannuksia ja koko tapahtuman budjettia.

Vaikka alan suuret toimijat muuttavat edelleen liiketoimintaansa, eurooppalainen malli ja amerikkalainen malli ovat edelleen taipuvaisia ​​heijastamaan näitä eroja heidän lähestymisessään konferenssi- ja yritystapahtumiin. Syvemmälle sukellukselle kannattaa tutustua kahteen yritystilaisuuteen ja konferenssipakettien esimerkkiin: yksi entisestä Fira Palaceista Barcelonassa (eurooppalainen esimerkki) ja toinen Wynn Resortsissa Las Vegasiin (amerikkalainen esimerkki).

Euroopan konferenssi- ja kokouspaketit Esimerkki

Päivittäiset paketit ovat suosittuja Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja ne ovat työskennelleet myös Manner-Eurooppaan. "Yhdistyneen kuningaskunnan markkinat olivat ensimmäisiä, jotka pyysivät tällaista pakettia, ja pyrimme aina mukauttamaan ehdotuksiamme vastaamaan asiakkaidemme tarpeita", kertoo Fira Palacein entinen päällikkö Barcelonassa (nykyään Crowne Plaza Barcelona) hotelli, joka on suosittu kansainvälisissä kokouksissa järjestettävien yritystapahtumien ja kokousorganisaatioiden keskuudessa.

European Hotel Clientele

Takaisin, kun Crowne Plaza Barcelona oli edelleen Fira Palace, noin 20% hotellin asiakkaista oli Espanjasta. Loput vuosittaisesta asiakaskunnasta tuli Yhdistyneestä kuningaskunnasta (19%), USA: sta (17%), Ranskasta (7%), Italiasta (6%), Japanista (4%) ja Saksasta (4%). Lisäksi noin puolet liiketoimintatapahtumista isännöi siellä lääketeollisuudesta ja loput mukaan lukien teknologia-, elintarvike- ja juoma-, pankki- ja autoteollisuusasiakkaat.

Euroopan konferenssipaketin hinnankorotus

Tänä aikana Fira Palacen päivittäinen kokouspaketti sisälsi kokoustilan, kahvitaukon, lounaan, näytön jne. Käytön.Käytettävissä oleva kokouspaketti sisälsi kaiken, mitä suunnittelija tarvitsee sisällyttää kokoukseen.

Kun teollisuus kehittyi, konferenssi- ja kokouspaketteja koskevat pyynnöt ovat jatkuvasti muuttuneet ajan myötä. Aluksi yritysten tapahtumasuunnittelijat pyysivät litteiden konferenssien hinnoittelua kokous- ja ruoka- ja juoma-alueille. Ajan myötä nämä pyynnöt laajentuivat myös muihin kohteisiin, kuten näyttöihin, Internet-yhteyksiin, flip-kaavioihin ja äänentoistojärjestelmiin. Kysyntä oli kuitenkin edelleen pakattua, kiinteää hinnoittelua.

Niille, jotka tarvitsivat yöpymishuoneita, he myös pyysivät erityistä / neuvoteltua majoitustilaa konferenssin yleiseen tapahtumamäärään.

Vaikka nämä paketit kattaisivat suurimman osan tapahtumien tarpeista, suunnittelijat neuvottelisivat edelleen muista tapahtumarikenteista, kuten näyttelyalueesta, juhlaillasta, cocktailin vastaanotosta ja muista tapahtuman esityslistan kohteista.

Euroopan lähestymistavan edut ja haitat

On selvää, että ensisijaisesti eurooppalainen lähestymistapa konferenssien suunnitteluun ja hinnoitteluun voi olla hyödyllistä tapahtumasuunnittelijoille useista syistä, kuten käsitys kustannussäästöistä, kustannusten ennakoitavuudesta ja asiakkaan esittely ja hyväksynnät.

Se sanoi, että tällainen lähestymistapa tuo varmasti hotellille suuremman taakan ennustaa asiakkaidensa tarpeita samalla, kun se hoitaa sen omat lähtökohdat. "Meidän näkökulmastamme on paljon helpompaa tehdä à la carte -tapahtumia. Itse asiassa operaatio on paljon monimutkaisempi, mutta meille hyöty on asiakastyytyväisyys ", sanoo Fira Palacein entinen pääjohtaja.

American Conference and Meeting Packages Example

Vaikka Euroopan markkinat ovat suhteellisen kypsät konferenssien tai kokouspakettien hyväksyminen ja käyttö, useammat yhdysvaltalaiset hotellit voivat alkaa harkita muutosten tapahtuvaa pakkaamista sekä hintakonferensseja ja kokouksia. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun tapahtumasuunnittelijoita vaaditaan tekemään kokouspäätöksiä lyhyemmillä määräajoilla ja useammin.

Wynn Las Vegas teki toukokuussa 2009 aloitteestaan ​​kolmenlaisia ​​kokous- ja kokouspakettimääriä pienemmille kokousmarkkinoille. joissa on alle 80 osallistujaa. Nykyään he tarjoavat edelleen näitä paketteja. Ne sisältävät:

• Koko päivän konferenssin edustaja-paketti
• "AM" Puolen päivän konferenssin edustaja-paketti
• "PM" Puolenpäivän konferenssin lähetyspaketti

Kuten eurooppalaiset tapahtumasuunnittelijat ovat odottaneet, Wynnin pakatut vaihtoehdot ovat hinnoitellaan per delegate (eli osallistuja), mukaan lukien kokoushuone, ruoka ja juoma, välipaloja taukoja, ja LCD-projektori ja näyttö.

Wynnin ajatus kehittää konferenssipakettivaihtoehtoja nousi Euroopan markkinoiden lähestymistavasta. Itse asiassa André Link, entinen Wynnin kansallinen myyntipäällikkö, tuli aikaisemmin Euroopasta. "Suurimmassa osassa Eurooppaa tämä on ainoa tapa myydä kokouksia … Oli erittäin harvinaista, että valmistelimme à la carte -ehdotuksia, joissa lueteltiin F & B-kustannuksia, huoneiden vuokrat, AV-maksut jne., "Link selittää.

Vaihto amerikkalaisessa yritystapahtumassa ja konferenssialalla

Wynn Resortsin pienen kokouspakettiohjelman käynnistämisen myötä Wynn Resorts arvioi, että pakattujen konferenssihintojen suosio olisi suurempi yritysasiakkaidensa kanssa, koska useimmat kokouskokoukset ovat suurempia . He olivat oikeita. Siitä lähtien useat korkean profiilin amerikkalaiset hotelliketjut ovat alkaneet tarjota yrityskokous- ja konferenssipaketteja, jotka heijastavat paremmin eurooppalaista mallia yritystoiminnan suunnittelussa.

Varmista, että kokous- ja kokouspaketin hinnat eivät vastaa kaikkien tapahtumien tarpeita. Itse asiassa useimmat suunnittelijat tunnustavat, että he luopuvat tietyistä ohjelmien yksityiskohdista tai vaativat paikan muokata pakettia lisäelementteihin. Pakettitarpeisiin turvautumisessa on aina varovaisuutta, jos suunnittelijat ennakoivat, että heidän ohjelmansa voivat toimia pidempään kuin alun perin odotettiin, mikä voi aiheuttaa ylimääräisiä maksuja. Mutta kokous- ja tapahtumasuunnittelijoille, jotka tarkkailevat budjettiaan, nämä kokous- ja konferenssipaketit tarjoavat selkeän ennakoitavuuden konferenssin budjetille.