Huippuosaamisen toimihenkilöt tarvitsevat esimerkkejä

Toimistopäälliköt vastaavat siitä, että koko toimisto tai toimistotilat toimivat sujuvasti. Se voi myös tarkoittaa hallinnollisten avustajien hallinnointia ja valvontaa. Toimistojen johtajat eivät yleensä tarvitse erikoistumiskoulutusta, mutta he tarvitsevat runsaasti kokemusta sekä hallinnollisista että johtamisrooleista.

Jos etsit tällaista työtä, voit parantaa huomattavasti mahdollisuuksiasi tietämällä, mitkä taidot ja kokemuksesi korostavat sovelluksen ja haastatteluprosessin aikana.

Taitoluetteloiden käyttäminen

Tarkastele tätä haluttujen taitojen luetteloa. Saatat huomata, että sinulla on enemmän heistä kuin luulit. Käytä sopivien taitojesi nimeä avainsanoina, joiden avulla voit jatkaa hakuasi ja saatekirjeesi, joten vuokraava ohjaaja pystyy näkemään selvästi, että sinulla on etsimäsi. Varmista, että luettele työnkuvaa huolellisesti, jotta tiedät, mitkä taidot ovat tärkeimmät mahdolliselle työnantajallesi. Yrityksen tutkiminen auttaa myös.

Kun valmistaudut haastatteluun, valmistaudu ainakin yhteen tiettyyn esimerkkiin ajasta, josta osoititte jokaisen taidon, jonka odotat keskustelevan. Älä odota heitä ottavan sanasi näistä asioista.

Voit myös tarkistaa ammattitaitoluettelomme työn ja taitotyyppien mukaan.

Esimerkkejä Office Manager -taitoista

Kaikki toimistopäälliköt eivät tarvitse täsmälleen samaa taitoa. Paljon riippuu siitä, kuinka monta virka-apulaista sinun on valvottava, kuinka moni käyttää toimistoa, jota hallitset ja millaisia ​​ohjelmistoja ja muita järjestelmiä, joita työnantaja käyttää.

Mutta on olemassa joitain taitoja, joilla lähes kaikki tehokkaat toimistopäälliköt ovat ja eivät voi tehdä ilman.

Hallinnolliset taidot
Toimistopäällikkönä olet vastuussa useiden hallinnollisten tehtävien suorittamisesta. Näitä ovat työntekijöiden palkkaaminen ja ampuminen, suoritusten arviointi, uusien työntekijöiden koulutus ja muiden valvonta.

Virallisten pakotteiden hyväksyminen, yleisten liiketoimintojen harjoittaminen sekä paperityön ja henkilöstörekisterin ylläpito voivat kuulua myös lainkäyttöalueelle.

Sinun on myös suunniteltava, hoidettava postin käsittely, aikataulu ja osallistuttava kokouksiin. Sinua voidaan pyytää käyttämään konfliktinratkaisua, siirtämään työtä ja olemaan myös politiikka ja päätöksentekijä.

Analyyttiset taidot
Osa työstäsi on löytää tapoja tehdä työsi paremmin. Jos tunnistat tehottomuuden toimistosi toimivuudesta ja tarjoavat ratkaisuja, voit ehkä säästää työnantajasi paljon rahaa ja säästää kollegoistasi paljon pahenemista. Erinomainen toimipäällikkö kysyy aina itsestään kaikkia prosesseja, käytäntöjä ja menettelytapoja, "Onko tämä järkevää?Onko tämä paras, mitä voimme tehdä? "Tässä on lista analyyttisistä taidoista, joita voit sisällyttää ansioluetteloon.

Huomio yksityiskohtaisesti
Toimistopäällikkönä apina pysähtyy kanssasi. Sinä olet vastuussa oikeiden toimistotarvikkeiden tilaamisesta ajoissa, kirjanpidon pitämisestä tarkasti ja järjestäytyneesti sekä kaikkien toimiston tarpeiden ja ongelmien seurannasta. Jos teet sen oikein, toimisto näyttää toimivan itse. Jos saat pienen yksityiskohdan väärin, muut ihmiset eivät ehkä pysty tekemään töitä.

Viestintätaidot
Kuten toimistosihteerit, olet usein yksi ensimmäisistä ihmisistä, jotka näkevät, ja joskus voi olla ainoa, jota he näkevät, jos ammattilainen, jonka toimisto sattuu olemaan. Teidän on siis toimittava tehokas vastaanottovirkailija samanaikaisesti suorittamalla muut tehtävät.

Voit olla myös ensisijainen yhteyskohta kaikkien toimiston, ja mahdollisesti toimiston ja muiden organisaatioiden, välillä. Voit joutua käyttämään konfliktinratkaisua. Sinun tulee ehdottomasti siirtää työtä. Kaikki tämä lisää paljon kommunikaatiota, sekä kirjallista että sanallista, jotka kaikkien on oltava aina tarkkoja, tehokkaita, ystävällisiä ja ammattitaitoisia.

Tietotekniset taidot
On tärkeää, että toimihenkilöillä on monenlaisia ​​tietoteknisiä taitoja.

Erityispiirteet riippuvat työnantajallesi, mutta niihin liittyy tietojen syöttöä, laskentataulukoita ja yleisiä IT-tehtäviä.

Toimistojen hallinnointi voi olla valtava vastuu. Toimipäälliköt toimivat yleensä organisaation kärjessä, kädet kaikilla yrityksen osa-alueilla. Jos tämä keskeinen rooli valittaa teille, tarkista osaamisluettelomme nähdäksesi, voisiko se olla urasi sinulle.

Taloudelliset asiat
Vastuullasi voi olla kirjanpito, laskutus, budjetointi ja kirjanpito. Voit myös joutua käsittelemään palkkalistoja, pieniä rahaa ja QuickBooksia. Neljännesvuosittaiset ja puolivuotiskatsaukset voivat kuulua myös tehtäviisi. Ainakin, jos toimistosi hoitaa rahaa lainkaan, sinä olet viime kädessä vastuussa sen varmistamisesta, että se hoidetaan hyvin.

Johtajuustyöt
Kuten valvojana voi olla suuri joukko toimistosihteeriä, Jokaisen täytyy olla motivoituneita ja koordinoituja. Sinun täytyy tehdä tiimityötä. Teidän tehtävänne on standardin asettaminen kaikkien muiden työtä varten ja varmistaa, että nämä standardit täyttyvät. Johtajalla tarkoitetaan usein muiden ihmisten auttamista urallaan ja auttaa ihmisiä itse aloittamaan ja kommunikoimaan hyvin toistensa kanssa.

Sosiaaliset taidot
Ihmissuhdetaitoilla on suuri rooli toimistopäällikkönä. Sinulla on oltava positiivinen asenne, tervehdyttävä kävijöitä ja osallistua tiimityöhön.

Erilaiset vahvuudet
Toimistohallinnoilla on taipumus olla erilaiset taidot, jotka auttavat heitä tekemään työtä. Tämä tarkoittaa yksityiskohtien huomioimista, joustavuutta ja luotettavuutta.

Toimistopäälliköiden tulisi olla myös verkostoitumia, loogisia ajattelijoita, moniosaajia ja ongelmanratkaisuja. Ajan hallinnan ja organisaation tulee olla toissijainen luonteeltaan ihmisille, jotka palvelevat tätä tehtävää.