Hyvän Office-hallinta pienyrityksille

Epäjärjestys ja hämmennys ovat ärsyttäviä, mutta ne ovat myös pelkkää liiketoimintaa. Ajattele sitä kaavana, jos haluat: kaaos kasvaa ja voitot vähenevät. Vastaus? Hyvä toimistonhallinta. Näin voit käyttää hyvässä toimistohallinnossa pienten yritysten kaaoksen hallitsemista:

1. Luo toimistonhallinta rutiineja ja pidä niistä kiinni.

Rutiinitoiminnoissa tarvitaan rutiinimenettelyjä, jos haluat pysyä järjestäytyneinä ja pitää asioita sujuvasti.

Aseta rutiinit paperityön ja toimisto-järjestelmien käsittelyyn. Esimerkiksi, mikäli mahdollista, jokainen paperi, joka tulee toimistossasi, tulee käsitellä kerran, toimia ja arkistoida - ei sattumanvaraisesti pinoa työpöydälle. Vastaavasti digitaalisen viestinnän, kuten sähköpostiviestien, tulisi olla etusijalla ja toimia välittömästi, jos mahdollista tai merkitä tulevaa toimintaa varten.

Toimistojärjestelmät, kuten pöytäkoneet, kannettavat tietokoneet, tiedostopalvelimet, monitoimitulostimet ja mobiililaitteet, tarvitsevat sekä hallinto- että hätätilanteita. Kun järjestelmä kaatuu tai tietokoneeseen liittyvä laitteisto epäonnistuu, jokaisen toimistossa sinun on tiedettävä kuka soittaa ja mitä ei tehdä (kuten yrittää itse korjata ongelman). Opi kolme vaihetta kriittisten yritystietojen suojaamiseen.

2. Määritä selvästi määritellyt vastuut.

Hyvä toimistonhallinta riippuu ihmisistä, jotka tietävät, kuka on vastuussa siitä, mitä - ihmiset ovat vastuussa siitä, kuka tekee asioita.

Mitä esimerkiksi tapahtuisi, jos pienyrityksesi osto kuka tahansa, milloin tahansa? Pystytkö löytämään tulostimen paperin kun tarvitset sitä? Kaikkien laitteiden ja tarvikkeiden tilaamisesta vastaava henkilö ratkaisee ongelman ja pitää asiat sujuvasti. Pyydä työntekijöitä lähettämään tietylle henkilölle pyyntöjä tarvikkeista tai kirjoittamaan käsin kirjoitettu luettelo näkyvään paikkaan, jossa ihmiset voivat lisätä tarvitsemansa.

Se on sama (tietokone) järjestelmien hallinnassa. Sinulla on oltava yksi henkilö, joka vastaa tietokoneesi tietoturvasta ja joka seuraa asioita, kuten tilit, salasanat ja ohjelmistot. Käyttämällä pilvipohjaisia ​​järjestelmiä toimistosovelluksia varten kirjanpito-ohjelmisto ja tietojen tallennus ovat ihanteellinen ratkaisu pienyrityksille. Sinun on kuitenkin luotava luotettava henkilö, joka hoitaa hallinnollisia tehtäviä, kuten käyttäjien lisäämistä / poistamista, käyttöoikeuksien myöntämistä jne. > 3. Pidä kirjaa - ja pidä yritystiedot ajan tasalla.

Tietojen pitäminen kuulostaa helpoimmaksi osaksi hyvää toimistojohtamista - kunnes pidät tarpeelliseksi pitää nämä tietueet helposti ja päivittäin. Mutta ensimmäinen sääntö hyvän toimipäällikön auttamiseksi auttaa sinua tarttumaan tähän; päivittää tietueita toimistojärjestelmään.Kun saat esimerkiksi uuden asiakkaan tai asiakkaan, se vie vain hetken sisään hänen yhteystietokantaansa. Sitten se kestää hetken tai kaksi päivittääksesi tietueen sen jälkeen, kun olet puhunut puhelimellesi.

(Huomaa myös, että useimmilla lainkäyttöalueilla on tietosuojasäädöksiä, jotka säätelevät asiakastietojen käsittelyä.)

4. Käy läpi toimistosi ja istu.

Onko toimistosi esimerkki avaruuden hallinnoinnista tai avaruuden hallinnasta?

Kun käydään toimiston läpi, joutuisiko kiertää esteiden ympärille tai vaarantaa jotain?

Kun istut pöydällä, voisitteko todella työskennellä mukavasti siellä? Ovatko asiat loogisesti järjestetty niin, että asiat, joita käytät eniten työpöydällä, ovat lähimpänä kättä?

Nykyään toimistoihin on kertynyt runsaasti asioita, tulostimesta seisomaan arkistokaappeihin. Hyvän toimistohallinnan varmistamiseksi sinun on varmistettava, että toimistossa kaikki asiat järjestetään mahdollisimman tehokkaaksi ja turvalliseksi. Pien- tai kotitoimiston suunnittelun perusteet tarjoavat vinkkejä toimistotilojen virran, valaistuksen ja ilmanvaihdon tarpeisiin turvallisesti.

5. Ajoittaa tylsiä työtä.

On liian helppoa siirtää asioita, joita et pidä tekemästä, ja useimmat liikemiehet eivät nauti sellaisista tehtävistä kuin arkistointi, toimittaminen ja vastaanottaminen tai kirjanpito - jopa toimiston johtajat.

Valitettavasti toimisto, kuten keittiö, ei toimi kunnolla ilman työtä.

Jos olet pienyrittäjä, joka on kykenevä olemaan määrittelemättä mitä tahansa katsomaan tylsää tai epämiellyttävää työtä jollekin muulle, pakota itsesi siihen, että saat säännöllisesti aikataulun viikoittain. Esimerkiksi aamulla tai iltapäivällä voit käyttää kylmäpuheluita, palauttaa etupainotteisia sähköpostitutkimuksia, tehdä sosiaalisen median lähetyksiä, kirjautua kirjanpitoon tai päivittää tietueita.

6. Edustaja ja ulkoistaa.

Täydellisessä maailmassa kaikki tekisivät vain sen, mitä hänellä oli aikaa tehdä ja teki hyvin. Koska maailma ei ole täydellinen, sen sijaan monet ihmiset tekevät asioita, joilla heillä ei ole aikaa tai lahjakkuutta tehdä hyvin.

Delegating ja ulkoistaminen ei voi vain parantaa pienyritysten toimiston hallintaa, mutta voit myös keskittyä kykyihisi myös parantaaksenne pohjasi. Osa-aikainen tai virtuaalinen avustaja voi pystyä käsittelemään monia toimistosi tai hallinnollisia tehtäviäsi. Lisätietoja siirrosta on kohdassa Päätä lähetystoiminnassa.

7. Tee liiketoimintasuunnittelu etusijalle.

Useat pienyrittäjät viettävät päiviä toimintaansa ja reagoimiseen - ja sitten ihmettelevät, miksi he näyttävät pyörivät. Liiketoiminnan suunnittelu on tärkeä osa hyvää toimistonhallintaa, ja sen on oltava osa säännöllistä toimistosi rutiinia.

Onnistuneet pienyrittäjät viettävät viikoittain aikaa liiketoiminnan suunnittelusta ja monet käyttävät päivittäisiä liiketoiminnan suunnittelujaksoja tavoitteiden asettamisen ja kasvun välineenä.

Tämä liiketoimintasuunnitelma on loistava pohja liiketoiminnan suunnitteluprosessin aloittamiselle. se laatii pienyrityksille liiketoiminnan suunnittelun puitteet ja tarjoaa resursseja kaikesta kirjoitusnäkymän kirjoittamisesta liiketoiminnan tavoitteiden asettamiseen.

Jos sinulla on henkilöstöä, ota heidät mukaan liiketoimintasuunnitteluun joko muodollisesti tai epävirallisesti.

You'll Love the Difference

Älä anna kaaoksen häiritä liiketoimintaa. Kun aloitat näiden seitsemän hyvää toimistojohtamisen periaatetta, sinun tulee hämmästyttämästä eroa hyvään toimistohallintoon - ja kuinka paljon enemmän yrityksesi teet.

Katso myös:

Miksi cloud computing on ihanteellinen pienyrityksille

Arkistointijärjestelmän hallinta

Asiakirjojen hallintajärjestelmän luominen

10 vinkkejä tietokoneen tiedostojen järjestämiseen