Mitkä ovat pöytäkirjat ja kuka tallentaa ne?

Kokouspöytäkirjat ovat kirjallisia tai kirjattuja dokumentteja, joita käytetään ilmoittamaan osallistujille ja osallistujille siitä, mitä keskusteltiin ja mitä tapahtui kokouksen aikana. Kokouspöytäkirjat on yleensä otettu tai kirjattu kokouksen aikana, jotta osallistujat saavat kirjaa kokouksen kokouksesta.

Pöytäkirjaan kuuluu yleensä

• osallistujien nimet,
• käsitellyt asialistat,
• osallistujien tekemät päätökset,
• osallistujien sitoutuneista jatkotoimista,
• sitoumusten täyttämisen päivämääristä ja
• kaikista muista tapahtumista tai keskusteluista, jotka on dokumentoitava tulevaa tarkistamista tai historiaa varten.

Esimerkkejä kokouspöytäkirjoista keskittyvät kokouksen aikana tehtyihin päätöksiin ja osallistujien tekemiin sitoumuksiin. Sitoumuksiin liitetään erimieliset päivämäärät ja muut yksityiskohdat, jotka ovat tarpeen osallistujien yhteiselle yhteisymmärrykselle.

Kokouspöytäkirjat historiallisena asiakirjana

Historiaasiakirjana ne ovat hyödyllisiä myös dokumentoitujen päätösten tekemiseen johtaneiden keskeisten ajatusten tai keskustelujen dokumentoimisessa. Esimerkiksi vastaamalla kysymyksiin myöhemmin, kun joukkueen jäsen sanoo, "mitä ajattelimme, kun päätimme tämän tavoitteen."

Tehokkaat kokouspöytäkirjat esittelivät viidestä vaihtoehdosta, joita joukkue keskusteli ja tärkeimmistä syistä, miksi yksi valittiin muiden käytettävissä olevien polkujen yli.

Tehokas kokouspöytäkirja tyypilliselle liikekokoukselle ei tarvitse tallentaa jokaista keskustelua.

He eivät myöskään tarvitse ja ei pitäisi sanoa, kuka sanoi mitä. Ei myöskään, jos ne dokumentoivat mitä jokainen osallistuja sanoo yksityiskohtaisesti. Esitetyssä esimerkissä tehokas muistiinpanijan yhteenveto keskustelusta sen sijaan, että kirjoitettaisiin jokainen sana.

(Tunnista, että tämä sääntö on erilainen muiden tapausten tapaisissa tilanteissa, kuten oikeudenkäynnissä, tuomioistuinten kuulemisissa jne.

Nämä pöytäkirjat vaativat tarkan kirjauksen keskustelusta ja lausumista.) Mutta tyypillinen työpaikkakokous ei.

Milloin ja miten jakaa kokouspöytäkirja

Ihannetapauksessa kokouspöytäkirjat levitetään kokouksen osanottajille sähköisesti kokouksen päättyessä. Tällöin osallistujat ilmoittavat välittömästi sitoumuksistaan ​​ja määräajoistaan. Jos tämä ei ole mahdollista (esimerkiksi merkinnän vastaanottaja haluaa puhdistaa virheet), merkinnän vastaanottajan olisi levitettävä kokouspöytäkirja 24 tunnin kuluessa kokouksesta.

Pöytäkirjat muistuttavat kokouksen aikana tehdyistä sitoumusryhmän jäsenistä. Ne auttavat osallistujia siirtämään kokoussitoumuksensa kalentereihinsa ja tekemään listoja. Ne palvelevat muistutuksia kaikista kohteista, joiden on osallistuttava osallistujille ennen seuraavaa kokousta.

(Tämä voi poistaa yhden tärkeimmistä kokouskysymyksistä, yleensä välittää tietoja kokouksessa, jotta osallistujat viettävät kokouksen lukemista pikemminkin kuin vuorovaikutusta.) Eikö kokous kokenut vuorovaikutusta? Kaikilla muilla tavoin sinulla on työkaluja kuten sähköposti ja Yammer.

Haluat tarkistaa aiemman kokouksenne minuutit seuraavan kokouksen alussa, jotta ihmiset voivat tarkistaa heidät oikeellisuudesta ja seuraavista vaiheista.

Kokouspöytäkirjat toimivat tehokkaasti onnistuneissa kokouksissa, kun pöytäkirjat on kirjoitettu asianmukaisesti ja jaettu ajoissa. Tämä pätee erityisesti silloin, kun tiimi on muodostanut vahvat normit, jotka tukevat sen liiketoiminnan menestystä.

Miten järjestöt käsittelevät kokouspöytäkirjoja?

Kokouksen onnistumisen kannalta kriittinen merkintä tai tallentaja dokumentoi kokouksen osallistujille, historialle ja työntekijöille, jotka tarvitsevat tietää, mitä kokouksessa tapahtui. Ilman kokouskokouspöytäkirjaa kokouksen menestysnäkymät vähenevät.

Kokouksen pöytäkirjaan osallistuva työntekijä on yleensä tiimin jäsen ja ottaa muistiinpanot osallistuessaan kokoukseen. Kokouksissa, joissa on oikeudellisia tai hallituksen menettelyjä, seuraamuksia tai vaatimuksia, kuten kuulemistilaisuuksia, vaaditaan yritysjohdon kokouksia tai talletuksia, henkilö, joka ei osallistu, ottaa viralliset pöytäkirjat ja kirjaa usein menettelyn.

Pöytäkirjaa tallentavalla työntekijällä on tarkka korvan tarkka kuvaus. Työntekijän on myös tehtävä monitulkkaus tehokkaasti osallistumaan kokoukseen pöytäkirjan tallentamisen aikana.

Joissakin kokouksissa sama työntekijä ottaa pöytäkirjan jokaisessa kokouksessa. Toisissa taas pienten ottajien rooli siirtyy työntekijältä työntekijälle. Kuten tapaamisjohtajuus, merkinantajan rooli rakentaa johtajuutta, viestintää ja tehokkaita johtajien kykyjä.

Mitkä ovat kokouksen pöytäkirjan vaatimukset Huomautus Taker?

Tallentimen tai merkinnän vastaanottajan vaatimukset ovat:

• Talleta kokouksessa tehdyt päätökset, sitoumukset ja tärkeät keskustelupisteet.
• Merkitse toimintaryhmät, jotka kokouksen jäsenet sitoutuivat tekemään yhdessä eräpäivällä, jonka jäsenet sitoutuvat tekemään. Toimielementteihin liittyy nimi, mutta yleiskeskustelussa ei sanota, kuka sanoi epävirallisissa työpaikkakokouksissa.
• Tarkastele tärkeimpiä päätöksiä ja tehtäviä tai vapaaehtoisia sitoumuksia ja toimenpiteitä kokouksen päättyessä, jotta osallistujat voivat tarkistaa tapahtumia ja sitoumuksia ennen kokousta.
• Kokouksen johtaja voi pyytää muistiinpanoja ottamaan keskustelun kokouksen aikana säännöllisesti.
• Käynnissä olevissa kokoussarjoissa merkintä ottaa hetken tarkistaa kokouksen pöytäkirjat seuraavan kokouksen alussa. Osallistuvat työntekijät voivat lisätä tai korjata mitään, mitä he eivät ole samaa mieltä pöytäkirjassa.
• Kokouksen pöytäkirjan jakaminen 24 tunnin kuluessa kokouksesta on ollut vuosien ajan kokousasiantuntijoiden vakio-suositus.Nyt kuitenkin tallennin otti todennäköisesti pöytäkirjan elektronisesta laitteesta, kuten kannettavasta tietokoneesta tai iPadista. Joten, merkinnän vastaanottajan tulisi jakaa kokouksen muistiinpanot nopean kirjoitusvirheen, kieliopin ja selkeyden tarkastelun jälkeen - usein kokouksessa tai muutamassa minuutissa.

Tallennin on rooli, jonka kokouksessa on varmistettava, että kokouksen tulokset välitetään ja osallistujat toimivat. Ilman huomautuksia osallistujien on luotettava muiden osallistujien muistoon. Taattu, tämä ei ole hyvä suunnitelma.

Tunnustelijan dokumentaatio kokouksesta on tarpeen kokouksen onnistumiselle, samoin kuin asiakirjat ovat välttämättömiä työntekijöiden suorituskyvyn parantamiseksi.

Liittyvät kokouspöytäkirjaan

• Täytä ja tervehdi kokous jäänmurskaaja lounaalle
• Kehitä ryhmän normit
• Tiimin normit Näyte