Tapahtumienhallinta ja tapahtumasuunnittelu

" Millaista työtä teet? "on yleisesti kysytty, kun tapaa joku ensimmäistä kertaa. Jos vastauksesi on: "Olen tapahtumien hallinnassa", todennäköisesti saat seurantakysymyksiä siitä, mikä tämä tarkoittaa.

Sinulta saatetaan itse asiassa kysyä, onko kyseessä juhlatila tai kokousohjelma. Tapahtumasuunnittelussa työpaikkojen otsikot ovat yhtä monipuolisia ja monipuolisia kuin tarjolla olevat palvelut, ja usein on vaikea kuvata ja erottaa toisistaan ​​seuraavia.

Se voi olla haastavaa valmistellessaan tapahtumasuunnittelutyötä, etsimällä työtä tai työskentelemällä asiakkaan kanssa, jolla ei ole oikeaa käsitystä työtehtävistasi ja vastuusta.

Tapahtumien hallinta ja tapahtumasuunnittelu

Joten mitä tapahtumien hallinta ja miten se poikkeaa tapahtumasuunnittelusta?

Tapahtumien hallinta ja tapahtumasuunnittelu

Tapahtumien hallinta ja tapahtumasuunnittelu ovat hyvin läheisesti toisiinsa liittyviä. Keskeinen ero on näissä kahdessa sanassa: hallinta ja suunnittelu. Erittäin yksinkertaisella tavalla tapahtumien hallinta hallinnoi tapahtuman ja tapahtumasuunnittelijan suunnitella tapahtumaa. Kuten sanottiin, tapahtumien esimiehet voivat myös suunnitella tapahtumien ja tapahtumasuunnittelijoiden näkökulmia, jotka voivat hallita tapahtumasuunnitteluprosessin tiettyjä osia. Tapahtuman ylläpitäjät ja tapahtumasuunnittelijat toimivat rinnakkain, ja heidän vastuualueensa voivat olla päällekkäisiä.

Jotta asiat saataisiin vielä hämmentyneemmiksi, yksittäiset tapahtumasuunnittelijat tarjoavat usein tapahtumien hallintapalveluja ja tapahtumien johtajat voivat myös tarjota tapahtumasuunnittelupalveluja.

Jos kaikki tämä on naarmuuntunut pääsi, aloittakaamme tarkkaan tapahtumien hallinta.

Tapahtumien hallinta liittyy projektinhallintaan

Tapahtumien hallintaan kuuluu laaja-alaisten tapahtumien luominen ja kehittäminen, joihin voi kuulua konferensseja, konventioita, konsertteja, messuja, festivaaleja ja seremonioja.

Tapahtumien hallintaan kuuluu kohdeyleisön tunnistaminen, tapahtumakonseptin muotoilu, tapahtuman kokonaislogistiikan suunnittelu ja tapahtuman koko projektinhallinta - mukaan lukien kunkin toiminnon, talousarvion ja vastaavien henkilöiden ryhmien hallinta valvomaan tapahtuman toteutusta. Tapahtuman ylläpitäjät valvovat myös kaikkien ulkopuolisten toimittajien ja ammattilaisten palveluja, mukaan lukien tapahtumasuunnittelijat.

Tapahtumanhallinnan erityisvastuut voivat olla:

• Kohteiden valinta ja varaaminen
• Ulkopuolisten valmistajien koordinointi
• Kaiuttimien tai viihdetoimintojen harjoittaminen
• Kuljetus ja pysäköinti
• Tarvittavien lupien ja asianmukaisten vakuutusten hankkiminen < Vastuu terveys- ja turvallisuusstandardien noudattamisesta
• Emergency-valmiussuunnitelmien kehittäminen
• Kriisinhallinta ja tilannekatsaus tapahtumassa
• Suunnitelma turvallisuussuunnitelmasta
• Tapahtuman seuranta
• Tämä luettelo ei ole täydellinen .Riippuen tapahtuman laajuudesta ja muista palkatuista ammattilaisista, työtehtävät voivat vaihdella.

Tapahtumapalvelujen rooli

Tapahtumahallintayrityksiä palkataan usein laaja-alaisten yrityskokouksien suunnitteluun ja toteuttamiseen. Vaikka häät ja konsertit ovat tapahtumien hallintaan erikoistuneita tapahtumia, urheilutapahtumia, tapaamisia ja suuria osapuolia ovat myös tapahtumien hallinnan hyödyt.

Julkisyhteisöt, voittoa tavoittelemattomat järjestöt, yhdistykset ja yritykset käyttävät tapahtumahallintayhtiöitä koordinoimaan tärkeitä tapahtumia ja kokouksia. Tapahtumien hallintatoimintoa voi usein löytyä yrityksen markkinointi- tai PR-osastosta tai osana heidän erikoistapahtumiensa henkilöstöä.

Taitojen menestys

Kuten useimmissa tapahtumasuunnittelutoiminnoissa, tapahtumien hallinta edellyttää erinomaisia ​​organisaatiotaitoja menestyä. Kyky monitoimiseen ja manipuloimaan monia liikkuvia osia on välttämätöntä, ja yhdessä tämän huipputason organisaation kanssa tulee tarve tehokkaisiin ajankäytön taitoihin. Tavoitteiden priorisointi ja pysyminen tehtävässä on se, mikä johtaa onnistuneeseen tapahtumaan. Tapahtumien hallinta alkaa tapahtumaa koskevan vision luomisesta ja sen jälkeen sen toteutumisesta, mikä vaatii sekä luovuutta että joustavuutta.

Koska projektinhallinta on keskeinen tekijä ja siihen liittyy hallita paitsi toimintoja myös ihmisten joukkoja, myös ihmissuhdetaidot ovat tärkeitä. Vuorovaikutus yksilöiden kanssa kaikilla organisaation tasoilla on osa työtä ja sillä on yllätysviestintätaidot ja mukava ja miellyttävä on pitkä matka näiden suhteiden kehittämiseen.