Mitä projektipäälliköt tekevät koko päivän?

Usein kysytään, mitä projektipäällikkö tekee, koska rooli on niin laaja-alainen. Tässä on tehtäväni projektipäällikön roolista. Tämä on mitä projektipäälliköt tekevät koko päivän.

Projektinjohtajat …

Kehitä Big Idea

Projektin johtajan ensimmäinen tehtävä on kehittää suuri ajatus. Se ei ole aina ollut tällainen. Ei niin kauan sitten projektipäälliköiden odotettiin ottavan täydellisen idean, luultavasti täydellisen liiketoimintakokouksen, ja kääntäisivät sen projektisuunnitelmaksi, joka voitaisiin toteuttaa.

Tänään projektipäällikön rooli on muuttunut jonkin verran, ja olet todennäköisesti löytänyt itsesi osallistumiselta aikaisemmalta ja aikaisemmalta projektilta ennen kuin se on tullut projektiksi. '

Sinä työskentelet projektin sponsorin kanssa, jotta voisitte kuvitella hankkeen alustavan kuvan ja selvittää, onko se mahdollista.

Laita yhteen joukkue

Jos iso ajatussi pidetään toteuttamiskelpoisena, seuraava askel on koota tiimi, joka voi työskennellä tämän ajatuksen toteuttamiseksi. Tarvitset useita ihmisiä, jotka voivat täyttää eri tehtävät projektiryhmässä.

Ihannetapauksessa etsit aiheen asiantuntijoita kullakin toiminnallisella alueella, mutta sinun on myös otettava huomioon saatavuus. Projektinjohtajat eivät aina saa henkilökuntaa, jota he haluavat joukkueeseen, koska nämä asiantuntijat ovat kiireisiä muissa projekteissa. Jos et voi odottaa, että ne tulevat saataville, sinun on työskenneltävä ihmisten kanssa, jotka ovat käytettävissä.

Sinun ei tarvitse olla mukana koko joukkuetta mukana. Jotkut toiminnalliset asiantuntijat, kuten asianajajat tai lehdistöpäälliköt, tarvitsevat vain liittyä tiimiin asiaankuuluvissa kohdissa matkan varrella. Osa projektinhallinnan ja resurssienhallinnan taidoista on varmistamassa, että annat heidän tietää, että heidän tehtävänsä ovat tulossa ja sitten heidät nopeuttamaan hanketta heti, kun heidän asiantuntemuksensa tarvitaan.

Järjestäminen Mitä tapahtuu?

Hankkeen aloitusvaiheen ja varhaisten käynnistysvaiheiden aikana työskentelet tiimisi kanssa määritelläkseen, mitä on tehtävä. Siihen kuuluu selkeä määritelmä työstä ja sen varmistaminen, että jokainen ymmärtää tavoitteet.

Kaikki tämä kannattaa sanoa liiketoiminnallisista arvoista tai eduista: toisin sanoen selitä, miksi aloitat tämän uuden työn.

Lead Team

Nyt olet koonnut joukkueesi, ja te kaikki tiedät, mitä sinun on saavutettava yhdessä. Projektin johtaja on tehtävä varmistaa, että kaikki tiimi työskentelee yhdessä sen saavuttamiseksi.

Se on vaikeampaa kuin se kuulostaa! Joukkueen johtava menestyminen tarkoittaa neuvotteluja erimielisyyksien, konfliktien ja viestintää koskevien haasteiden välillä. Sinun on motivoitava joukkueesi tekemään hienoa työtä, vaikka ajat ovatkin kovia.Se sisältää myös valmennusta, koulutusta, mentorointia ja kehittämistä projektissa työskenteleville ihmisille, vaikka he eivät suoraan toimisi sinulle. Se on yleiskustannus, joka usein unohdetaan hankkeista, mutta muistaa, että ihmiset toimivat paremmin, jos he kokevat, että heitä kunnioitetaan ja rohkaistaan ​​tekemään parhaansa. Jos voit tehdä projektista paikka, jossa ihmiset kasvavat ja kehittävät uusia taitoja, niin ihmiset haluavat työskennellä kanssasi.

Ryhmän johtamiseen kuuluu myös tiimin yhteistyö ja hallinta. Tämä voi tapahtua verkko-projektinhallintatyökalujen avulla tai henkilökohtaisten tapaamistilaisuuksien avulla tai jotain. Yhteistyö ja "tiimin" tuntemus auttavat projektiresursseja selviytymään, kun hankkeessa on ristiriitoja tai vaikeita aikoja, esimerkiksi määräaika, joka on äkillisesti eteenpäin.

Rahan hallinta

Projektit maksavat rahaa, ja projektibudjettikokoelma on avainhenkilö projektin johtajalle. Sinun tehtäväsi ei kuitenkaan pääty sinne. Sinun on voitava hallita rahaa ja hallita hankkeen kustannuksia eteenpäin.

Voit tehdä tämän seuraavasti:

• Kehittää arvioita, jotka kattavat kaikki vaadittavat projektityöt ja resurssit.
• Käsittele aiheen asiantuntijoiden kanssa varmistaaksesi, että ne ovat kattavia ja täydellisiä.
• Arviointien käyttäminen projektibudjetin luomiseksi.
• Budjetin käyttäminen selittää projektin sponsori ja selvitä siitä, kuinka paljon projekti maksaa.

Sitten koko projektin ajan voit hallita kustannuksia tarkalla kustannusohjauksella. Tämä tarkoittaa sitä, että verrataan todellisia elämääsi arvioihin ja hankkeiden budjettiin, jonka olet koonnut. Toivottavasti he eivät ole liian kaukana toisistaan, mutta jos huomaat trendin liian paljon tai virheellisiä arvioita varten, niin sinun on aika varhain korjata se, onnea. Voit korjata vain sen, mitä huomaat, joten hyvä kustannusten hallinta on tärkeä.

Asiantunteva vinkki: Hyvään kustannusten hallintaan liittyy enemmän kuin vain seurantamenoa. Sinun on myös seurattava hankkeen työtä. Se on rahan ja suoritettujen tehtävien yhdistelmä, joka antaa sinulle käsityksen siitä, käytetäänkö projektia sen keinoin.

Päätösten tekeminen

Pääsemmekö yhden asian: kun projektipäällikkö on mukana valtavista päätöksistä, olet projektipäällikkö ja vastaa suurimmasta osasta hankkeen päätöksiä. Jopa isot. Silloinkin, kun et tee päätöstä, esität suosituksen siitä, mihin päätökseen uskot sponsorin ottavan, koska sinulla on kaikki yksityiskohdat ja että he ovat käyttäneet ikäryhmiä harkitsemaan sitä ja heillä ei ehkä ole kykyä tehdä että.

Sidosryhmien sitouttaminen

Ei niin kauan sitten, projektinhallinnan kirjallisuus puhui "sidosryhmien hallinnasta. "Tänään on tunnustettu, että et voi" hallita "sidosryhmää. Se on naiivia ja hieman loukkaavaa ehdottaa sitä, joten puhumme "sitoutumisesta" heihin.

Käytännössä työkalut eivät ole muuttuneet - se on vain retoriikka ja asenne, joka on erilainen.Tulet edelleen selvittämään, ketkä ovat sidosryhmiä hankkeessa ja ovatko he erityisen voimakkaita tai vaikuttavia suhteessa työhösi. Kehittää viestintäsuunnitelma ja panna se käytäntöön.

Sidosryhmien sitoutuminen tarkoittaa, että työskentelet ihmisten kanssa, joille hanke vaikuttaa, jotta he ymmärtäisivät tulevia muutoksia.

Lue seuraava: Tehtävät vaikeiden sidosryhmien kanssa (koska kaikilla ei ole helppoa työskennellä).

Hankkeen tavoitteiden saavuttaminen

Teet tämän tiimisi mukana, ja kaikki tähän mennessä tekemä työ on johtanut siihen.

Se, että pystyt toimimaan tehokkaasti, mitä olet luvannut, luottaa siihen, että olisimme hyvin selvillä siitä, mitä sen pitäisi olla. Sinun on dokumentoitava keskeisiä menestystekijöitä ja toimenpiteitä, joita käytetään sen arvioimiseksi, oletko saavuttanut sen, mitä olet määrittänyt tekemään.

Tämä on määriteltävä projektin liiketoimintapaikassa tai projektin aloitusasiakirjassa (tai molemmissa, eri tasoilla). Siksi sen pitäisi olla melko yksinkertainen nähdä, mitkä ovat nämä tavoitteet - ei ole helpompaa varmistaa, että toimitat niitä.

Hyvä suunnittelu, vahva johtajuus ja kyky nähdä suuri kuva sekä yksityiskohdat auttavat äärettömän paljon.

Hallinnoi luovutusta elää

Projektin tavoitteiden toteuttaminen ei ole roolin rooli projektipäällikkönä. Suoritusvaiheen tärkein asia on varmistaa, että annat selkeän ja täydellisen vaihtoehdon joukkueelle, joka aikoo johtaa hanketta eteenpäin.

Hyvä kanavanvaihto tarkoittaa, että voit ottaa askelta takaisin. Et enää ole "mennä" henkilölle projektista, ja voit siirtyä seuraavaan projektiin tietäen, että yritysjoukkue pystyy parhaansa mukaan toimittamaan ne sinulle.

Jaa Knowledge

"Oppitunteja" on se, miten kuvaillaan projektin kautta oppia, jota voitaisiin käyttää muihin aloitteisiin tulevaisuudessa. Projektipäällikön olisi pidettävä oppitunneista kokouksesta projektin lopussa. Tämä auttaa ryhmää kasvattamaan ja ylläpitämään organisaatiota. Toisin sanoen se estää yritystä tekemästä samoja virheitä uudelleen.

Näin projektipäällikkö tekee koko päivän. Todellinen To Do -luettelo saattaa näyttää hieman erilaiselta kuin tämä luettelo, mutta olennaisesti kaikki siellä olevat tehtävät edistävät näitä elementtejä projektinhallinnasta. Se on laaja ja haastava työ, mutta se on myös monipuolinen ja hieno uravalinta!