10 Menestyksekkään projektinjohtajan tapaa

Miksi jotkut projektipäälliköt näyttävät aina tuovan projektinsa ajoissa, budjetilla ja tyytyväisillä asiakkailla ja muilla … no … no?

Olet kuullut Stephen Coveyn kirjasta, erittäin tehokkaista ihmisistä 7 tavasta . Katsotaan nyt 10 tapaa, joilla erittäin onnistuneet projektipäälliköt jakavat.

Olen nähnyt näitä tapoja kertoa uudestaan ​​ja uudestaan ​​suorituskyvyn arvioinnissa ja projektin loppuarvioissa, joissa asiakas, ryhmä tai sponsori tarjoaa palautetta projektin johtajalle.

Sinun ei tarvitse olla kymmenen vuoden kokemus onnistuneesti menestyksekkäästi. Muuttelemalla tottumuksia ja harjaamalla taitojasi voit huomattavasti parantaa projektisi menestyksen mahdollisuuksia (ja anna itsellesi vähemmän stressaavaa työaikaa).

Ja missään erityisessä järjestyksessä (lukuun ottamatta numeroa 10) aloitetaan!

1. Käyttämällä oikeaa tiimiä

Tehokkaimmat ja menestyksekkäimmät projektipäälliköt tuntevat tiimin jäsenien valmiudet. Tämä tarkoittaa, että he voivat jakaa oikean työn oikeille ihmisille.

Väärän resurssin käyttäminen tehtävässä voi johtaa siihen, että se kestää kauemmin tai tehdään huonosti. Se todella auttaa tunnistamaan kanssasi työskentelevien henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, jotta voit parhaiten jakaa heidät projektityöhön.

Selvitä, miten resurssien hallinta voi säästää aikaa.

2. Projektikysymysten hallinta

Kaikki hankkeet kohtaavat aika ajoin. Onnistuneita projektipäälliköitä ei anna heidän huolestua.

He tietävät prosessien liikkeenjohdon hallinta ja myös miten parhaiten käsitellä ongelmia niiden syntyessä.

Voit myös tehdä sen. Kun tiedät, miten arvioit projektikysymystä, huomaat, että ongelmien hallinta on helppo tapa sisällyttää viikoittaiseen rutiiniasi. Laita jonkin verran aikaa poiketa lokitiedustasi viikoittain ja pian huomaat, että on helppoa jäädä ongelmien hallintaan.

3. Yhteistyö muutosten kanssa

Projektit on suunniteltu muuttamaan asioita, mutta tällainen muutos tapahtuu muille ihmisille! On vaikeampaa hallita muutoksia, jotka kohdistuvat suoraan projektiryhmään, häiritsevät yksityiskohtaista projektisuunnitelmaa ja luodaan uutta työtä ja koko dokumentaatiopäivityksiä.

Onnistuneilla projektipäälliköillä on muutoksenhallintaprosessi, jota he seuraavat. Määriteltyjen vaiheiden jälkeen on helpompaa muuttaa toimintoja tapana, koska se on jäsennelty ja toistuva.

Muutoksenhallintaprosessi näyttää tältä:

• Vastaanota tietoja muutoksesta
• Arvioi muutos
• Määritä kuinka paljon työtä muutoksen tekemiseksi
• Valmista suositus siitä, menossa eteenpäin.

Sitten saat sponsoriesi päätöksen siitä, pitäisikö muutos sisällyttää vai ei.

Huomaa: Voit hyväksyä joitain pieniä muutoksia itsellesi, kunhan ne ovat tehtävänne ja viranomaistason mukaisia.

Onnistuneet projektipäälliköt tietävät, että selviytyminen muutoksista on osa työtä, ja heillä on suunnitelma käsitellä niitä, kun ja kun he ovat syntyneet.

4. Projektikustannusten hallinta

On hyvin todennäköistä, että projekti joutuu maksamaan kustannuksia, vaikka sinulla ei olisi itseäsi täydellistä kurssin merkkijonoa. Jotta voit hallita talouselementtejä omassa kontrollissasi, on oltava tapana, koska jos et lähesty sitä säännöllisesti ja rutiininomaisesti, huomaat, että työ on niin valtava, että on mahdotonta tehdä hyvin.

Fantastic projektipäälliköt pysyvät kustannusten yläpuolella arkistointijärjestelmissä, jotka toimivat laskut, lainaukset ja arviot. Ota tavaksi käyttää budjetointiohjelmistoasi (vaikka se olisi vain laskentataulukko).

Projektin kustannuksia ei voi hallita, ennen kuin sinulla on suunnitelma siitä, mitä aiot käyttää. Lue tämä projektibudjettia, jotta voit aloittaa.

5. Teambuilding

Projektiryhmä todennäköisesti ei toimi sinulle, joten miksi teemuribuilding on osa onnistuneita projektinjohtajia?

Se johtuu siitä, että tarvitset niitä toimimaan tehokkaasti yhdessä ja tarvitset hankkeen mukana olevia henkilöitä nopeasti päästäkseen kohtaan, jossa he luottavat toisiinsa. Saat sen kautta rakentamalla tiimiä.

Varo tilanteita, joissa joukkueesi hajoaa. Erityisesti kiusaamista ei voida hyväksyä.

Selvitä, mitä projektipäälliköt voivat tehdä kiusaamisesta.

6. Prosessien ymmärtäminen

Hyvin onnistuneiden projektipäälliköiden kuudes tapa on, että he ymmärtävät prosessin, joka on heidän valvonta-alallaan.

Tämä tarkoittaa, että he tietävät, mitä työmenetelmiä on noudatettava. He eivät tuhlaa aikaa yrittäen selvittää, miten kirjoittaa yritystoiminnan tapaus, koska he tietävät, että on olemassa menettely ja että he voivat seurata toimia.

Sanottuaan, että menestyvimmät projektipäälliköt eivät ole orja käsiteltäviksi. He tietävät, milloin on oikea tapa seurata prosessia. He tietävät, kun on parempi säätää sitä hieman, jotta tehtävät olisivat helpommin kaikille. Esimerkki tästä olisi byrokratian poistaminen pienestä hankkeesta räätälöimällä prosessit vastaavasti.

7. Aikataulun päivittäminen

Hankesuunnitelmia ei pidä jättää sattumaksi, ja menestyneimmät projektipäälliköt tekevät tavaksi tarkistaa aikataulunsa säännöllisesti ja päivittää ne.

Projektin edistymistä voi seurata paljon, mutta tärkeintä on, että teet sen! Jos olet kamppaillut tekemään tämän tapan omasta, kirjoita lyhyt kokous päiväkirjaasi itsellesi ja aikataulusi kerran viikossa. Käytä yhtä aikaa joka viikko ja kestää 30 minuuttia tarkistaaksesi, missä olet ja missä sinun on oltava. Tee tarvittavat muutokset, kerro joukkue ja jatka projektin kanssa.

Huomaa: Jos aikatauluvuosi vaikuttaa projektin päättymispäivään tai tärkeimpien virstanpylväiden toimituspäivään, ota yhteyttä sponsoriisi.Sinun ei pitäisi muuttaa pohjapiirroksenne perustekijöitä käyttämättä muodollista hyväksyntämenettelyä.

8. Projektiriskin hallinta

Tietäen, mitä sisällytät riskirekisteriisi, on yksi asia, mutta sen säännöllinen tarkastelu ja riskien vastaaminen ovat jotain erilaista.

Ei riitä, että projektin alkua käytetään riskien tunnistamiseen, eivätkä he ajattele niitä uudelleen. Riskienhallinnan on oltava osa projektityylejäsi, sillä ilman sitä huomaat, että riskit muuttuvat ongelmiksi ja aiheuttavat sinulle ongelmia.

Tämä on toinen alue, jolla voi vakavissa prosesseissa ja säännöllisessä korttipaikassa tehdä riskinarvioinnin. Voit sisällyttää sen osana tiimikokouksia. Tee se tapana tarkistaa risistasi tiimin kanssa, sulkea kaikki, jotka eivät enää ole uhka ja suunnitella toimenpiteitä niille, jotka haluat vähentää.

9. Seuranta-aika

Projektinjohtajat tuntevat paljon projektin ajanhallinnasta, mutta se on yleensä aikataulujen ja suunnittelun aloilla. Puhumme tästä aika ajoista säännöllisemmällä, päivittäin. Puhumme aikakatkaisuista.

Projektiryhmät eivät useinkaan ole sellaisia, jotka haluavat käyttää aikatauluja, jos he eivät ole aiemmin tehneet. Monissa projektinhallintaohjelmistotyökaluissa on tuotteeseen ominaista aikaa seuranta. Tämä voi helpottaa siirtymistä ajan seurantaan tiiminä.

Riippumatta siitä, seuraatko tiimisi aikaa (mikä on suositeltavaa), on tärkeää, että tiedät missä omaa aikaa kuluu päivässä. Sinun pitäisi tehdä se tapana pitää kirjaa siitä, miten vietät aikaa. Tämä auttaa sinua ymmärtämään, käytätkö aikaa ensisijaisiin projektityötehtäviin. Saatat ajatella, että olet, mutta oletko todella? Aikakuvakkeet tai jonkin lomakkeen aika-tallennus auttavat, vaikka se olisi vain tuntikirjainen muistilappu.

10. Liiketoiminnan muutoksen toteuttaminen

Lopuksi tapana, jolla projektipäälliköt onnistuvat, ovat niiden kyky rinnastaa projektin tuotokset liiketoiminnan tuloksiin. Projektisi on suunniteltu saavuttamaan yritykselle jotain uskomatonta, ja olet tehnyt niin. Loistava.

Mutta jos käyttäjät eivät käytä tuotteitasi tai ohjelmisto on nopeasti vanhentunut tai asiakkaat eivät ole niin hämmästyneitä kuin sinä … silloin projektisi on ollut ajanhukkaa.

Parhaiten menestyneet projektiryhmät varmistavat, että he tietävät, mitä yritystuloksia he pyrkivät. He rakentavat ratkaisun, joka tuo liiketoiminnan muutokset kestävällä tavalla. Se, mitä ne toimittavat hankkeen päätyttyä, on täysin käytetty ja täysin hyväksytty asiakkaan toimesta. Se on menestys, koska se on rakennettu menestykseen alusta alkaen.

Liiketoiminnan tavoitteiden ymmärtäminen on keskeinen kriteeri kaikille projektipäälliköille, jotka haluavat vaikuttaa asiakkaisiin ja sidosryhmiin. Jos pystyt osoittamaan, että olet antanut jotain arvoa, on helppo osoittaa, mitä vaikutuksia sinulla on ja mitä arvoa tuodaan yritykselle.

Tee se tapana kysyä sidosryhmiisi, mitä liiketoiminta-arvoa he odottavat ja miten he haluavat käyttää mitä tahansa projektinne toimittaa heille.Kerro heille siitä, miten he määrittelevät menestyksen. Voit rakentaa tämän toistettavaksi prosessiksi jokaisen hankkeen alussa.

Kuinka monta tapaa menestyä sinulla on?

Luettuasi luettelon, kuinka monta näistä tavoista olet jo tehnyt? Täällä on luultavasti asioita, joita teet tänään ja muut, että tiedät, että sinun pitäisi panostaa enemmän säännöllisesti. Hyvä uutinen on, että uuden tavan luominen on suhteellisen helppoa, jos olet sitoutunut tekemään sen. Pian nämä asiat ovat toista luontoa, ja sinä olet hyvin matkalla olemaan yksi yrityksesi menestyneimmistä projektipäälliköistä.

Mitkä aiot aloittaa työn ja rakentaa viikoittaiseen rutiiniasi?

Lue lisää

Suosittelen lukemaan The Power of Habit Charles Duhig.